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财务收单到底能不能一次通过?!汇联易智能收单审单解决方案速get!

财务收单到底能不能一次通过?!汇联易智能收单审单解决方案速get!

公司动态2021年06月04日 3,422

特邀顾问-叶超

财务收单到底能不能一次通过?!这大概是员工和财务心里永远的怨念与愿望。能通过审核的单据都是相似的,被打回的单据各有各的问题:

01票据不合规

员工收到抬头、费用类型、税率等不合规票据,或是因发票逾期、超过个人费用标准等不符合报销规定的票据。

02票据与报销单不一致

员工贴错票、漏贴票或是多贴票等造成与申请报销的费用无法匹配。

03贴票不规范

员工贴票太多、太乱、正反颠倒、使用订书机、金额大写错误等不规范贴票行为。

票据未通过审核,财务与员工沟通问题所在,极大概率PUA或被PUA。若是票据与报销单不一致,员工比较容易理解,沟通相对简单;若是票据不合规或是贴票不规范,员工的第一反应一定是拒绝承认,为了报销成功想尽一切办法与财务往复沟通,力争票据可以报销。

这其中的扯皮相信每个财务都曾经历,每次都要深呼吸后才可以优雅解答,但只要不是员工愿意听到的解决办法,必然造成对财务工作的不满,直接加深财务与业务的对立性,员工因一直无法拿到报销款怨声满满,财务也因来回往复沟通造成审核效率低下,无法提升管理价值。

1、汇联易发票袋+卷票机解决方案

汇联易针对纸质发票收单难已有成熟的解决方案。员工无需贴票,将票据放入带二维码标识的发票袋,财务收到发票袋后,将发票袋内的发票放入卷票机,卷票机根据汇联易预制的审核规则自动审核,财务告别人工审核,极大提升收单的工作效率。

卷票机解决了财务自动审核的问题,但无法降低收单的错误率,究其原因,员工自身在投递阶段并不自知投递是否符合标准。若想降低收单错误率,就需要在员工投递环节完成收单的智能审核。汇联易智能收单审单解决方案应运而生。

2、汇联易智能收单审单解决方案

汇联易智能收单审单解决方案,将纸质发票核对工作提前到员工投递单据的节点,通过智能收单机器的OCR识别功能和汇联易的发票核对接口,在员工投递单据时,对单据上的发票进行扫描识别,并自动与汇联易系统中的发票信息进行比对,实时返回核对结果:

告知员工是否可以正常投递单据并进行收单处理,还是需要在补充发票之后再进行交单,保证提交至财务的单据没有错单、漏单、多单的情况,从源头降低收单错误率,提升财务的工作效率,杜绝扯皮现象。

华东政法大学

报销单投递机

华东政法大学自动投递 1

上海师范大学

自助投递箱

上师大自助投递 2

丰尚

智能收单机

丰尚智能收单 3

3、汇联易智能收单审单解决方案价值

01财务告别人工审单、降低收单错误率

利好企业类型:集团公司、设有财务共享中心等财务与员工沟通不顺畅企业

通过智能收单机加汇联易自动审核功能,已将错单、漏单、多单等情况剔除并将一些有待人工二次审核的信息字段标出,财务只需查看系统自动审核的结果,免去最少每单据一次的审核工作量。

02员工垫资周期缩短、审单不再排队

利好企业类型:学校、药企、央企等使用木箱收集报销单的企业

员工在投递环节即了解提单情况,免去由于员工交错发票导致的退单、重新交单、反复沟通甚至来回邮递的过程,缩短了报销周期。

智能收单机器提供24小时自助受理服务,交单便捷不再排队,极大提升员工体验。

由于大量单据已经电子化,财务可以在线审核单据的电子影像件,审核完成后即可进行付款,无需等待纸质单据和发票寄送,极大提升放款效率,降低员工垫资压力。

03归档免装订工作、单据自动成册

利好企业类型:提升档案管理效率的企业

智能收单机具有对单据和凭证自动装订的功能,配合汇联易E档案,单据自动成册后实行自动归档,后续根据索引关系实时查阅及调用。

4、员工操作及财务智能审核演示

具体功能如下:

具体信息 4

智能收单机器首页提供系统操作视频及提示信息,方便员工操作;点击“自助投递”开始操作流程;

智能收单 5

01扫码登录

员工将发票平贴完成后,可以按照提示信息,扫码报销单上的二维码,系统自动调用汇联易接口,获取单据对应的员工信息,同时验证单据信息;

扫码登录 6

02票据扫描

扫描单据二维码后,系统将自动给出汇联易系统中报销单相关的信息,用于员工进行核对确认;确认后,员工将贴在A4纸张上的发票平整放入到扫描仪中,点击“开始扫描”,系统将自动进行发票扫描工作;

票据扫描 7

03发票确认

发票扫描完成后,系统进入票据预览界面,员工可以确认扫描的发票是否正常,并进行确认:

发票确认 8

发票确认2 9

04确认投递

员工确认扫描的报销单和发票无误,点击“确认提交”按钮,提交票据进行发票审核;系统调用汇联易的发票核对接口,自动审核提交的票据与报销单是否一致。

确认审核无误后,系统将自动完成发票装订归类及投递工作,投递结束;

确认投递 10

若存在核票不通过的情况,系统提示不通过的原因(如发票号码对不上,少交发票等),员工可以根据具体情况进行手工确认投递,投递系统将调用接口,继续完成收单操作,同时在汇联易系统中会自动记录需要财务人工再次审核的信息;

如果员工确认信息准确需要重新补票,则可以点击“取件退出”,将扫描的发票取出;

票据审核失败 11

05财务审核

财务在汇联易查看系统自动审核结果,并可对票据进行人工审核及调整。

财务审核 12

财务查看系统审核结果

财务审核2 13

财务审核3 14

在系统查看票面信息

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