每个月底，财务的对话框里总会跳出很多条来自业务同事的消息：“这张票能报销吗？”“水单是什么东西？”“我忘了开票怎么办？”员工觉得报销麻烦，财务觉得审核头疼。问题出在哪？出在报销的起点。

过去，报销的起点是“贴票”——员工要根据公司政策要求，把一堆纸质凭证粘在一起，分清楚哪些是发票、哪些是水单、哪些是支付凭证，然后一张一张填进系统里。你要是问一个刚入职的新员工“报餐费需要什么票据”、“餐饮水单长什么样”，他大概率会愣住。

汇联易最近上线的新账本功能，要解决的就是这个问题：让员工不熟悉报销政策/财务知识的情况下，也能搞定报销。

老账本的设计初衷，是为了让员工在出差途中能随时记录费用。但在实际使用中，我们发现一个矛盾：功能强大，操作链路也复杂。

员工想报销一次招待费，得先了解报销政策，然后从一堆散落在各处的差旅票据中扒出招待所需的票据，新建一笔费用，填上费用类型、金额、日期、招待人数、城市、上传发票和水单到对应区域……

对于非财务专业的普通员工来说，熟悉公司的报销政策要求、分得清发票和水单、选对费用类型、填写一堆报销信息，都是不小的挑战。

并且由于系统没有存储附件的入口，各种附件散落在抽屉里、兜里、电脑包里，真的要去报销了，很难找。

员工需要先学会“怎么报销”，才能“报销”。 而新账本，就是在这个基础上的一次减法优化。

新账本把发票夹、消费账单、老账本三个入口合并成一个，不管是什么类型的票据，统统往这一个地方扔。像手机相册一样——拍完就存，不用分类。

结合汇联易的收票邮箱能力，发票也会自动归集到新账本并自动和水单匹配。终结了票据散落在各处，一到报销就找不着的烦恼。

员工出差吃饭，结账时手机拍一张照片——照片里既有发票，又有餐饮水单。以前得分开拍、分开传。

现在混在一起拍，系统自动识别：两张发票、三张附件，各自归位并自动带出费用类型生成费用，提醒你报销餐费还缺什么票据，第一次报销的人也不用问财务“我还缺什么”，系统一步一步告诉你怎么补。上传附件后，系统还能从水单里提取额外信息：餐饮水单上的用餐人数、住宿水单上的入住城市——自动填进费用行里。

员工要做的，就是确认系统填得对不对，没问题就勾选报销。从“填单”变成了“确认”，这是报销体验的根本变化。

一天打了好几次车，吃了好几顿饭——以前每笔消费单独填一行费用。现在把同类型的票勾上，点一下“合并”，系统合成一组，报一笔费用就行。