自然堂（伽蓝集团）是国内知名的美妆零售连锁集团，旗下拥有自然堂、美素、植物智慧等多个品牌，线下门店数千家，线上线下全渠道运营。2024年，自然堂启动电子会计档案项目，选择汇联易e档案作为合作伙伴，最终成功通过上海市档案局电子档案试点验收，实现了业财税档一体化。
这个案例对集团型企业很有参考价值——零售连锁行业单据量大、系统多、业务场景复杂，能在这样的场景下通过上海档案局的验收，说明系统在复杂集团场景下的落地能力是经过验证的。
客户背景与痛点
集团概况
自然堂所属的伽蓝集团是一家集研发、生产、销售于一体的美妆集团，拥有多个知名品牌，线下门店覆盖全国，线上渠道包括天猫、京东、抖音等多个平台。集团财务共享中心负责全集团的财务核算和档案管理工作。
核心痛点
上线电子档案之前，自然堂的档案管理面临几个核心痛点：
- 纸质档案管理成本高：集团每月产生大量的凭证、发票、报销单等财务档案，纸质打印、装订、存储、管理的成本很高，而且随着业务增长还在持续增加。
- 查找调档效率低：审计或查账时，需要人工到库房翻找纸质档案，费时费力。尤其是集团审计，涉及多个法人实体、多个期间的档案，调档工作量巨大。
- 系统多、数据分散：集团有11个外围系统（ERP、费控、OA、CRM、HR等），档案数据分散在各个系统中，没有统一管理，查找和利用都很困难。
- 合规风险高：纸质档案容易丢失、损坏，而且没有完整的操作日志，审计追溯困难。随着监管趋严，合规风险越来越高。
- 财务共享效率瓶颈：财务共享中心成立后，业务处理效率提升了，但档案管理还是传统模式，成为共享中心的效率瓶颈。
为什么选择汇联易e档案
自然堂在选型过程中考察了多家厂商，最终选择了汇联易e档案，关键决策因素有三个：
档案局验收案例丰富
自然堂的目标很明确——不仅要上电子档案系统，还要通过档案局的验收，实现单套制。汇联易有多家通过档案局验收的客户案例，而且有零售行业的验收经验，这让自然堂对项目成功更有信心。
异构系统集成能力强
自然堂有11个外围系统需要对接，包括ERP、费控、OA、CRM、HR等，系统多、复杂度高。汇联易支持SAP、用友、金蝶等主流ERP的深度集成，预置100+标准接口，而且有多个多系统集成的集团案例，集成能力让自然堂放心。
费控档案一体化
自然堂已经在用汇联易的费控报销系统，费控档案一体化是原生能力——报销单从提交到归档全流程电子化，不需要中间再做接口。这不仅节省了集成成本，也保证了数据的完整性和一致性。
核心效果数据
项目上线后，自然堂的档案管理效率和合规水平得到了显著提升。以下是项目实施前后的对比数据：
| 指标 |
实施前 |
实施后 |
变化 |
| 月结归档时间 |
5-7天 |
1-2天 |
缩短约70% |
| 审计调档时间 |
平均2-3天/次 |
即时在线调阅 |
效率提升90%以上 |
| 纸质打印量 |
月均数万张 |
减少约80% |
减少约80% |
| 档案存储空间 |
多个库房 |
减少约70% |
减少约70% |
| 四性检测通过率 |
人工抽检，无系统检测 |
99%以上 |
从无到有 |
注：以上数据为自然堂项目的实际效果数据，用于呈现对应项目实践，不作为所有客户的统一效果承诺。不同企业的实际效果因业务规模、系统环境、实施范围等因素而异。
核心功能场景详解
11个外围系统对接
自然堂的电子档案项目对接了11个外围系统，包括：
- ERP系统：财务核算系统，凭证、账簿等核心财务数据来源
- 费控系统：汇联易费控报销系统，报销单、发票、费用数据来源
- OA系统：办公自动化系统，审批流程、公文等数据来源
- CRM系统：客户关系管理系统，销售合同、客户资料等数据来源
- HR系统：人力资源系统，人事档案、薪酬数据等来源
- 其他业务系统：供应链、仓储、物流等系统的相关档案数据
通过汇联易e档案的集成平台，这11个系统的档案数据自动归集到统一的档案管理平台，实现了档案数据的集中管理和统一利用。用户只需要登录一个系统，就可以查找和调阅所有系统的档案。
免打印标识机制
免打印标识是自然堂项目的一个亮点。通过在业务系统中嵌入免打印标识，业务单据在生成时就自动标记为"电子归档、无需打印"，从源头上减少纸质打印。
免打印标识机制覆盖了全业务流程，包括报销单、付款单、凭证等各类财务单据。员工在系统中就能完成所有操作，不需要打印出来签字盖章，真正实现了全流程电子化。
这个机制的落地，让自然堂的纸质打印量减少了约80%，不仅节省了打印成本和存储成本，更重要的是提升了业务处理效率。
在线审计与证据链穿透
对集团企业来说，审计是一个高频场景。自然堂上线汇联易e档案后，审计效率得到了质的提升：
- 一键调档：审计师要什么档案，当场就能调出来，不需要等财务人员去库房找。
- 证据链穿透：从一笔业务单据出发，一键穿透到对应的凭证、发票、附件、归档记录，完整证据链一目了然。审计师不用再翻一堆纸质资料来找关联关系。
- 审计痕迹完整：谁在什么时候调阅了什么档案、做了什么操作，全程留痕，符合审计追溯要求。
- 多组织权限隔离：集团审计能看全量，子公司审计只能看自己的，权限体系和组织架构严格对齐。
审计现场工作时间大幅缩短，财务团队的审计配合工作量也大大减少。
业财税档一体化
自然堂通过汇联易e档案实现了业财税档一体化——业务数据从产生开始，到财务核算、税务处理、最终归档，全流程电子化，数据一次录入、全程流转、不再重复录入。
业财税档一体化的价值在于：
- 数据一致性：数据只录入一次，全程流转，避免了多次录入导致的不一致
- 效率提升：减少了中间环节的人工处理，业务处理效率大幅提升
- 合规保障：全流程留痕，数据可追溯，合规性更有保障
- 数据价值：数据集中管理后，可以更好地进行数据分析和利用
实施经验与优选实践
分阶段推进，先易后难
自然堂的电子档案项目不是一步到位的，而是分阶段推进的：领先阶段先做费控档案（因为汇联易费控系统已经在用，费控档案一体化最容易落地），做出效果后再扩展到其他系统和档案类型。
分阶段推进的好处是：风险可控、见效快、团队有信心。如果一开始就想把所有系统、所有档案类型都做了，项目复杂度太高，容易出问题。
业务部门深度参与
电子档案项目不只是IT项目，更是业务项目。自然堂在项目过程中，财务、法务、IT、业务部门都深度参与，确保系统设计符合业务实际需求。
尤其是财务共享中心，作为系统的主要使用者，从需求调研到测试上线全程参与，确保了系统上线后能用起来、用得好。
重视数据质量
电子档案的基础是数据，数据质量不好，再好的系统也没用。自然堂在项目启动前，先做了一轮数据治理——清理历史数据、规范数据格式、统一数据标准，确保进入档案系统的数据是高质量的。
数据治理虽然花了一些时间，但为后续的系统上线和档案局验收打下了坚实基础。
提前准备验收
自然堂从项目一开始就把档案局验收作为目标，而不是等系统上线了再准备验收。项目过程中，严格按照档案局验收的标准来做，包括四性检测、档案分类、元数据管理、安全存储等。
因为准备充分，自然堂的验收过程很顺利，一次就通过了上海市档案局的电子档案试点验收。
给其他集团企业的建议
基于自然堂的落地经验，给其他计划上电子档案的集团企业几点建议：
- 明确目标，一步到位还是分步走？如果目标是单套制和档案局验收，建议一步到位选专业档案厂商，不要先用个便宜的过渡方案，后面再换系统的成本更高。
- 选有集团验收案例的厂商。集团级项目的复杂度远高于中小企业，有集团验收案例的厂商，落地经验更丰富，成功率更高。
- 重视集成能力。集团企业系统多，集成是核心难点。选型时一定要把集成能力作为重要评估指标，建议现场做集成演示。
- 让业务部门主导。电子档案项目最终是给业务部门用的，业务部门主导的项目，上线后使用率和满意度都更高。
- 分阶段推进，不要一口吃个胖子。先从最容易见效的场景切入（比如费控档案），做出效果后再逐步扩展。
