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比亚迪 | 走出会计核算的“象牙塔”,创新者从单据中建立秩序

比亚迪 | 走出会计核算的“象牙塔”,创新者从单据中建立秩序

客户案例2021年01月27日 2,377

 

“汇联易为比亚迪近28万名员工提供费用报销、财务核算、支付结算以及商旅集采服务,在简化财务流程的同时,可以得到更实时、更详细、更有意义的财务数据。为我们节省了大量的时间,使我们财务团队可以做更多的分析以支持决策。”

——比亚迪财务团队

比亚迪 1

导语:

作为一家已在全球拥有230多个制造工厂,总员工近28万,业务布局涵盖电子、汽车、新能源和轨道交通等领域的全球化公司,要想把账算清楚可不是一件简单的事。然而,比亚迪的财务部门却非常淡定,因为他们有一个“秘密武器”!

作为新能源汽车引领者,比亚迪的业务始终向新而行。伴随着比亚迪智能化发展和业务量持续增长,集团需要更加灵活有效的财务管理能力予以支撑集团的业务扩展,这是推动比亚迪财务数字化的业务驱动力。

同时,企业精益管理和数字化转型需要财务部门提供更加精确、真实的财务数据来阐述业务模式,公司内部多个系统之间的数据亟需标准化和模型化,这是财务数字化转型的内部推动力。

财务数据必须支持且匹配业务,大到应对所有审计要求,小到内部管理,都必须能满足政府、银保监会、证监会等管控需求,而这些需求需要财务、IT及业务部门共同配合完成。

架构 2

比亚迪财务信息化团队,一直在思考如何推进财务数字化并落实到具体工作中,为此走访了大量已经实施财务共享中心的集团型企业、财务共享中心咨询公司以及相关厂商。进行了无数样本的调研和评估后,比亚迪决定了财务数字化转型的第一步,就是要保证显性财务信息的全集团标准的统一,将数据的可比性、可用性大幅度提高,帮助财务管理部门在人效、财务服务方面实现了提升。

2019年10月,比亚迪启动了汇联易费用管理系统建设,汇联易凭借在企业差旅及费控管理领域的经验,为比亚迪梳理和建立了完善的费控体系,打造一站式的商旅及费用管理解决方案,将费用管理做到精细化。通过智能化、移动化的报销服务,改善比亚迪费用报销流程,通过报销全生命周期的有效管理,与当前公司财务系统、TMC商旅平台相结合,提高费用报销及资金支付效率,从而降低了运营和管理成本。

1、信息系统架构重塑

比亚迪“多分子公司、跨区域经营”的特点显著,使得财务管控难度相对较大。

比亚迪财务信息化团队通过一个核心系统,整合了汇联易、资金平台、财经门户、SAP、供应链融资平台、物流系统、EDI平台、电子商务、CRM、WMS、MES、SCM等业务系统,通过统一的信息系统架构建设,保证了各核算主体财务数据口径一致、准确可用,信息的及时动态反馈也便于集团对下属公司进行直达式监管。

规划思路 3

2、业务流程标准重构

目前,比亚迪集团近28万名员工在国内的商旅预订和报销,都通过汇联易完成。比亚迪财务团队表示,“汇联易的灵活性与开放性让我们接入了更多的系统,包括EHR、OA、SAP、商旅平台和资金管理平台等。

员工报销时,只需要在系统中提交费用报销单,关联商旅订单或将发票拍照上传(可自动验真查重,形成结构化信息),提交单据后自动生成报销单,员工打印报销单并将附件资料放入发票袋交至财务,领导线上审批,财务使用发票扫描仪进行抽检审核,通过后,报账系统自动对接核算系统生成会计凭证,并将支付指令同步至资金系统,通过银企互联无缝对接银行完成支付。”

比亚迪汇联易费控平台 4

“时代在发展,财务工具也在进步,员工从原先1~2个月到现在3~7天就可以拿到报销款,报销周期大幅缩短,处理效率提升60%以上。相信随着汇联易在我司运行的更加稳定成熟后,总处理时效也将会缩减至更短。”

“汇联易虽然是费控系统,但对比亚迪内部流程的优化贡献巨大,在保证数据准确的情况下,提升了工作效率。我们现在员工与公司发生的费用经济往来,都在汇联易实现,甚至还包括我们内部福利,例如员工满足一定条件购车零首付且贷款有优惠政策,也做在了汇联易系统中。”

流程 5

使用汇联易之后,比亚迪财务处理效率增益显著。从整个财务组织来看,使用汇联易以前,比亚迪财务人员既要从事统计管理、税收筹划、资金管理等管理类财务工作,也要从事发票认证、财务核算、报表出具等基础性财务工作。

专业化分工才能使得财务组织结构得以优化,比亚迪在使用汇联易之后,将整体财务效率和人的潜能挖掘出来,让优秀人才将工作重心从低价值区往高价值区转移。将原先60+名费用会计调整至20名,即可处理28万名员工的报销,每年降低人力成本可达600万。

随着系统智能化发展,重复且低价值的工作任务在减少,倒逼着财务组织结构进行变革。对原先更多是做基础性工作的财务人员来说,必须要进行业务转型,将工作重心投入到洞察分析工作、制定战略决策上。

如何由过去传统的后视镜财务、仪表盘财务,向创造价值的导航仪财务去努力,这是财务转型的目的,也是卓越财务领导人在数字化转型中的核心价值。

3、项目评估应对与实施

数据安全

比亚迪对信息安全管理高度敏感,前期对于员工的信息放在云端,与汇联易之间做了大量的沟通工作,在选择云化部署和本地化部署中做了艰难抉择。

后来比亚迪财务团队了解到汇联易是报销费控赛道唯一通过SOC1及SOC2双认证的系统,目前也已获得国家级高新企业证书、国家信息安全三级等保、ISO 27001 & 27017等专业资质,具有完善的信息管理制度,已部署了多款具有国际标准的安全产品来实现数据的传输和存储安全,对汇联易的信息管理有了一定的认可。

同时汇联易专业的交付实施人员在与比亚迪团队进行紧密沟通后,提供了很多专业有效的建议,比亚迪团队了解到本地化部署确实是比较保守的做法,但云的灵活性、便捷性确实更符合大智移云时代的发展,所以最终还是选择基于云服务,与汇联易共同制定了兼顾安全性与可用性的方案,为未来产品功能的迭代与优化体验提供更多可能性。

流程规范

比亚迪组织架构复杂,业务创新十分灵活,会出现一个法人对多个事业部或一个事业部横跨多个法人,审批流复杂等情况。

所以汇联易项目组与比亚迪分析问题后,通过梳理企业业务流程,在员工的入职、离职、调岗等不同状态发生改变时,第一时间拦截流程,有效降低了财务风险;对经常性费用、专项费用的报销流程优化改造,减少手工录入烦恼,简化用户端操作复杂度,提升填单及审批效率,实现移动客户端的报销流程创建及审批。汇联易在没有改变比亚迪前端业务流程的情况下,提出了更加灵活的解决方案,并通过产品迭代升级解决落地,提升了财务审核效率,并减轻了核对发票的工作量。

费用真实

比亚迪员工众多,员工批量出差垫资,员工消费数据无法进入系统,不能智能检查员工出差的合规性,依托人工检查,员工的体验不佳。

汇联易以优化员工差旅及报销体验为目的,为比亚迪对接了机票、火车票、酒店、花呗支付、饿了么餐饮支付等平台,实现了员工差旅场景全覆盖,减少员工垫资及报销场景的产生。通过统一的差旅报销平台,完成比亚迪和各商旅平台对接。集成各商旅订票功能,统一对账入口,能在同一单据集成所有差旅管控,提升比亚迪员工报销体验。

现在员工所有机票、酒店、打车、等费用,在汇联易里都能看到费用发生时间、金额等数据,有效保障了费用的真实性。

预算标准

员工无法每时每刻精准的记忆每一项差旅政策及报销规定,报销驳回率高。差标管理需人工处理,报销金额需人工核算,无法有效执行预算管理标准。

汇联易与比亚迪研讨制定了详细的费用标准,根据不同的费用场景、业务场景,对住宿、出行、话费、团建、招待等场景设定不同的费用标准,同时公司可根据时间、城市、职级、淡旺季等维度,设置整单或单笔费用控制范围,实现多维费控。汇联易协助比亚迪搭建企业预算管控模型,实时超标预警,在事前、事中及事后,精准控制每项费用支出的合理性及合规性。

结构数据

比亚迪员工原先采用报销纸单审批+OA审批,流程时间长且单据管理麻烦,发票真伪无法辨别,合规性校验等依赖财务人工审核,工作量大,财务审核效率低。

于是在报销阶段的发票管理流程上,汇联易在业务端就将发票的真伪、查重、进行了识别处理,通过扫码、拍照、卡包拉取发票等多种模式,获取票据结构化信息,避免员工手工填写,减少错误率。同时还为比亚迪提供了发票袋管理方案,员工报销时无需贴票,将票据放入发票袋中,到了费用中心后采用抽检模式结合发票扫描仪,像验钞机一样的将发票扫描上传,即可知晓总金额是否正确。

比亚迪团队反馈:“汇联易可以保证到财务端的发票都是真票,且金额能对得上,而且发票袋可以大幅解放员工贴票时间,现在审计也能够接受我们这种归档方式。”

可视报表

比亚迪费用类型复杂,成本中心居多,汇联易可以实现不同的费用类型对应到精确的成本中心。费用发生后自动完成账务处理,利用系统完成费用图形化报表,庞杂数据多元化呈现,帮助管理层直观高效掌握费用发生情况,进行多维度费用数据交叉分析,为企业提供可视化全局视角。

便捷管理

员工原先报销入口只有PC端,且事项申请与费用报销独立在不同系统,缺乏数据互通,员工操作不便利。
汇联易满足PC端和APP端的多种方式操作,可进行随时随地移动化报销审核,打通企业内部审批流,一站式完成申请-消费-报销-审核-放款-入账等流程。

信用报销

报销时采用信用积分制度,如果信用等级较高,员工提交报销单后无需等待领导及财务的审批及审核,报销款直接打入了员工的账户中,这个功能相当受员工欢迎。员工在这种制度下都会养成良好且诚信的报销习惯,企业的报销流程也变得更顺畅与顺利。

变革 6

亮点1:消费对公支付、免报销流程

亮点2:发票袋管理、电子发票免贴票

亮点3:被动等待审核流程变为主动审核、审核内容主要为合理性审核,合规性系统自动检查

亮点4:信用积分、长期规范员工报销行为

亮点5:扫描发票、自动验真、极度节约审核时间

4、阶段化财务数字化转型建设

比亚迪自2019年10月启动汇联易项目,利用将近4周时间迪确定技术方案、业务方案以及对应实施的计划。通过业务、技术两面开工,现场入驻2~3人,技术远程3~4人,保证比亚迪系统上线的建设周期。利用将近2周时间进行联调测试并且先进行一部分人员内测,收集问题。

2020年1月1日,比亚迪费控系统一期正式上线,并于同年3月启动二期项目。双方在费控、档案等产品上继续展开合作,并在集团内持续拓展服务范围。

“向内优化企业架构,向外借助专业力量”。实现新趋势下的转型对于比亚迪这样的大企业来说,不光需要内部的重组和变革,还要借助外部丰富的资源和工具,向外寻找新的增长突破口,在探索中成长,在适配中修正。

财务费用管理系统发挥了作用,并不意味着比亚迪财务数字化建设结束,而是逐步推进其他财务系统建设的新起点。

比亚迪将全力开展智慧财务流程建设、智慧财务系统建设及全过程变革管理。旨在解决新业务带来的挑战、跨部门协作的问题和提高财务部门的影响力,最终实现实时财务,成为数据决策的导航仪。

比亚迪汽车 7

关于比亚迪

比亚迪是一家致力于“用技术创新,满足人们对美好生活的向往”的高新技术企业。比亚迪成立于1995年2月,经过20多年的高速发展,已在全球设立30多个工业园,实现全球六大洲的战略布局。比亚迪业务布局涵盖电子、汽车、新能源和轨道交通等领域,并在这些领域发挥着举足轻重的作用,从能源的获取、存储,再到应用,全方位构建零排放的新能源整体解决方案。深港两地上市公司,截止当前时间总市值超5000亿元。

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