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外企客户费用管理选型特征及经验分享

外企客户费用管理选型特征及经验分享

客户案例2021年04月16日 2,135

世界500强

外企在预算、审批、规则等设置上有一定的个性化需求,对费用管理的合规性要求很高。

既有信息化系统建设比较完善的同时,对服务的要求也非常严苛。

系统又需要与财务、采购及供应链等系统进行数据打通。

汇联易总结外企费用管理选型特征,主要有以下四点:

一、外企费用管理选型特征

1、供应商服务团队-精神面貌昂扬

很多外企客户选择我们后都会告诉我们,初访时,早已决定合作。

我们采访过许多外企财务团队,他们普遍认为,乐观、积极、认真、靠谱,良好的精神面貌在工作中迎来更多创造力,服务团队与企业间也会生成更多凝聚力与默契,携手努力完成一个个项目,甚至结果是超预期的。

而在异乡听到一口地道的母语,无论是谁都倍感亲切。当信任建立,合作也达成共识。

外企员工在国外出差遇到问题时,直接在App上发起问题反馈,汇联易客服都24小时不遗余力解答,才能够让客户放心把他们的企业交给我们。

2、外企费用标准-标准细、类型多、地域广

外企注重精细化管理,费用标准根据不同区域、业务单元、部门、职级都有不同标准。比如酿造更美好世界的比利时名企,世界500强企业百威,员工国外出差涉及南北美、欧洲、日韩、东南亚等,差标不是宽泛的按照国家分,而是按照城市划分。不同出差地区的币种不同,报销及差补涉及多币种的管理。

结算时哪些发票可以报销,不同地区的菜单可不可以报,不同地区的单据如何识别,手写收据怎么报,没有收据怎么报,结算用本位币还是当地币,都有一套严格的执行标准。

3、外企组织架构-审批流更严谨

外企的组织架构比较有地方特色,根据不同的业务、金额会有不同的BP及领导审批,审批流严谨且较长,部分业务流程审批人达10人以上。且业务必须提前申请,周期时间长,若流程没走完还需走特批流程。

所有操作遵循“完整记录和展示”。针对审批流程中不同标准触发的重复审批节点,从合规性要求上,都必须一一展示。从操作便捷性方面,需要进行重复审批人的跳过。

针对代理审批,外企的要求相对更高,代理审批权限的下放需要满足公司签字审批政策的要求,且由被代理人负责判断代理人是否有权限进行代理审批。

4、外企数据-安全度与SAP、Oracle、Netsuite的互联互通

外企注重员工及企业数据的隐私,对基础数据的安全性有更高标准。如是否满足企业的用户安全管理策略、网络安全策略,是否满足欧盟GDPR等国际数据保护条例。系统与SAP、Oracle、Netsuite是否可以对接,集成的深度以及爽滑度都是实际考量的标准。

从组织架构、人员信息和财务主数据对接,到财务后端流程的凭证同步和报表对接,对对接的自动化程度和接口稳定程度要求严格。

二、汇联易产品及服务优势

值得信任 才被选择

汇联易现已深耕日本、东南亚、新加坡、美国等市场,服务327家外企,行业涉及医药和生物行业、金融保险行业、互联网服务及软件行业、专业服务行业、工业制造、装备制造、批发与零售业、食品化妆品行业等诸多行业大类。

1、筑起财务、领导、员工间费用管理桥梁

场景从用户需求出发,直击费用管理痛点,打磨产品精细化颗粒度,从费用的申请、预订、报销、审批、审核、入账、归档进行全流程全周期全品类费用管理。全流程倡导透明合规,高效运转,为财务、领导、员工在费用管理带来更良好的体验。

2、基于外企最佳实践的SaaS产品实施方法论

企业选择费用管理系统的初衷,不是多一个工具去解决某个流程中的某些问题,而是对企业费用管理全流程的梳理及优化。方案实施包含项目启动、调研、方案确认、系统搭建、测试、迁移、培训、上线这几个环节,但基于不同方法论出具的费用管理方案差异极大,此时借鉴其他同类型、同规模、同行业先行者的成功案例及经验尤为关键。

外企有哪些共有业务场景,面对场景有哪些可选方案,不同方案对管控、用户体验、后期运维工作量的差异比较,其他外企先行者选择哪个方案。汇联易设立外企方案中心,现已积累327家外企费用管理方案,在实施过程中也积累了汇联易外企工具包,包括文档模板、交付规范等,与客户共创最匹配企业需求且伴随企业成长的服务方案。

3、伴随企业成长的持续知心服务

费用管理系统不仅面向一个部门或一类人群,而是全员使用,每天都有员工在费用管理的使用中遇到问题,或是为企业带来更多价值的需求。每月迭代后提供更新清单并推荐适用外企的功能进行介绍与培训。随着企业的不断发展壮大,更多需求及场景相继出现,汇联易将与客户持续探讨方案优化,为客户提供更多价值。

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