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当连锁经营企业说要做费用管理时,实际是要做什么?

当连锁经营企业说要做费用管理时,实际是要做什么?

客户案例2021年04月23日 465

特别鸣谢

特邀顾问-祥明

连锁经营日化界大佬,中国拥有超过4100家店铺,员工数近40000人,几百种费用类型,费用审核组成员不到10人。

分公司及门店分布全国各地,人员结构也较为复杂,包含一线员工、实习生及外包人员等,在费用管理上也曾同样面临员工报销难、财务审单难、对公付款多、发票量大等难题。

但实际上,连锁经营行业费用大类及业务场景有迹可循,理清费用大类并运用最佳实践方法论实施管理,均可达成万分之2.5的费用审核人力比率。

汇联易 1

汇联易通过调研屈臣氏、特步、九毛九、红星美凯龙、锐力体育等连锁经营自有客户费用占比构成发现,期间费用以销售费用和管理费用为主,财务费用相对较低。而销售费用中人员工资、房租及物业费用、广告及促销费用排名占比较高,管理费用中职工薪酬、折旧与摊销、房租及物业费用、工程款等占比最大。

费用 2

从费用是固定还是变动的角度来看,固定费用涉及租金及物业服务费用、人员基本工资及社保福利费用、网络、税费、折旧与摊销费用等,变动费用涉及广告及促销费用、销售提成费用、差旅、招待费用、水电能耗、工程、装修费用等。固定费用的管理流程优化及自动化处理,以及变动费用的事前预算标准管控,成为企业精细化费用管理两大目标。

固定费用 3

汇联易通过对连锁经营客户在项目实施阶段的深入调研分析发现,财务在费用管理时围绕三大场景产生痛点:

1、门店/店员的往复沟通

2、巡查/督导的成本管理

3、管理/财务大量票据、付款的手工处理

汇联易在服务连锁经营客户时,探寻出满足业务需求及可快速复制的解决方案。

门店/店员

问题:纯人工管理,沟通成本大

门店分布全国各地,员工较其他行业流动性大,且门店经营涉及几百种费用类型,即使每月组织新员工关于费用报销的培训,员工也常出现填写错误的情况。发票量及单据量较大,每月因收单也会有不少缺发票、遗失票据的情况。

打款后由于报销人不是实际提报人员,也会出现报销款项收没收到,发多发少的问题。离职员工申请的备用金在还没完成交接就离职,追款困难。财务与门店人员往复沟通低效,财务人员在费用报销、审核、付款流程中备受压力。

方案:以系统指令代替人口相传,费用节点及流程透明可见

几百种费用类型对应不同审批领导,财务不在身边没法及时询问,员工不可避免带来报销错误率难以下降及对财务的迷茫及抵触情绪。与其快递至财务处再被打回,不如按照企业各费用的审批流、费用标准及报销政策,交由系统告知员工。

发票是否为真票,哪些费用可报销,标准是多少,需经由哪些领导审批、费用现在在哪个领导处,驳回的理由是什么,费用节点及流程透明可见,减少大量的人力沟通及打回成本,财务在各门店的口碑得以迅速提升。

巡查/督导

问题:缺乏数据分析,成本难控

费用主要以差旅为主,目的主要用于培训及监督门店经营,差旅发生频次较高,更关注差旅体验。领导及管理人员更关注巡查督导人员管辖范围内费用及业绩排名,财务人员需对数据进行实时、多维度的支持。

方案:费用全流程管理,数据报表可视化

如何评估各大区的督导培训能力与效果?明确每个督导的培训周期、城市对应的所有差旅成本及各区业务的收益提升。而成本管理仅依赖事后报销,无法对督导进行业绩考核及成本管控。

在费用的发生前,提交费用申请,并根据企业的预算编制加以管控,在事后根据汇联易系统实时查看各组各督导的差旅时间、地点、成本情况,为业务部门的考核、企业战略调整提供有效数据支撑。

管理/财务

问题:大量手工作业,价值难体现

组织架构相对复杂,涉及总部、分支机构、门店多级管理及各账套不同的科目映射关系管理,其中财务核算、手工做账工作量大,且易出错。

同一员工面对不同费用发生原因,涉及不同的审批规则与流程、成本中心的归集,常发生审批流没走完,但必须付款已保证业务的顺利发展,员工因报销反复打回而追责财务等情况。

门店的各种成本支出与利润分析,需要大量的明细数据并延展成可视化报表,但也因基础数据的错误导致企业战略缺乏数据支撑等情况。

固定费用诸如折旧与摊销费用如何自动化管理,变动费用诸如广告费、销售提成如何精细化管理,由于缺乏同行交流分享及研究,缺乏最佳实践方法论。

方案:明确财务真正价值,将重复类工作交由系统完成

票据查验、审核单据、手工记账、付款,这些在汇联易中都是很成熟的技术,可以直接交由系统完成。核算会计一定不是财务一生的职业上限,将基础工作交由系统,转型至数据分析、预算管理等管理岗,实现财务的真正价值。

汇联易连锁经营费用管理全案

全流程、全场景、全品类

汇联易连锁经营费用管理全案 4

汇联易针对对公及对私费用,均建立全流程全品类的费用管理方案,整个过程都根据企业预算编制管控,并根据实施连锁经营行业200余家的项目经验,为客户提供最佳实践,在项目调研阶段之前介绍行业标杆实践作法及相关费用类型、单据类型、成本中心架构等建议及清单。

对私报销

包含门店备用金申请、培训申请、督导差旅申请、招待费用申请等费用打款给个人的费用。在费用发生前提交相关费用申请单,通过各单据类型走不同的审批流,通过审批后凭票报销,财务直接查看系统的查验及校验结果,并予以付款或驳回。

对公报账

包含门店租赁合同、工程合同、装修合同、代销合同、广告促销合同等涉及供应商的费用。由经办人发起请款,财务根据合同进行支付管理。

涉及供应商的付款相比对私更多元,无票预付、有票如何付,是一次付清还是分清,尾款不付的处理方式,如何根据付款政策在付款最佳时间付款等,均可在汇联易里通过配置提升自动化与效率。接着进行流程审批和财务智能审核,财务可通过银企直联付款,付款完成后汇联易自动生成凭证,并将数据传输至财务系统,全流程财务在减轻75%的工作量。

汇联易连锁经营行业最佳实践方案

店长代报销,成本更节约

代表企业:某连锁经营运动品牌

门店数>1000

针对对私报销采用店长代店员报销的方案,店员有报销需求,但每年可能就一两次不是很高频。店长代报销时走的是需报销人的审批流,最后付款也是直接打入该员工的账上,免去大量不必要的沟通成本。

根据不同的费用类型,团建费、会议费用、业务招待费用、其他日常费用等,梳理拆分报销单据,建立更合规审批流程,员工因更清晰的报销单据而降低费用类型填写的错误,也不必因搞不清不同费用对应的不同审批领导而发愁,系统自动将待审批单据推送至审批人手机。

对公报账,企业现金流有保障

代表企业:某连锁经营家具品牌

门店数>3000

由于供应商较多产生的合同量较大,客户提出将普通合同及框架类合同均整合在系统中管理的需求。如办公室租赁合同、店铺租赁合同、分销(加盟)合同、外训合同、物资采购合同、劳务派遣合同、猎头合同等,财务或者员工在系统维护供应商,并按照合同政策写入付款节点,到期系统自动付款提醒,财务人员即在最佳付款时间付款。

该企业涉及包括店铺租金、电费水费、外包人员工资、社保公积金,备用金、仓储费、电话费等几百种费用类型,均在汇联易内进行统一管理。原先是店长手工去记录操作管理这些费用,每月确实比较辛苦也很操心,现在在汇联易手机端完成,整体的费用管理体验和效率都有显著提升。

信用报销,员工到账快

代表企业:某连锁经营服饰品牌

门店数>200

这是一家管理规范、同时比较注重员工报销体验的门店零售外企,通过汇联易在对私报销启用信用报销,员工提交报销后报销款直接到账,不影响正常的审批审核流程。也同时作了风险控制,对单据进行抽检,保障企业不多付员工钱款。

多期需求迸发,携手拥抱变化

代表企业:某连锁经营汽车品牌

员工数>31万

该车企注重费用精细化管理,需求按计划分为两期实施,一期解决全品类费用事前管控、全流程标准化管理。不仅能有效缓解报销流程长、会计处理效率低、费用预算超支等痛点问题,还能加速企业数字化变革,通过数字化智能化手段帮助企业对费用预算等进行合规管控,全方位助力企业降本提效。

在逐渐深入了解汇联易后,客户表示对产品颗粒度精细的认可,除了将对公报账,电子档案等功能纳入实施范围外,客户基于对产品的理解,与汇联易项目团队共创适用于企业内部关于福利政策的管理方案。

汇联易诸多客户都于一期项目验收并在集团及分支机构全面推进后,开展二期项目调研,既保证员工循序渐进的适应节奏,又在系统配置、管理流程中探寻更适应企业管理需求的方案,并加以调整及优化。

P.S.以上客户均支持参访,欢迎交流探讨,共探各行业费用管理最佳实践。

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