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行业头部案例精选 | 数字化时代,智能制造企业的新型财务初建历程

行业头部案例精选 | 数字化时代,智能制造企业的新型财务初建历程

客户案例2021年11月05日 912

特别鸣谢

特邀顾问-童颖

特邀顾问-梁恒铭

1、智能制造行业

数字化转型提速之财务篇

近年来在科技的加持下,数字经济发展势头强劲。新业态、新模式的涌现不断为智能制造的持续发展提供更有力的支撑。据相关数据显示,截止2021年6月底,制造业在数字化、网络化、智能化方面,重点领域关键工序数控化率、数字化研发设计工具普及率分别达53.7%和73.7%,比2012年分别提高29.1和24.9个百分点,智能制造装备国内市场满足率超过了50%。

当前智能制造领域数字化应用升级等尚处摸索阶段,企业的转型又是一个涉及多方面、多层级、多对象的系统工程,仅从财务管理流程的再造方面就可见端倪。

数字时代,数据作为重要的生产要素,会反馈、升级、优化、革新生产流。财务数据作为其中一种要素,和其他要素一起,驱动财务和业务流程的协同,优化多方组织管理模式,提高资源的配置效率,以便企业能快速响应市场,主动占据竞争优势。

通过财务数字化转型提速,赋能业务和人才发展成为行业共识。在智能制造领域,前有历史积累、后有国家政策支持,不管是传统大中型企业、还是初创企业,它们都希望能在新型智能财务建设中,依托自身经营状况,从员工报销为切入点来优化费用报销流程、规范企业内部运营,更为后期企业分析决策、财务共享奠定基础,甚至成为数字化转型的突破口。

2、行业客户精选介绍

01 北方华创

北方华创成立于2000年左右,目前国内芯片设备龙头企业。其主营半导体装备、真空装备、新能源锂电装备及精密元器件等业务,为半导体、新能源、新材料等领域提供解决方案。

其中精密元器件业务的部份产品曾应用于“神五”、“神六”、“神七”神舟系列飞船,“嫦娥一号”长征系列火箭等航天任务和多项国家重点工程。

02 猎户星空

猎户星空创立于2016年9月,是猎豹移动旗下人工智能公司,拥有自主研发的语音交互、图像识别、视觉导航等全链条人工智能技术能力,发布了豹小秘、招财豹等多款实用型机器人产品,并建立猎户机器人开放平台OrionOS,践行“真有用、真开放”的理念,将AI能力赋能给更多人。

公司业务的发展必定伴随着“人、财、物”的流转,以往的管理模式中,员工费用使用预算观念不强,同时提供的发票存在不合规情况,给财务管控业务带来了不同程度的困扰。基于此,如何让“财“合规合法,良性运转,从而更好地支持企业稳步发展、高效决策,成为企业转型的关键。

3、打通业务流和财务流

从解决三大痛点入手

痛点1 差旅消费自行垫资、报销审批流程长

从财务支出来看,企业在业务运行时,差旅需求大。员工出行时花费的机票、酒店、打车、餐饮等各类费用,需自行垫资,尤其是长期出差在外的员工,个人垫资多。

另外,员工受公司原有报销系统、网络等限制,只能事后填写报销,便利性较差。比如OA、财务ERP都需员工登陆PC端提报报销,审批可能无法及时处理,如果中间填错,整个流程就得重来。

痛点2 费用合理性难把握、发票审核工作量大

在公司员工日常报销中,财务需要审查费用的真实合理性、发票的合规性。比如打车费用,开具的发票只有上车时间、下车时间,财务无法审查费用的真实合理性,存在一定的风险。而且如果是事后报销再发现费用超标不合理、未及时说明费用使用的这种情况,员工和财务双方体验都不佳,可能会影响业务效率。

此外,纸质发票零散存储、归集困难,人工发票查验占用财务大量时间;电子发票还需审查是否存在重复报销的情况,尤其在月底等报销高峰期时,财务耗费大量时间处理相关的繁杂事项。

痛点3 多套系统分离、多维度分析难汇总

任何一家略具规模的公司在使用汇联易之前都有多套系统,例如财务ERP 、ESB、EHR、U8系统或者钉钉、企微、飞书等,多套系统即独立又关联。

在以前的系统上进行报销,一是填写字段较多,数据之间相互孤立,报表不清晰,分析维度少;二是审批流要么太繁琐,要么太简单,很难满足企业在费用管理上的需求。

4、全新体验

为企业建设提速

01 公司统一垫付,移动端快捷审批流

汇联易集成了多种消费平台,涵盖了机票、酒店、火车、用车等差旅消费模块。企业可通过汇联易报销系统,实现公司统一支付、企业月结,免去员工垫资。

汇联易拥有OCR图文识别技术、支持多个主流系统,包括安卓、IOS以及最新推出的鸿蒙系统。员工可随时随地填报,只需打开APP、拍照上传纸质发票。另外,为了方便员工上传电子票,汇联易提供了微信发票、支付宝发票、邮箱导入和小汇发票夹等多种方式上传系统。

在上传发票时,系统可自动提取发票信息,智能生成费用,大大提高了数据录入的准确性和员工的填报体验。

02 前置校验标准,实现精细化智能管控

使用汇联易,企业实现了“财”的事前计划,事中管控,事后分析。以员工出差费用为例,全程都可使用汇联易。

• 事前计划

员工出差前规划行程,可提交差旅申请单,管理层与财务可分别做相应的预算管控审批,系统也会根据员工差旅申请单占用预算额度。差旅审批通过后,公司支付差旅预定,系统自动校验合规性,例如出差的城市、日期,校验通过即可成功预定机票、酒店。

同时,前期设置好企业费用标准及超标费用报销流程,并进行相应的管理、审批,兼顾了计划性和灵活性,提高预算管控的精细度。

• 事中管控

员工出差避免不了打车,可通过汇联易APP直接对接高德、滴滴等打车平台,免跳转、一站式全网呼叫百种网约车,出行用车更便捷。在消费并支付完毕后,汇联易会提取本次打车消费记录,包含相关的车型、金额、出发地、目的地等明细。员工可以直接进行报销,财务可清晰的进行合规性审查。

如果途中产生了其他费用或者行程有变,导致费用超标,可另外填写申请说明。

• 事后分析

员工出差完毕进行差旅报销时,只需拍张照片,就可以将发票结构化信息录入汇联易,系统会自动进行发票查重、验真和连号校验,保证发票的真实合规性。

同时,系统会将差旅申请单预算占用额度转为实际的发生额,领导审批和财务审核时可以直观查看,减少相关的审核工作量。针对超标报销的费用,系统可设置自动追加审批。

03 统一系统数据,支持多维度层次分析

汇联易采用OpenAPI技术实现系统数据自动同步,对接相应的平台组件,自动对接。

为了方便员工、财务、和管理层人员分析费用发生情况,汇联易提供多层级,多维度的分析表,满足各类人员对费用分析的需要。

比如,部门费用类型汇总趋势表支持了解每项费用的同比、环比情况,利用费用分析表可直观看到每项费用占当期费用的比例,以及每项费用的明细;还可以在合规明细表,了解哪些费用存在超标情况,以及超标的明细。

不管企业的业务板块广、员工报销业务场景多样,还是业务聚焦、报销场景单一,都有预算管控和数据分析的需求。

汇联易通过打造全场景、全流程、全品类的闭环服务,为这些快速发展的企业提供费用管理全生命周期的解决方案。结合企业相关的痛点,汇联易在满足员工报销体验的同时,落实了相应的报销管理政策,实现费用管理目标。

未来,汇联易会继续保持深耕行业需求,以服务客户提供最佳的解决方案为使命,不断探索费用报销管理的可能性,积极服务好每个客户。

500强企业全面费用管理

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