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日邮物流 | 每一个需求,我们都郑重相待!

日邮物流 | 每一个需求,我们都郑重相待!

客户案例2022年04月22日 402

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特别鸣谢

特邀顾问-丁柔

日邮物流(中国)有限公司致力于为中国和全球客户提供优质物流方案,积极支持客户增长计划,帮助正在寻求增长和巩固其市场存在的公司提供多样的服务。公司主营业务有仓储、物流配送、海运进出口、国际联网方案策划、供应链管理及IT方案支持等。

日邮物流(中国)有限公司自2000年在上海成立以来,经过飞速发展,已经在中国境内成立了21家子公司,员工数量超过1200位。由于子公司数量众多且分散在全国各地,员工申请、报销、对公业务需要跨越多个办公系统。例如,在个人差旅业务报销时,员工首先需要在YIS系统填写并提交报销申请,审批后贴票交给财务人员审核支付,但员工数量庞大,财务人员需要核验大量发票和报销标准,发生报销不规范情况,事后管控费时费力。在对公业务方面,没有统一的线上操作系统,全部通过线下纸质单据流转,员工需要打印付款申请后和纸质材料一同提交给领导进行线下审批,审批完成再经过财务人员审核,通过后手工入账,整个业务流程流转时间长,效率极低。

为了加强对各分公司的统一管理,日邮物流(中国)有限公司选择了汇联易全面费用管理系统,通过汇联易加强事前申请管理,规范个人差旅申请报销及对公业务付款行为,使公司整体业务流程更规范、更顺畅、更便捷!

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日邮物流(中国)有限公司在经过了三期汇联易项目上线后,取得了显著的成果。

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1、一期上线:对私报销更方便

汇联易系统解决方案中,对事项申请进行控制,针对报销内容有明确政策及限制标准,设置专属审批流程,系统自动进行审核、自动生成核算凭证及数据报表,减少人工成本,提高工作效率。

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2、二期上线,对公保障更规范

汇联易二期内容上线,主要针对对公业务内容,包含成本、费用等全对公类业务。针对日邮物流(中国)有限公司的个性化需求,提出专属全流程解决方案。包括:事项申请控制—报销控制—审批—审核—核算凭证—数据报表。

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对公业务实施难点

Difficult point

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1)难点一:产品功能与需求差异大

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2)难点二:方案框架不符合一般流程

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3)难点三:财务共享

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4)难点四:数据接口复杂

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对公业务实施亮点

Highlights

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1)亮点一:上线前发票提前管理

1. 发票提前管理:上线前使用汇联易【发票管理平台】模块,无需提单,财务统一使用卷票机录入供应商发票查验、导出数据。

2.1对1发票袋&21台卷票机:上线后,业务人员在单据中录入个人报销&供应商发票,流转审批、审核。

【注】:

A. 汇联易与市面识别技术过硬的厂商合作,使用OCR识别技术,拍照采集,图像识别纸质版发票,将图像解析为结构化数据;对现下国家大力推广的电子发票,针对PDF和OFD的专有发票格式,采用直接上传解析的方式,保存发票源文件数据,作为报销的数据依据之一。

B.针对纸质版发票,抛弃传统打印+贴票的方式,采用发票袋与线上单据关联的方式。一方面缩短了员工整理发票的时间,另一方面也换个思路创新了发票等财务原始数据的归档储存方式。

C. 优化传统的收单过程,结合了卷票机及扫码枪的硬件设备,在财务审核的过程中,利用扫码枪扫描发票袋二维码完成收单,利用卷票机进行发票的二次批量采集,与线上单据完成自动匹配核对,不需要员工打印面单,也避免了财务人眼比对纸质单据与发票的巨大工作量。

亮点一:上线前发票提前管理 14

2)亮点二:分阶段试点上线

1. 汇联易系统一期上线 ,实施周期两个月,主要涉及个人差旅申请报销业务,各分公司用户可提前熟悉系统流程,在个人差旅申请报销业务实施期间,通过结合系统【发票管理平台】和卷票机,财务提前体验对公发票识别录入、查验、导出核对存档等流程,为二期对公业务实施上线奠定用户基础。

2.二期对公业务包含对公成本类付款流程及对公费用类付款流程,功能范围包含对公发票校验、摊销、分摊、预提等,实施周期跨度5个月。

亮点二:分阶段试点上线 15

3)亮点三:实施计划细分

1. 对公业务逻辑复杂,且各个分公司、部门业务需求不一致,导致调研时间长,业务及开发方案确定难度大。在调研阶段清晰划分各类业务在汇联易实施的起点和终点,挖掘对公需求背景及本质;

2.二期实施阶段正值产品对公模块设计开发中,部分需求功能开发周期较长;个人报销模块实现客户对公需求定制化开发量较大,难以确定使用哪种方式实现。实施过程中,以方案为目的,不以需求为目的,同客户方、产品方及时有序沟通;

3.调研至试运行上线仅2个月时间,产品迭代需求提出量大,且需求较紧急;另外,SAP提供接口较多,且接口复杂。在技术开发时间紧任务重的情况下,提前明确给出各方开发的任务内容和时间计划,每日跟进开发进度,确保顺利上线;

4.针对客户要求的标准,制作中英文版方案、手册、项目计划/周报等各类文件,将其变成可持续使用的资源。

5.对公业务完整上线,问题解决及时性、准确性、专业性要求较高,例:各分公司试运行1个月均需进行总结汇报,按照详细实施步骤拆分项目计划,从实施阶段开始每周向项目组汇报项目进度直至移交运维;对于上线问题,通过先划分问题类型、优先级,再提供问题解决渠道及方式,同时结合回复问题三要素——问题原因,问题解决进度,改进措施,反馈客户问题,增强客户信心。

亮点三:实施计划细分 16

对公业务实施总结

Summary

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3、三期上线,整体增补优化

一期、二期业务上线后,日邮物流对汇联易产品日渐熟悉,基于已上线功能,产生了新的优化需求,三期整体增补优化,包括IT项目订单预算管理需求、审批流灵活性优化需求、对公资产付款类型细分需求等…..

一、持续服务,为客户创造价值

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二、客户价值总结

1. 个人报销:

1)将申请和报销合并到同一系统中,简化员工操作;

2)发挥OCR和发票查验的优势,用户端更为便捷地提报单据和发票;

3)系统自动校验费用标准和预算,方便审批人快速定位问题,提高审批效率;

4)发票袋+卷票机方案免去员工贴票的工作量,提高财务审核发票效率;

2. 对公业务:

1)上游打通了业务系统,下游打通了财务系统,实现全流程系统化运转,节约人工成本;

2)发挥OCR和发票查验+发票袋卷票机方案,实现了大量对公发票的快速录入和结构化管理;

3)实现了预算前置管控,简化了财务处理预实对比分析报表的工作;

3. 员工体验提升:

1) 对公业务发票及辅助文件较多,以往发票及材料均需打印提交,通过使用发票袋,提报时无需打印贴票,电子票免打印,辅助材料可上传系统,方便业务人员操作。

2) 支持中、英、日界面,员工可根据需要自由切换系统语言。

4. 领导工作效率提升:

1)领导可结合员工上传材料进行线上快速审批。

5. 财务体验提升:

1) 各个分公司均使用扫描枪、卷票机和发票袋,审核时自动核对员工提交发票与单据录入发票一致性;同时结合“发票管理平台”实现发票的电子化管理。

2) 与SAP之间打通入账、支付接口,可实现自动生成各类对公业务凭证,大大减轻财务工作量。

3) 增加接口反冲功能,支持逆向操作单据,提交财务操作体验。

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