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500强费控案例 | 晶澳太阳能如何打破信息孤岛,实现财务部门整体工作效率提升?

500强费控案例 | 晶澳太阳能如何打破信息孤岛,实现财务部门整体工作效率提升?

客户案例2022年06月28日 7,418

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1、项目背景

随着晶澳规模发展不断壮大,公司差旅及费用报销业务量逐渐增加,公司对机票、酒店等预订工作量也不同程度的有所增加,加上电子发票的推行使得差旅等费用发票查重、验真工作增重,增加财务审单验票的工作量、影响员工出差等费用归集和报销时效性。

2、项目目标

建立晶澳太阳能费控报销共享平台,实现对差旅报销费用的在线事前申请,事中消费管控,事后报销记账的全流程数据自动流转,简化员工报销操作步骤,提升员工报销体验,提高财务审核工作效率,实现系统对发票的自动识别、验真、查重等操作,为全集团财务共享奠定基础。

3、解决方案

1)公司垫付,员工免垫资

由于业务人员出差比较频繁,经常出现几个月的费用没有报销的情况,考虑到员工出差本身就很辛苦,为了减少员工出差个人垫付,提升员工的出行效率,降低公司的商旅成本,公司打通了汇联易与差旅消费商的通道。首先,机票和住宿费用公司统一支付无需员工垫资;其次,汇联易实现了H5技术嵌入,集成预订消费平台,无需单独下载APP;再次,实现数据账单回传及自动对账,既能保证数据的准确又提高了效率;最后,由行政统一报销,无需员工参与,实现报销环节闭环管理。

2)对接多系统,打通上下游

公司在使用汇联易前已经建设多套系统,财务Oracle_EBS 、ESB(企业服务总线业务系统)、统一待办和EHR系统等,多套系统之间即独立又关联,项目建设过程,为了提高数据的准确性,减少人工干预,采用OpenAPI技术实现自动同步,汇联易结合ESB平台组件,实现了汇联易与ESB系统的自动对接,统一规划“待办平台”和EHR系统的自动同步,做到数据零干预,百分之百准确。

对接多系统 2

3.移动填报,移动审批

信息化时代移动办公成了越来越多公司的选择,汇联易解决了员工随时随地报销,和领导随时随地审批的问题,并在填报的过程中引入OCR技术,自动提取发票信息,智能生成费用,提高了数据录入准确性,提升了用户填报体验。汇联易移动端支持主流的多个系统包括安卓、IOS以及最新推出的鸿蒙系统,尤其是对鸿蒙系统的完美兼容,需要大大点个赞。

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4)免贴票,免打印

发票电子化经历了从2012年试点、2015年广泛推广、2017年持续覆盖到2019年全面发展几个阶段,2020年3月,财会6号文明确规定电子票仅以电子件保存和入账的合法化,且电子件原件必须保存,2020年9月,国家开始在宁波、石家庄、杭州新纳税人开展专票电子化试点,2021年1月,在全国范围31省/直辖市全面推广专票电子化,售票方范围扩展至全国,在电子票全面推广背景下,汇联易开发了免贴票,免打印功能,即员工在报销费用时,如果是电子票,系统会强制要求必须上传PDF原件,并利用发票查验技术验证PDF是否原件,如果是原件,则发票无需再打印粘贴,并且报销单无需打印,在满足财会6号文要求的基础上,大大提升用户体验。

为了方便员工上传电子票原件,汇联易提供了微信发票、支付宝发票、邮箱导入和小汇发票夹等多种方式上传系统,在上传发票时,系统还会自动做查重和验证校验,解决了重复报销和虚假发票问题。

免贴票,免打印 4

5)事前计划,事中管控,事后分析

事前计划:员工出差前,需要合理规划自己的行程,并预测整个出差期间的预算明细,减少不必要的支持,提高出行效率,降低出行成本,汇联易借助申请单预算管控,实现事前计划管控,当超出部门预算时,需重新规划出差计划。

事中管控:员工出差的交通费和住宿费是差旅期间的主要支出,传统报销软件只能在报销时才可以校验是否超标,汇联易通过将公司差旅标准内置系统,可以实现在预订环境进行是否超标校验,如果超标可以不允许员工订票(也可以允许提交,但必须填写说明),真正做到事中管控。

事后分析:为了方便管理人员事后分析费用发生情况,汇联易提供了多种分析表,满足管理人员从不同维度分析费用的需要,可以利用部门费用类型汇总趋势表,了解每项费用的同比、环比情况,可以利用费用分析表,了解每项费用占当期费用的占比,以及每项费用的明细,也可以利用合规明细表,了解哪些费用存在超标情况,以及超标的明细。

事前计划,事中管控,事后分析 5

6)快速迭代,服务专业

为了解决不同企业的痛点,汇联易产品团队会将企业共同的痛点,提取后产品化,并且每月更新迭代,使所有企业都可以用到最新的产品功能。

项目上线后,为了更好地服务客户,汇联易会为每个项目安排专属的CSM,来解答员工使用过程遇到的问题,以及可能提出的新需求,并提供在线客服、智能在线问题反馈、400电话、专属用户服务群等多种沟通渠道,保障项目正常运行。

晶澳太阳能

晶澳成立于2005年,是光伏发电解决方案平台企业,产业链覆盖硅片、电池、组件及光伏电站。晶澳在全球拥有12个生产基地,在海外拥有13个销售公司,产品足迹遍布135个国家和地区,广泛应用于地面光伏电站以及工商业、住宅分布式光伏系统。凭借持续的技术创新、稳健的财务优势和发达的全球销售与服务网络,晶澳备受国内外客户的认可,连续多年荣登《财富》中国500强和“全球新能源企业500 强”榜单。

晶光伏组件在亚洲、欧洲、北美洲、拉丁美洲、非洲120多个国家和地区的居民住宅、工商业屋顶和地面光伏电站中使用,累计出货达到63吉瓦。近日在财富中文网正式发布的2021年《财富》中国500强中荣登第390位,较上年上升49位。

晶澳在发展自身的同时也没有忘记企业应承担的社会责任。截至今年晶澳百所希望小学助教工程已建成65所,并向10余所小学捐赠光伏发电系统,解决师生用电问题。万名贫困学子助学工程已惠及1000多名学生。救助万名贫困白内障患者复明工程已救治1500多人。

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