差旅管控电子化丨 徐工施维英提高费用结算效率

差旅管控电子化丨 徐工施维英提高费用结算效率

客户案例2018年06月12日 1,625

徐工施维英机械有限公司(简称“徐工施维英”)是徐工集团旗下、全面致力于混凝土机械领域可持续发展的专业企业。是徐工集团与德国施维英公司战略合作后成立的合资公司。「徐工集团」是国内较早拥有混凝土机械成套化产品的企业之一,三十载深厚积淀,为客户提供多种成套解决方案、金融服务平台、产品租赁平台、信息化管理平台、培训资源以及完备的服务保障体系,全力满足客户多元化需求。

差旅管控电子化丨 徐工施维英提高费用结算效率 1

徐工施维英使用钉钉、SAP等系统完成差旅费用的申请、入账业务流程,报销通过线下申请、线下审批的方式,员工填写繁复,审批流程复杂领导签字工作量大,财务核账困难且缺乏差旅标准的有效控制。

最初接触汇联易,希望了解是否可以通过更高效的方式来解决这些问题。

「汇联易交付团队」基于多年的企业信息化行业经验,近2年的云项目交付积累,以及完整可靠的云产品本地化交付模式和科学的云产品实施方法论,为徐工施维英打造一站式商旅及费用管理解决方案,并实现高质效的交付。

徐工施维英旗下设20多个子公司或事业部,本案例实施对象为徐工施维英总部及其下租赁公司,覆盖员工1500人。

 

需求:

1、差旅缺乏计划管控:未能实现事前、事中、事后管控

2、差旅申请线下进行:差旅计划、审批线下提报,不利于实际差旅及相关费用、结果挂钩,缺失闭环管控;额外增加人工成本、时间成本、材料成本

3、差旅报销环节复杂:每月需人工报预算、借支、审批、核算、报销等众多环节,耗时耗力,(单次差旅耗费填报和审批时间35min/人/月)

4、项目实施缺乏差旅成本核算:由于差旅线下进行,没能与具体项目、计划挂钩,无法统计项目或计划差旅成本;

5、差旅费用统计困难:差旅过程及费用成本不便于统计分析、优化调整和统一控制(各类费用按年度、月度的票据有效率、专票、普票、无票占比等难以统计,不便于差旅精细化管理)

 

解决方案

差旅管控电子化丨 徐工施维英提高费用结算效率 2

前端对接多家第三方商旅消费平台,后台无缝对接企业内部财务、费控、HR、OA等管理系统,通过整合差旅申请、预订、报销、审批、审核以及财务凭证处理等业务场景,打通企业报销从消费到入账的全流程。

移动化报销层面

汇联易与钉钉集成,实现员工移动端填写差旅申请、报销,随时随地便捷操作,优化简化审批流程,减少领导的审批工作量

商旅层面

集成携程和同程,方便员工预定机票、火车和酒店,同时实现对差旅标准的自动管控

费用管控层面

汇联易系统预置差旅标准及政策,事前控制费用

财务作业层面

汇联易系统对接财务SAP系统、业财系统,自动生成凭证,提高财务账务处理效率

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项目成果

通过汇联易,为徐工施维英打造移动端报销应用,在不变更员工使用习惯的前提下,实现业务体验的优化

1、简化出差审批,取消纸质审批,实现差旅管理电子化,实现差旅闭环管理

2、差旅计划、费用预算及开销实时可见,便于差旅事前、事中、事后管控,便于差旅政策、预算优化

3、提高公司差旅费用管理结算效率,实现差旅数据透明化、精细化差旅管理

4、三方差旅公司提供统一开票服务,支持预付、现付、月结、个人支付

5、预计可创造价值:人工成本、材料成本、机票酒店折扣及其他隐性收益

 

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