国际知名教育品牌实现全球商旅及费用管理一体化

国际知名教育品牌实现全球商旅及费用管理一体化

客户案例2018年06月21日 1,762

项目简介

本次上线客户是全球知名的私人英语教育机构,于1965年在瑞典创立,提供语言学习、留学旅游及学位课程等业务,旨在帮助学员掌握语言技能、建立生活的自信,亦是多家跨国企业员工培训的信心之选。 旗下学校、培训中心和办公室遍布全球50多个国家,员工多达40000多人。

汇联易费用管理案例 1

秉承着“教育,让世界无界”的使命,在全球开展业务,员工遍布全国及世界各地,对于差旅及费用管理方面需要一套既能适配本土特色费控、财务应用环境,又能很好支持国际化应用的费用管理系统。

 

合作背景

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客户公司有丰富多样的产品线,形成以产品线为核心的内部管理及组织架构模式,区别于一般的部门层级等组织架构形式,由此导致在内部费用控制、审批流程、成本分摊等形成自己的相对独特的管理特征,因此对系统的适配能力提出非常高的要求

 

「汇联易」作为saas模式的企业商旅及费用管理平台,在保证稳定性和安全性的前提下具备降低IT拥有成本,提高企业费用报销管理效率,适应国内报销管理环境,满足移动办公需求,提高员工满意度等诸多优势。经过多方比较考察,客户战略选择汇联易,借助汇联易快速平稳实现地实现其本地化的差旅及费用管理解决方案。

 

项目概述

「汇联易」通过集团架构、审批流引擎、供应商管理、报销管理、费用及预算管理、发票管理、数据报表等完善的产品模块,并通过对接主数据/Oracle等系统,打通数据孤岛实现数据无缝传递,满足教育企业集团化商旅及费用管理需求。汇联易提供移动报销管理与审批应用,实现以员工为中心的商旅报销管理全场景管理。

汇联易-商旅及费用管理解决方案

1、费用标准管控

汇联易后台支持统一设置费用标准,针对员工报销管理的规范与标准,系统自动检查与预警,省去繁杂的人工检查过程,将财务人员的精力解放出来,从而为公司提供更多高价值财务服务。

2、审批流引擎程序化

针对该企业内部矩阵审批、直线审批的特定应用,将审批流程系统化,流程化,免去员工人工筛查审批人的繁琐,提高报销管理流程的顺畅与便捷程度,实现。

1). 通过系统集成,审批人自动同步
2). 中间件存储审批流矩阵表,通过接口返回每个节点审批人
3). 不同单据设置不同审批流
4). 邮件审批。(若用户因工作繁忙而不能及时登录汇联易系统进行单据审批,我们还提供了方便的邮件审批模式 )

3、财务作业智能化
1).自助生成记账文件
借助中间件,可使审核通过的报销单在汇联易系统中生产记账文件,以便财务人员下载后上传至其记账系统。

2).员工扫码寄单与财务扫码收单
对于分散各地的员工而言,报销单据寄出时,可以通过扫码枪扫描报销单据上的二维码登记寄出时间及地点;
财务部门在收到报销单据时,通过扫码枪扫描二维码登记收到时间及地点,方便及时跟踪单据流转状态,报销过程及时、透明。

3).发票验真与发票抬头校验
针对原财务人员需要手工查验发票的繁琐操作,汇联易集成发票扫码查验的服务,员工报销填报时即完成发票查验工作,极大减少财务重复性琐碎工作量,实现:

① 汇联易与微信电子发票对接,一键导入电子发票到汇联易账本。
②汇联易对接国税局增值税发票查验接口,进行发票扫码验真、录入、报销的全流程管控。
③费用抬头校验可控制公司下可录入的发票抬头范围。
④报销单抬头校验可控制报销单下可报销的发票抬头。

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4、财务与员工间线上沟通

针对财务审核时发现不合规的报销单据,针对有疑问的报销单,财务人员可通过汇联易平台直接与提报人进行互动,了解具体情况。可以即时通知员工进行相应修正要求,并记录在单据信息中,便于及时跟进处理,从而避免邮件、电话通知员工的繁琐与低效。

5、个性化解决方案

针对员工私车公用的场景,汇联易提供了私车公用、阶梯计价的应用支持,公司可以根据设定的里程阶梯计价生成费用标准,员工提交报销时根据里程数自动计算相应费用。

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项目成果

通过汇联易为企业打造移动端报销管理应用,满足员工随时随地提交报销与移动审批应用场景,大幅提高报销管理流程效率,优化报销用户体验;引入系统后,通过对发票的自动验真查重,报销合规检查与预警,条码审核,自动生成记账文件等应用支撑,显著降低了财务工作量,提升工作效率。

 

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