8个财务搞定百万费用单据,「汉得信息」0.0014财务人力比率的秘密

8个财务搞定百万费用单据,「汉得信息」0.0014财务人力比率的秘密

客户案例2019年07月30日 2,040

汉得信息CFO沈雁冰 1

“汉得信息,员工数突破10000人,财务团队仅14人。如何用0.0014的人力比率将财务信息颗粒度控制至极致?基于业务与财务的集团化管理、对公场景深度对接、多维度费用合规管控、灵活的工作流引擎、多样化的发票标准化管理、可视化数据报表呈现……关于提升财务信息颗粒度的一切,汇联易皆有解决方案。”

上海汉得信息技术股份有限公司(以下简称“汉得”),其前身可以追溯到1996年成立的“上海汉得计算机服务有限公司”,是中国成立较早的本地化的ERP咨询实施公司之一。2011年2月1日,在深圳证券交易所创业板上市(证券代码:300170,证券简称:汉得信息),成为A股首家以ERP咨询实施为主业的上市公司。

通过20多年的努力,汉得业务领域已扩展至全面的企业信息化应用产品研发、咨询实施与技术服务。汉得已由最初的信息化产品实施商,历经解决方案提供商阶段,发展为数字化生态综合服务商。

汉得的使命是成为连接企业管理与信息技术的桥梁,帮助企业实现数字化转型,以信息化手段帮助客户提高组织的运营效率、效益与竞争能力,实现客户价值。

汉得信息 2

2016年8月份,汉得要求所有的员工抛弃旧的报销方式,全部改用“汇联易”报销系统。汉得当时近8000多名员工需要共同改变原有报销习惯,汉得的财务管理团队面临着很大的压力,但是信息化时代的发展以及公司规模的快速扩张,让汉得必须要打破原有“低效”壁垒,实现“高效”工作模式。

 

传统费用管理模式下的成长烦恼

从1996年至今,汉得不管是客户、合作项目数量的增长,还是全球化分、子公司的发展,使得汉得员工已经从三个人突破到上万人,其中有八千多名顾问的常态都是持续性、全球出差,平均每人每年高达上百次商旅行程。

传统报销模式的问题 3

员工在连续型的差旅过程中,需要大量垫资,造成了经济负担,并且光是在流程提交、填写单据、贴票等非核心工作上,就浪费了大量的时间,影响了本职工作。员工常因无法记住繁杂的费用标准,就导致了报销的单据被屡屡退回。

传统报销模式的问题 4

不合规的单据,也增加了财务与员工之间的的沟通成本,同时票据核验、凭证输入等初级繁琐的工作也占用了财务大量的精力和时间,无法实现管理会计的职能,财务存在感和价值感低。

财务无法调动更多的时间资源,去分析员工差旅的费用逻辑,光是员工报销时的项目划分、费用划分、预算划分、差标划分、成本中心划分,甚至更复杂的交叉划分……就让财务恨不得再长出一颗“最强大脑”来协助,所以也无法帮助管理层实时洞悉、分析费用发生及构成情况。

当时,汉得平均每月的报销单是两万份,按照传统做法,50个财务也未必处理得当。而汉得作为全球领先的专业咨询公司,要求自身财务部作为最横向拓展的后台部门,必须对业务信息了如指掌,保证信息流的完整,能够控制财务信息颗粒度,不会出现疏漏。

汇联易解决报销问题的优势 5

最终,为了提升员工报销体验,汉得决定采取润雨细无声的系统管理模式,让员工有效地贯彻公司的费用标准和政策,从而降低公司整体的运营成本。

由此,汉得孵化了汇联易,汇联易应运而生。

在费用合规的前提下,汇联易化繁为简,优化汉得报销流程,实现极速报销,将财务人员和员工从报销事物中解放出来。

 

自动化商旅报销管理优势

汇联易曾分析过汉得员工报销的票据数据,票量前三名:打车、机票、酒店。

员工出行打车,经常丢票就算了,查验起来也很鸡肋。很多打车票的印刷及来源不清不楚,员工报销后,财务人员还要去查打车票有没有连号,增加了大量的财务管理成本。

员工机票报销,采用分散处理方式,每年机票票量超过10多万张,且员工预订机票对价格不敏感,差旅成本高昂。汉得希望在费用控制方面获得更高性价比的机票酒店,节约成本,优化费用支出。

机缘巧合之下,当时汉得的副总裁,也就是现在汇联易的CEO张长征,正在北京参加一场互联网大会,碰到了滴滴的副总裁。他说“你要不就让汉得员工打车都用滴滴,然后我把数据推给你,统一开票就行了。”

张长征一想,有道理,要是跟滴滴对接起来,就解决了员工丢票、忘票及错票等问题了。

半年内,汉得统计员工通过汇联易使用滴滴打车,次数为38万余次,而且能够清晰地分析出员工出行路径,并通过后台技术辨析如哪些打车不合理等问题。

再后来,汇联易陆陆续续对接了越来越多的商旅消费供应商,聚合酒店、机票、高铁、出行用车、商务宴请、会务预订、办公采购等一系列场景服务于一体,商旅安排轻松搞定,汇联易成为对接消费服务商最多的一家报销平台,同时实现了消费免垫资、报销免贴票等功能。

现在,汉得机票就采用月结模式,每年从10多万张发票到现在仅需12张大发票,并且汇联易提供智能预订机票服务,预订成本降低10%。

汇联易解决报销问题的优势 6

员工在进行差旅费用报销时,能够支持多行程报销,并根据行程时间段自动获取携程、滴滴、信用卡等消费数据,自动生成差旅补贴,当发生业务招待费时,同时可以扣减参与人员的差旅补贴。

管理者能够有效地控制费用,实现降本增效,可视化地实时查看分、子公司、事业部及相关项目发生的费用统计。

 

多样化的发票管理

如果是传统的报销,我们都知道需要鱼鳞状贴发票,汇联易发现,当时汉得每个员工出差要带着胶水,遇见电子发票还要找打印机,还经常需要警惕发票过期。

汉得使用汇联易之后,目前打车报销是以滴滴为主,打车票相对已经很少了,基本不用管打车发票问题。

随着电子发票的发展,汉得还实现了电子发票免打印。因为汇联易可以直接从微信、支付宝卡包等第三方平台中,提取电子发票结构化信息导入至汇联易系统卡包,进行报销。

即便如此,汇联易还是在努力改善,比如扫描增值税发票的二维码识别发票,或者用OCR多票识别等技术,直接将多张不同类型的发票进行结构化处理,提取发票重要信息,查重、验真、价税分离。

甚至为了让员工省出贴发票的时间,专门做了一个“发票袋”的功能。从此以后,员工只需把发票放入定制发票袋中,扫码关联报销单,寄给财务即可。

汇联易提供费控报销解决方案 7

过去,财务人员对报销单及原始凭证的审核采用抽检方式,费用合规程度较低;现在,财务人员对报销单及原始凭证的审核实现100%全检,费用合规程度大幅度提升。

 

灵活的工作流引擎

除了票据的管理,汇联易灵活的工作流引擎,实现了基于不同业务场景的工作流自动流转,业务顾问提交的每笔费用都可以按比例分摊到不同的客户、项目以及成本中心。同时,通过进一步的分析可以很快判断出业务目标是否可以达到,对应的员工绩效情况,以往简单的消费数据变成了可分析的业务逻辑。

汇联易提供费控报销解决方案 8

这种实时的费用和收入的对比分析,为业务部门制定销售策略提供了有力支撑。通过分析每个客户的投入产出比,了解哪种类型的客户售前成本低、赢单率高,从而为前端业务提供支持,帮助汉得降低销售成本,提升整体业务收入水平。

在这个过程中,财务业务的紧密结合,使得财务可以充分发挥管理会计的职能,通过多纬度的数据分析,帮助企业提升效率、规避风险,为企业带来价值增值。

汇联易费控报销产品截图 9

 

业财融合:实现财务赋能业务

「 未使用汇联易之前 」,汉得CFO问财务:“如果把我们的报销款变成一个礼拜付一次行不行?”

财务想都不想就会回答:“不可能,除非再招四组人过来,说不定就行了。”

「 汇联易系统上线后 」,再问财务:“如果报销改成一个礼拜付一次行不行?”

财务部同事自信地说:“没问题啊,其实一天付一次都行。”不仅完全不需要加人,且汉得目前的财务管理部门仅8个人,人效提升4倍。

更快的报销,以及由此带来的员工满意度提升,提高了汉得员工的士气和生产力,从而直接影响公司的产品交付、竞争优势与业务成功。

较低的处理成本,可以改善公司的财务状况并释放投资资源。

财务与业务实现紧密结合,使得财务从原来的账房先生成为业务人员的合作伙伴,甚至完全融合到业务当中去,服务业务、赋能业务,为业务的的成功提供必要的数据视角。

8个财务搞定百万费用单据,「汉得信息」0.0014财务人力比率的秘密 10

 

报销美学:注重用户体验的实践者

2018年,汇联易提出“报销美学”的概念——“将极繁的产品功能技术,转换为极简的用户操作体验。”

概念提出至今,引领各大友商的支持与借鉴。而汇联易也在期间内陆续推出:发票OCR混拍识别、财务AI审批、智能机票预测、社交化审批等创新功能。

汇联易希望在解决用户基础需求的同时,能够实现更稳定兼容的系统、更多元的因公消费场景、更精细的产品功能和更简便的操作体验。

汇联易永远相信,功能的可改善空间是没有尽头的,而这所有的一点点改善,都将由涓涓细流汇成江河湖海。

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