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企业如何借力专票电子化,让财务管理更高效?

企业如何借力专票电子化,让财务管理更高效?

公司动态2020年12月31日 194

2020年12月20日,国家税务总局发布《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》:多地实行专票电子化,且受票方范围扩至全国。
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>>点击查看《国家税务总局公告2020年第22号》原文

1、电子专票给企业带来的积极影响

降低企业经营成本

无论开票还是收票,纸质发票都占据企业高额经营成本。

开票端

纸质发票开票

除了购买纸质发票本身,还需购买税控机、专用于发票打印的电脑及打印机等,再加上硬件的维护费用,经营成本高昂且浪费社会资源。

电子发票开票

交易即开票,电子发票从电脑端发送至客户的邮箱、手机、第三方卡包等端口,线上流转的方式避免高昂开票经营成本,提升开票数据的管理效率,使得企业财务的发展空间进一步广阔。

增值税发票 3
增值税电子专用发票(票样)

收票端

纸质发票收票

纸质发票的归集、贴票、审批审核等流程十分繁琐,员工花费大量时间报销,影响对财务人员的好感度及企业财务部整体风评。

每月发票的寄送费用也不容忽视。有些企业为避免票据因不合规而造成的反复寄送,员工在寄送前将纸质发票影像版发送至财务,财务审核通过后员工再走报销流程,到了财务端后要对发票进行二次审核,财务人效无法提升。这些不合理的重复工作其实随着电子发票的普及以及企业信息化程度的加深都会带来更好的转变。

电子发票收票

电子发票报销入账归档全流程都告别纸质单据、线下流转、重复打回等问题,避免高昂的寄送费用,财务人效得以大幅提升。

企业也无需担心电子发票因入账归档问题必须打印而生成的纸质及打印成本。2020年3月31日,财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》:符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

提升财务记账效率

纸质发票

财务人员记账时,根据发票信息编制记账凭证,再编制报表。手工记账效率缓慢无法提速且有一定的错误率,财务人员价值感低,企业财务人效提速放缓。

电子发票

合理运用财务系统,提取电子发票中的结构化数据并自动生成凭证及报表,将一些原始凭证的整理、汇总及记账凭证的填制等琐碎重复的工作交由系统,企业信息化建设全面提升财务人员的工作效率及企业数据的完整度,为协助领导决策、提出有效建议提供数据支撑。
封面 4

优化企业办税实效

纸质发票

财务人员需要抄录增值税进项税额和销项税额,抄录过后要去税务大厅对发票进行领用,发票使用过后录入账目,并进行撤销,税务大厅和企业之间来回跑,财务人员工作量大且低效。

电子发票

费用产生后直接在账目之中生成凭证,避免发票申领、填写、核对以及撤销。信息的导入有据可循,避免财务人员频繁外出,提升工作的时效性。

提升财务部在企业的好感度

纸质发票

员工纸质发票的报销需经历发票归集、贴票、审批、审核的流程,发票不合规、超标、假发票等问题造成的线下来回往复的流转让员工对报销充满情绪,间接转移为对财务部的不满。

电子发票

电子发票的出现解放财务劳动力的同时提升了财务在企业的好感度。员工在报销时借助财务系统可实现全流程无纸化报销,线性流程告别来回往复,员工免贴票,发票提交后所处报销节点清晰可见,报销周期大幅缩短。

电子发票的结构化数据也为财务系统自动审核提供坚实技术基础,财务告别审票验票的繁琐工作,从成本会计向管理会计转型。

2、企业如何应对快速发展的电子专票进程

优化财务工作重点及流程

电子发票的出现不仅节省开票端企业经营成本,对于收票端的报销入账管理也带来更多智能化的可能。发票的查验、归集、入账、归档都可交由系统自动完成,如何将财务系统与企业内部系统,包括OA、ERP、资金平台、消费商等平台无缝衔接,让数据像水一样透明流转,财务人员对公司的出入账了如指掌,并能从数据中洞见企业新商机,确保企业最大利益的前提下对企业的财务工作流程进行改造是企业面临的巨大挑战。

确保信息数据安全问题

电子发票在云端互联互通,必然会给企业带来信息安全问题的考虑。云能提供更多灵活性和按需扩容的延展性,选择云与基于云的系统必须对风险进行安全加固和规避,以提高云计算信息安全的保障。

提升财务团队的人效及综合素质

大智移云时代,企业的核算智能化提升了财务的工作价值与效率,也对企业财务人员的业务能力提出更高的要求。成本会计向管理会计转型,财务领导团队对数据及商机的洞察、财务信息化的建设、企业业财融合的深度等,提升财务人员的综合素质并进一步提升工作效率及质量。

3、汇联易电子发票管理方案

汇联易电子发票管理方案,一站式完成发票归集、录入、报销、归档,员工免贴票,领导在线把控每一笔费用的真实性,财务告别人工查验、发票归集,企业迈向无纸化办公。

电子发票的归集

a) 微信导入

b) 支付宝导入

c) 邮件直接转发至汇联易应用生成费用

d) 邮件转发至官方邮箱,自动转入发票夹

e) 发票夹小程序

f) 发票识别

i. 识别发票图片

ii. 识别发票PDF

iii. 识别发票OFD

g) 扫二维码

h) 手录发票

注:系统支持按发票类型自定义重要字段显示/隐藏,必填/不必填。无论采用哪一种归集方式,均可要求员工必需上传电子票原件(即PDF或OFD)
发票管控 5

电子发票的管控

a) 真伪查验

i. 增值税发票对接国家税局校验

ii. 区块链发票对接深圳税局校验

b) 发票校验

i. 抬头校验

1. 发票购买方抬头管控:

a) 发票可报销的抬头范围管控

b) 跨公司报销管控

2. 发票(对公)销售方抬头管控:发票销售方与对公付款单的供应商校验

ii. 连号校验

iii. 逾期校验

iv. 归属人校验

1. 他人发票校验

2. 雇员发票校验

v. 发票&费用匹配校验

vi. 合规性校验

1. 票面信息完整性校验

2. 票面合规性校验

3. 印章准确性校验

4. 票面人员校验

5. 发票联次校验

6. 备注栏信息校验

7. 特定发票(例:成品油)要素校验

vii. 重复校验
发票管控2 6

电子发票的报销

a) 嵌入OFD阅读器,方便管理员在汇联易内直接审批、审核OFD单据

b) 电子发票相关报销方案均已兼容OFD格式的发票

i. 免贴票免打印方案:可配置含电子发票原件的费用,员工免贴票
免打印开通 7
ii. 系统智能审核:可配置电子发票智能审核

iii. 报销单查看:支持批量打印电子发票原件
设定对象 8

电子发票归档

a) 资料存储:后端安全存储报销发票的所有信息

b) 资料传递:支持客户下游系统获取报销发票的结构化数据与影像附件(含图片、PDF原件、OFD原件)
档案管理 9
专票电子化已经在部分省市新办纳税人实行,标志着“以票控税”模式已完成向“数据控税”模式的转变,在一定程度上促使企业财务工作的重心由会计核算和监督向服务于企业内部决策的管理职能转移,对企业的财务工作人员的信息技术水平、数据分析能力及洞察决策能力提出更高的要求。

发票的电子化不仅是发票信息的电子化,更是企业财税数字化的起点,开启企业数字化转型的新篇章。

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