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如何提升归档时凭证与原始单据匹配效率?

如何提升归档时凭证与原始单据匹配效率?

公司动态2021年05月26日 256

一、为什么说“纸电混合时代”

智能关联自动成册是档案系统必备功能

政策合规性要求:《会计档案管理办法》国家档案局令第79号 “建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案检索关系”

以员工差旅报销业务为例,一张差旅报销单,通常内含机票行程单、高铁纸质票、酒店住宿电子发票、打车票等外部获取的原始会计资料,再加上财务系统生成的记账凭证,以及银行回单等会计资料。

财务人员通常会花费大量时间去人工匹配记账凭证与原始资料,这项工作耗时费力,且机械低值,财务员工往往不愿意去做;并且在翻阅整理的过程中,还有遗失、损毁档案资料的风险。

自动成册

基于以上业务痛点,以及国家对于分类存储政策的解读,汇联易e档案系统针对此项业务给出了详尽的自动成册和分类存储解决方案,将财务人员从繁重的无意义的单据匹配工作中解放出来。

汇联易e档案系统依据记账凭证与各原始单据关联关系实现自动成册,并自动校验不同类型凭证待归档档案的完整性,实现更智能的电子会计档案归档。线下实现记账凭证与原始单据分开存储,系统自动建立双方的的索引关系,提升归档效率的同时降低审计风险。

二、e档案功能介绍

汇联易档案系统自动采集业务系统的影像资料,采用电子影像、OCR识别、数字签名等先进技术,实现对多种格式发票、银行回单等版式文件的读取和验证,有效进行各类档案影像资料的存储与安全管理,可无限地延长档案资料保存时间。

同时也为档案借阅带来了极大的便利。档案系统兼容对电子和纸质档案的管理,并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定,帮助企业逐步实现“无纸化”档案管理目标。

01档案采集

通过影像设备、本地文件、系统接口的方式,全方位采集原始档案资料

02智能识别

结合OCR技术,对银行回单、发票等多种影像资料进行识别,提升管理效率

03发票能力

直接读取OFD/PDF/纸质版发票信息并查验查重及监控发票异常状态,帮助企业规避税务风险

04影像能力

提供统一共享的纸质档案影像采集与存储能力,并支持将该能力集成至前端业务系统

05自动成册

将所属同一张记账凭证的会计原始资料自动成册,并自动校验档案完整性,减轻手工归档工作量

06分类存储

实现记账凭证与原始单据分开存储,并自动建立双方的的索引关系,提升归档效率的同时降低审计风险

07档案借阅

通过电子签章、档案密级、背景水印、借阅模板等配置,充分保障电子档案的存储与借阅安全

08电子库房

通过电子库房以及系统自动生成的条形码,确保电子档案与实物档案的一致性并直观呈现库房情况

三、汇联易档案系统的优势

01更专业的咨询与服务

①精准解读财税政策

②基于客户实际情况进行基础数据梳理及业务流程优化

③首创“会计档案分类存储”解决方案,极大提升会计档案归档效率

④为客户提供高满意度的实施服务

02领先的产品与技术

①高效、领先的“智能匹配、自动成册”解决方案

②链接发票采集查验能力,监控企业发票涉税风险

③高效的影像采集与OCR识别能力,提升档案管理效率

④紧跟新政,迅速迭代档案系统的产品功能

⑤领先的系统集成方案,有效解决数据重复存储

⑥与汇联易自动集成,自动采集档案系统信息,提高数据复用率,降低数据交互成本

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