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必知的4大关键点!规避成长性流程风险,汇联易财务流程的自动化与合规化

必知的4大关键点!规避成长性流程风险,汇联易财务流程的自动化与合规化

公司动态2021年07月09日 185

专家 1
Teresa Wang

曾任埃森哲财务流程经理

现汇联易外企行业费用管理专家

过去两年,随着中美贸易摩擦难以降温以及国内增量市场消失,取而代之的是存量市场的争夺。企业如何在当下环境中,保持稳步成长?业财融合的规范化流程成为主流趋势。如何平衡企业战略目标、业务流程与系统体系,使其成为企业成长机遇呢?

一、企业转型过程的盲区

在市场体量增长疲软和全球疫情影响下,诸多企业聚焦业务方向的发展与转型,而忽视了财务合规的重要性,这给企业在未来扩张的路上留下隐患。很多企业选择以下两个转型方向:

1)尝试发展海外市场,由于国内存量市场竞争激烈,转型投入国际贸易业务;

2)放缓扩张步伐,注重企业产品研发和创新,加快生产线设备升级以提供更好质量产品,避免被市场淘汰。

在转型过程中,大量企业更多的关注降本增效,而忽视财务合规的重要性。据麦肯锡(McKinsey)咨询公司统计,企业倒闭有30%是盈利性破产、60%是成长性破产,而仅有10%是亏损性破产。财务管理及费用合规的重要性远超大家的经验常识。

随着企业的发展,财务合规制度的建设也需要相对应的进行调整和完善。企业为了减少成本有意或者无心的忽视财务合规建设,在未来都会是企业发展的绊脚石。财务合规性不仅仅体现在财务报表的制作,也包括权责划分、审批流程和资金链管理等各个方面,是企业对于财务管理容易忽视的重要领域。

财务合规制度 2

 

二、走出盲区的手电筒

上市公司对于财务合规常设有专门的团队管理,会计事务所对于合规性的审计也不局限于财务报表的真实性,研发支出资本化问题、会计政策与估计、非经常性损益和资产质量等都是审计的重点。恰恰这些都是广大民营企业容易忽视的问题,企业在成长的过程中想要做大做强,相关制度的完善和合规性的自我审查不能缺失。

财务合规性渗透在企业的每个业务流程和职能环节中,近几年较热门的业财融合理念的提出,也在不断推动财务人员,借助专业背景深入到业务流程的各个环节中,从幕后转移至台前。不论从公司组织架构、人员权限管理、业务流程和财务流程的细分,多方面多维度进行合规化管理。国内外的审计机构,同样更加侧重于流程合规、权责分离、风险管控。

合规 3

三、手电筒的各个零件

01信息安全

从企业视角出发,对于常见的一人多岗的情况,要事先制定完整的权责分离的规则和标准,确保职责分离,避免角色冲突。对于员工入职和离职的信息保密和权限管控,要做到定时管理追踪,尤其对离职员工需做到先删除权限,且明确保密义务后,再办理手续,严密监控企业运营过程中的信息安全风险。

加强离职员工的对公业务流转管理,以防业务因员工离职原因造成拖沓、遗漏等疏漏。无论对私报销及对公报账,汇联易可以实现离职员工将在途的单据转交予其他员工的功能,保障员工在企业的最后一笔报销款到账的体面,也规避企业因员工离开导致短时间的业务停滞。

企业也可以通过加强信息化建设完善信息安全管理。如企业在HR系统中将员工调整为离职,通过HR系统与汇联易的集成,汇联易立即收到员工离职的信息,并将该员工的账号停用,告别因多系统未集成或人工控制造成的时间差,规避潜在的业务及费用的风险性。

02审批流程

针对不同业务的审批流程定期进行梳理。企业要结合公司发展战略,定期对关键及主要的业务审批流程进行变更,使之符合企业战略。尤其做好业务流程中的费用支出预算管控,并在申请和支付环节增加高层的审批,筛除不必要的费用花费,帮助企业降本增效。

传统审批模式走线下纸质流程,员工挨个找审批人员签字,由于位置差、时间差,一笔报销可能要跑两三趟。同时,遇到紧急报销事项,如果来不及走审批流程,会出现先付款、后补签字的情况。这种模式不符合标准化流程,存在合规风险。

使用汇联易可大幅缩短报销时间,并确保流程的合规性。费用报销流程在线上完成,员工随时随地申请、借款、报销,领导在手机上查阅单据信息并完成审批。单据支持一键转发至微信,进一步缩短流程耗时,确保付款前费用已合规的走完流程。

将风险管理由“财务人工审核”转变为“系统智能审核”,在执行财经纪律、管控操作风险方面,汇联易有着天然优势。过去,发票审核、预算控制、标准控制等由财务人员在审核单据时人工查看,且无法规避与员工扯皮导致的效率低下问题。

汇联易将企业预算编制、费用标准等录入至系统,员工提单时如遇超支会进行预警,财务人员也在审核时直接查看汇联易的审核结果,以决定后续操作。比如,针对差旅费管理,系统可按部门、职级、城市等设置费用标准,设定超标预警,当实际费用花费超出标准,自动增加审批流程节点,确保审批有依据,流程更灵活,报销更合规。

审批 4

03业务流程

从采购需求创建到供应商比价,从合同签订到款项支付,甚至在这些环节中渗透的财务流程,都是环环相扣地进行合规化管理。以PTP(procure to pay)流程为例,按照供应商资质和业务重要性,制定对应的付款周期,确保企业现金流不提前消耗,不滞后付款。分析所有供应商和员工的平均付款周期,对比产品服务的收款周期,制定合理的支付周期,并对其进行动态管理,避免企业资金链断裂,入不敷出的风险。

企业可通过汇联易对公模块完善业务流程管理,支持在汇联易维护付款日期,到指定时间系统自动生成付款单,财务直接打款。在最优时间打款,更好的管理企业资金流。

04经营管理

从经营管理角度,合规的费用和现金流项目能更准确反映在财务报表中,进而为管理层提供有效的分析依据。

汇联易可以建立费用类型和发票实质与会计科目的映射逻辑,系统自动生成合规且准确的凭证信息。通过对支付项目的划分,明细到每一笔银行付款行项目中。最终,由合规的费用和银行流水组成了标准的资产负债表、利润表和现金流量表。

企业如何在存量市场中积蓄能量,等待时机势如破竹般成长,规范化的业财流程是基石也是跳板。就如同这一场疫情对于企业来说是一场BCP(Business Continuity Plan)的比拼,哪个中断风险的预案做的有效,哪个企业可以尽早复工;而预案薄弱甚至没有预案,只能等待国家的援助,那注定是一个漫长的恢复过程。

而大数据时代,是信息时代。费用合规对于风险的管控,信息安全的保障,将成为新一轮企业没有硝烟的比拼战场。

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