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员工被“看见”——企业费用管理数字化转型中的温情

员工被“看见”——企业费用管理数字化转型中的温情

公司动态2021年09月22日 285

看得见

特别鸣谢

特邀顾问-涂琳

“被看见”是有力量的。根据马斯洛的需求层次结构理论,人在不同的阶段会有不同的需求,从低到高分别是生理需求、安全需求、社会需求、尊重需求、自我实现。

当满足低层次的需求后,人就会追求高一级的需求。在每个人的需求金字塔体系中,不管承不承认,我们内心深处终归是希望自己的声音能够被听到,自己的感受能够被尊重、被在乎。

在当前硬实力角逐激烈的企业竞争中,人才竞争策略、企业文化塑造等软实力也逐渐成为企业长远发展的重要因素。大数据飞速发展的今天,我们也常常听到“被困在算法里的人” “被大数据时代忽略的人群”这样的提醒。数字化、信息化仿佛总是显得不够那么温情,但其实症结点始终在于人,执利刃者,人也。

1、数字化浪潮中

企业的改革温情

数字化浪潮轰轰烈烈,各家企业将数字化转型纷纷提上日程,投入智能化的怀抱,通过加大各类硬件、软件工具的投入,不断降低运营风险和成本,从而提高企业的整体管理水平和持续经营能力。

在推进数字化过程中,企业应充分把握发展步调适配企业当前的经营状况,同时在变革中还应考虑到员工的适应性。以企业的维度来收集单个用户的需求时,员工的声音能够被集中反馈,而后会体现在产品设计中,包括业务场景、功能的升级优化等多个方面。在一般情况下,用户音量越大,其声音更容易被快速地听到。B端产品的优势就在于,它往往比C端产品能够更快地听到用户的声音,让用户感觉到自己的意见是被在乎的。

另外,企业的信息化、数字化改革步伐如何确保不一次性迈得过大,也不迈得太小,这是一个值得思考的问题。其中,如何丈量步伐的大小是一个关键性问题,它不仅是管理层的决策问题,也是项目实际实施落地的管理问题。

就财务费用管理领域而言,前期决策敲定项目模块的大致范围,实施细则需在实际落地时于边界范围内进行细节上的描摹与填充。论及改革步伐的上限,应是企业信息化、数字化可接受程度的下限;而其下限,则是普通员工真实操作可接受的上限。在这个区间范围内,信息化、数字化转型应是有力度而不失温和的。

处于激烈竞争中的企业,其内在信息化需求和期望是难以放低的,所以如若能够使费用管理的实施细节不断细化,使之不断逼近普通用户操作可接受的上限,那么电子化报销的执行也更能稳步前行,而不是简单的一刀切。

以财务数字化中费控系统上线为例,具体的实际场景中应如何落地“改革的温情”。

2、财务数字化转型实例

落实改革“温情”

就以费控报销系统的上线来说,费用报销系统的主要使用人群是员工,其中的重点模块是员工差旅报销与车辆费用等对私报销。

案例一:制造行业A企业

在费控报销系统上线之前,该企业一直采用纸质单据报销模式。员工在报销之前填写纸质Excel,后经由各管理者及财务签字批准。员工报销时填写Excel细节较多,比如在报销差旅时,除了填写具体行程、各行程费用金额之外,姓名、联系电话、部门职位等基本信息也要填写,填写完成之后再进行手动汇总。

2021年7月在正式上线费控报销系统之前,该企业就对员工在新报销系统的适应性和应用上下足了功夫。在实际落地过程中,单就员工报销部分,该公司几乎将员工在使用过程中遇到的问题都进行了细致的考虑。在系统已经搭建完毕的情况下,该企业又用了几乎一整月的时间对员工操作的各个细节都进行了详细的验证和调整,以期既满足流程电子化、规范化,也在习惯上适当贴合员工线下使用习惯。

案例二:金融行业B企业

移动报销APP上线之前,该企业一直采用线上OA系统进行提报报销。员工在报销之前先得在OA系统提报申请,之后会由管理者审批,财务确认。长期在外跑业务的员工,一方面申报流程漫长繁琐,自行垫资较多;另外一方面还得手动保存发票、贴发票,可能存在遗失票据、票据过期等导致不能报销的情况,这在一定程度上影响到了业务员的效率和工作幸福感。

今年6月,该企业在自身信息化基础上应用专业的报销软件,来替换传统本地的OA报销方式。该企业在员工报销体验和企业数字化转型之间找寻一个平衡点,实现了报销的精细化管理,从事前报销审批、标准制定,到事中审批的透明便捷。只需安装一个APP,员工就可以随时随地的记账和报销,享受到便捷的审批体验。

在中国十四个五年规划和2035年远景目标纲要中明确提出“加快数字化发展” “建设数字中国”的当下,财务数字化变革越来越重要。企业要想真正实现财务数字化转型,一是要将数字化作为管理思维不断落实在具体事务中;二是要真正站在用户的立场思考问题,从细节入手,深入用户场景提升用户体验,探索出适合自家的转型方案。

3、员工体验与财务革新成果

鱼与熊掌,皆可兼得

汇联易在实施之前通过深入调研分析发现,企业员工报销体验方面主要围绕四大场景产生痛点:登陆方式 、票据填单、费用录入以及流程审批。故汇联易和企业都于改革实施中下足了功夫,以期给员工提供便捷的体验,也为财务后期流程的优化与管理数据的获取奠定基础。

1)打通多个系统账号,实现统一登录

使用汇联易APP+WEB的方式替换传统本地旧的报销方式,员工无需填写纸质单据,直接实现统一登录、统一消息。

整个费用体系可直接嵌入公司原有的财务系统或者人事系统,公司减少人工多次维护系统的繁琐,真正做到报销业务与财务系统统一记账,加快业财一体化流程建设。

2)完善费用填写细节,提高费用录入质量

汇联易站在员工填单角度进行预设,将各项费用的使用名称和描述进行调整。根据部门实际使用费用将项目权限进行划分,汇联易将费用大类名称与项目费用明细描述设置为可选,比如在填单时可选择当前打车费用是属于日常项目还是差旅大类,这样缩小了员工选择范围,员工可直接定位费用类型。

3)审核表单电子化,审批流程移动化

表单在原纸质单据的基础上进行电子化改进,无需重复填写基本信息,同时又满足了单据的充分填写。

审批流程上,移动报销系统会以固定的流程来进行审批流判断。同时,在标准化流程的基础上,尽可能兼顾到公司内各部门的个性化审批流程。

4)费用标准与发票校验前置,加速审批流转

将费用标准、发票查重验真等合规性校验步骤前置,较之线下填单大大提高了员工的报销体验,减小财务审核压力。同时,超费用标准的报销单,员工在超费用标准的维度填写理由,可快速在审批端被查看,并在审批审核留存记录,方便审计查询。

前端填写的便捷、后端审批的流畅,优化了员工的报销习惯,既有利于员工的快速适应,也使财务人员在保留原有工作习惯的基础上进行优化。基于提高员工报销体验、友好化操作,企业不仅满足了员工需求、降低了财务风险,还完备了费用数据、提高了工作效率,可谓一石四鸟之计。

企业的发展本质是人才的竞争,依赖于企业内部每个人和每个部门的通力合作,一套简单智能的管理体系,让资源和效率流转在企业发展的每个环节。综上,在企业数字化变革中,员工的温情体验和企业的革新成果可同时兼顾,鱼与熊掌,亦可兼得。

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