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发票全面电子化,如何进行合规高效的电子会计凭证归档管理?

发票全面电子化,如何进行合规高效的电子会计凭证归档管理?

公司动态2022年02月18日 3,063

特别鸣谢

汇联易创新中心高级咨询顾问-韦聪

2021年11月30日,上海市税务局、广东省税务局、内蒙古自治区税务局陆续发布《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》以及公告解读;在即将到来的全面数字化电子发票时代(详细请查看#全面数字化电子发票),全电发票将极大推进增专票电子化进程,可预见未来2年内,企业接收的增专票电子发票将超过50%;增普电子发票超过80%;这么多的电子发票如何保管?如何推进电子归档单轨制?

在政策层面,本次发布的全电发票公告解读明确要求:“纳税人在开具和取得电子发票报销入账归档的,应当按照财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号,以下简称《财会6号文》)和《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号,以下简称《79号令》)的相关规定执行”。

其中关键政策要求摘录如下:

🔷《财会6号文》第三条、第五条规定:仅使用电子发票进行报销入账归档的,可不再另以纸质形式保存。

🔷《财会6号文》第四条规定:单位以电子发票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存电子发票原件。

🔷《财会6号文》公告解读:提出电⼦会计凭证电⼦化单轨制报销⼊账归档全流程电⼦化的要求;

🔷《79号令》第八条规定:单位在归档电子发票时,需建立电子发票与其相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

1、面对以上政策规定

企业电子发票归档会面临哪些新的挑战?

挑战一

财务归档时,电子发票原件必须保存

我们知道传统的电子发票归档流程为员工获取到电子发票后,打印电子发票,并将电子发票的纸质打印件粘贴在报销单后交给财务,财务人员收到后,将凭证与报销单进行匹配、装订和入库,很多企业仍存在未保存电子发票原件的合规性问题。《财会6号文》发布后,企业必须高度重视,并尽快采取解决措施。

挑战二

既有电子发票,又有纸质发票,如何有效管理?

虽然国家政策大力推行发票全面电子化改革,但现阶段企业仍然会收到大量纸质发票,我们正处于“纸电混合”的特殊时期,如何进行电子发票和纸质发票的联动管理,并同时满足《79号令》关于建立纸电资料检索关系的合规性要求,成为企业面临的第二大挑战。

挑战三

电子发票应当如何安全高效查阅?

在传统归档模式下,企业在应对内、外部审计过程中,财务人员需耗费大量时间去库房翻找凭证,导致应对审计效率低,会计档案的借阅安全性无法有效保障。如何安全高效地查阅会计凭证成为企业面临的又一大挑战。

针对企业在电子发票归档面临的全新挑战,企业应尽快建立并完善电子发票等电子会计凭证管理制度与系统,积极推进“电子归档单轨制”。做好并遵从财会【2020】6号文等政策合规性要求,改变仅将电子发票打印件作为唯一入账依据的做法,建立完善的电子会计资料管理制度,构建电子会计档案管理系统等工具,妥善保管电子会计资料原件。同时,电子发票及电子会计档案的推进,也为企业数字化发展带来了新的机遇。企业要以新政策为契机,积极推进会计档案无纸化,大幅降低耗材、仓储等成本,让会计工作更经济,更环保;要以电子归档单轨制为目标,重构并优化会计档案管理流程,大幅降低人工成本,实现降本增效目标。

汇联易“e档案”系统,帮助企业构建合规、高效、智能、共享的新一代档案管理系统,助力企业推进会计档案无纸化进程,有效应对全电发票时代电子发票等会计凭证合规性管理要求;同时,在行业内首创 “智能匹配、分类存储”与“在线审计”两大创新方案,大幅降低 90% 以上凭证整理装订工作,并降低80%以上内外部审计与合规应对人天;通过采用 “全面电子化影像借阅模式”, 提升90%以上档案查阅效率。

2、E档案助力电子凭证归档

提供更加合规、高效的解决方案

#01 会计档案归集

e档案支持对多来源资料进行归集,支持电子发票、财务凭证、报销单、电子银行回单等有系统支撑的会计资料通过系统接口直接归集,也支持手工台账、纸质银行回单、纸质发票等无系统支撑的会计资料通过OCR扫描或手工上传的方式归集。对于已归集的会计资料,e档案还会对其进行“四性检测”,确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性,助力企业高效合规管理档案。

#02 会计档案成册

传统档案整理工作繁琐,企业需花费大量人天进行打印、凭证和原始单据匹配、凭证装订的工作,e档案在行业内首创“智能匹配、自动成册”解决方案,自动采集电子索引信息,实现关联会计档案自动成册,缩减90%以上人天。该解决方案将档案匹配工作前置到前端业务流程中,可实现财务月结后电子会计档案的T+0归档。

#03 会计档案入库

虽然国家政策鼓励企业推动会计凭证电子化、无纸化,但现阶段仍有大量纸质单据需要处理,针对当下“纸电混合”的特殊时期,e档案在行业内首次提出“分类存储”解决方案,免去凭证装订工作,大幅提升归档效率,同时还可以通过扫码枪、微信小程序进行纸质档案快速装盒、上架和库位调整,并清晰记录纸质档案存放位置,方便企业调阅纸质档案。同时,e档案会自动建立电子会计档案与其相关联纸质会计档案的检索关系,满足财政部、国家档案管理局《79号令》的合规要求。

#04 会计档案调阅

e档案提供多种档案调阅模式,支持在企业内全面推行电子化影像查阅,提高查阅效率与安全性。在e档案系统中可以基于安全性考虑进行不同调阅模板配置并对员工授权,权限内资料可在线直查直阅,对于授权外资料,也可通过在线借阅申请,通过审批后,可实现电子或纸质资料的直接在线查看,并支持查阅链接有效期和自定义添加水印等安全性管理。也可以在业务系统中直接调阅e档案相关影像资料,无需单独登陆e档案系统,如:在ERP总账模块,可在查看凭证时,直接点击查看档案。
企业在应对内、外部审计过程中需耗费大量人天查找凭证,导致应对审计效率低。基于档案检索难、借阅难的问题,e档案在行业内首创“在线审计”解决方案,依托灵活的“证据链”配置与自查询功能,帮助企业构建合规高效的“在线审计”能力,有效应对审计穿行测试、税局函调、单证备案等多场景档案查阅需求,实现通过索引字段直接调阅相关联会计档案,免去传统人工在库房中翻找会计档案的工作,大幅提升档案查阅效率。

在线审计应用场景举例 1

图1:在线审计应用场景举例

发票全面电子化背景下,汇联易帮助企业积极应对会计资料归档难题,通过专业的政策解读与领先的解决方案,重构会计资料归档流程,帮助企业规避新政带来的合规风险,降本增效。

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