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纸质档案、电子档案,如何实现数字化管理?

纸质档案、电子档案,如何实现数字化管理?

公司动态2022年05月18日 517

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21世纪的中国,双碳目标、绿色经济的国家战略指导着各类行业政策,在财会领域,自2015年12月国家档案局下发79号令,明确了符合规定的电子会计资料可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

2020年3月,财政部与档案局联合,发布了6号令,明确指出,以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存该纸质件的电子会计凭证。两则文件的颁布表明,国家正在不遗余力的推动会计档案管理快速向电子化、无纸化迈进。

在电子化国家政策大趋势下,电子档案管理系统成为企业必需品。那么一套能够有效应对电子档案管理的系统应该具备哪些功能,直击企业哪些痛点问题呢?

汇联易E档案系统,具有4个绝对优势功能,解决企业面临难点问题。

1、自动化归集企业中各类档案数据

尤其是会计凭证类档案数据

汇联易E档案系统支持对多来源资料进行归集,支持电子发票、财务凭证、报销单、电子银行回单等有系统支撑的会计资料通过系统接口直接归集,也支持手工台账、纸质银行回单、纸质发票等无系统支撑的会计资料通过OCR扫描或手工上传的方式归集。

对于已归集的会计资料,E档案还会对其进行“四性检测”,确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性,助力企业高效合规管理档案。

2、关联会计档案,自动匹配成册

传统档案整理工作繁琐,企业需花费大量人天进行打印、凭证和原始单据匹配、凭证装订的工作,E档案在行业内首创“智能匹配、自动成册”解决方案,自动采集电子索引信息,实现关联会计档案自动成册,缩减90%以上人天。

该解决方案将档案匹配工作前置到前端业务流程中,可实现财务月结后电子会计档案的T+0归档。

3、纸质档案线上存档

与线下库房一一匹配,查找方便

虽然国家政策鼓励企业推动会计凭证电子化、无纸化,但现阶段仍有大量纸质单据需要处理,针对当下“纸电混合”的特殊时期,E档案在行业内首次提出“分类存储”解决方案,免去凭证装订工作,大幅提升归档效率,同时还可以通过扫码枪、微信小程序进行纸质档案快速装盒、上架和库位调整,并清晰记录纸质档案存放位置,方便企业调阅纸质档案。

同时,E档案会自动建立电子会计档案与其相关联纸质会计档案的检索关系,满足财政部、国家档案管理局《79号令》的合规要求。

4、线上档案调阅,快捷高效

汇联易E档案提供多种档案调阅模式,支持在企业内全面推行电子化影像查阅,提高查阅效率与安全性。在E档案系统中可以基于安全性考虑进行不同调阅模板配置并对员工授权,权限内资料可在线直查直阅,对于授权外资料,也可通过在线借阅申请,通过审批后,可实现电子或纸质资料的直接在线查看,并支持查阅链接有效期和自定义添加水印等安全性管理。

也可以在业务系统中直接调阅E档案相关影像资料,无需单独登陆E档案系统,如:在ERP总账模块,可在查看凭证时,直接点击查看档案。

汇联易电子档案管理系统用四个绝对优势,帮助企业解决数字化转型过程中面临的亟待解决问题:

针对政策应对来讲:E档案在档案归档的合规性上满足了国家税务局、档案局以及财政部的要求,规避了不必要的风险;

针对企业财务来讲:E档案帮助企业建立了统一的电子化档案管理中心,实现了档案全生命周期的管理;

针对企业成本控制来讲:E档案帮助企业实现了真正的档案无纸化,在国家政策条件满足的情况下,实现了电子凭证免打印、免匹配、免装订,大大节省了各部门档案管理员的工作,同时也节省了大量企业费用成本。

汇联易电子档案管理系统,深挖国家政策,基于企业发展需求,帮助企业实现数字化、无纸化,大量节省企业成本;同时还能减少财务人员及档案管理人员工作量,让工作更智能,更简洁,实在是企业发展必备良品。

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