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勇于尝试,因地制宜 | 一套系统解决快消行业差旅费用管控难题

勇于尝试,因地制宜 | 一套系统解决快消行业差旅费用管控难题

公司动态2022年05月25日 334

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特别鸣谢

汇联易行业生态团队

世界500强客户B是全球领先的酿酒制造商,成立至今已经发展成为了全球第三大消费品公司,受到了消费市场的广泛好评,2009年《财富》杂志评选其为“全球饮料行业最受尊重企业”之一。

但当客户B企业进入中国市场后发现,由于中国现阶段国情及独特的发票市场,国内业务极其复杂,使用全球统一的工具无法达成相关需求。

一、错误尝试,无法满足企业需求

2018年,B企业在中国市场快速发展,为了满足多元的费用管理需求,尝试使用了由全球总部推广统一使用的某Global厂商提供的费控软件,但是由于国内的差旅制度、发票规则十分复杂,国家管控要求独特等原因,该Global厂商提供的软件无法达到国内的使用需求,不能为业务人员、财务审核人员带来实在的好处,反倒增加工作量和学习时间,最终没能实现上线目标,中途夭折。

二、明晰现状,找到企业面临挑战

尝试全球统一Global厂商费控软件无法完成费控目标后,B企业的差旅费控场景呈现了明显的“系统割裂问题”,BPM、TMC、企业微信等各自为政,员工处理报销等业务需要很多应用软件才能完成:

1)长期使用BPM系统处理差旅申请、报销等核心流程;

2)单独TMC系统处理机票酒店订单等,多系统分散处理差旅流程的问题,同时,从合规性角度出发,每年招标TMC来保证差旅费用最优化;

3)在疫情居家等背景下,企业希望实现整合,用企业微信作为员工全部工作流程的门户,推动移动办公流程。

4)经过梳理,也明确了相对应的“员工体验和效率问题”:

5)员工有上万人,发票量单据量很大,机票酒店餐饮作为消费场景的大头;

6)员工纸质发票手工录入、电子发票需要打印及贴票,工作量大且没有意义;

7)财务需要手工审核发票和费用合规性,工作量极大且准确率不高;审核过程中出现问题时,异常点沟通不通畅,耗时耗力,隐形成本增加;

8)财务审核工作量大,原本的抽检没有明确的理由,无差别抽检,存在风险;

9)员工无差别报销,混乱且量大,无法快速响应员工需求,降低员工积极性;

三、最佳候选,达成目标解决难题

为了解决B企业在费控方面所面临的挑战,公司积极选型,试图在中国市场上找到一款便捷高效,完全贴合中国市场的费控报销软件。在多方询问和比较后,汇联易成为了最佳候人,轻松解决B企业数字化转型难题。

通过使用汇联易,B企业达成了如下目标:

首先,完成了系统集成性,数据连通,体验一体化:将企业微信门户、差旅平台和汇联易APP进行打通,给员工一体化的体验,同时连接Global SAP系统,形成自动生成凭证。

打通门户 2

其次,完成了体验的优化升级:

优化升级 3

1)使用机票酒店用车餐饮等多种消费场景带来发票数量的大幅度减少发票;

2)对于不得不使用发票的场景,电子发票使用微信支付宝或邮箱导入的形式,纸质发票使用“OCR+发票袋+卷票机”的方案进行自动化的录入、高效的整理寄送和自动的审核,大大提升员工体验;

3)领导审批直接通过企业微信平台进行审批,随时随地高效快捷;

4)财务的审核要点费用合规性和发票合规性均可以在提交报销单据的节点审核完成;特别是B企业作为世界五百强企业,预算管理模型的精细化要求,均可通过“预算管理”模块进行有效落地;

5)使用信用报销解决方案,降低抽检风险,提升员工报销合规积极性;

6)使用费用分析图表,随时随地查看费用情况;

汇联易专注费用管理领域,为企业数字化转型提供支持。针对快消品行业,汇联易打通其他商务系统接口,从预算管控、合同付款以及全流程的优化着手,实现了降低成本,提升企业费用管控能力。

汇联易,让费用管理更容易!

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