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浙江省重磅解读,记账凭证不用再打印了!

浙江省重磅解读,记账凭证不用再打印了!

公司动态2022年06月16日 256

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为了应对纸制归档单轨制向电子归档单轨制转变,国家相关部门相继发布《会计档案管理办法(第79号令)》、《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知(财会C2020]6号)》,对电子会计档案归档工作提出进一步合规管理要求。

2021年11月8日,浙江省档案局、省财政厅联合制定了《浙江省电子会计凭证归档业务指引(试行)》。面对政策优化,企业要积极应对,享受政策变更后带来的红利。汇联易针对目前电子档案系统建设过程中财务人员最具疑问的几个点进行了解答:

问题一

财务记账凭证太多了,匹配打印归档耗时费力!是否可以仅保存电子档案?

解读

《浙江省电子会计凭证归档业务指引(试行)》:4.1电子记账凭证的归档材料应内容完整、要素齐全,格式符合国家有关法律法规的规定。归档时文件材料推荐采用 “记账凭证”命名,以OFD、PDF等符合国家长期保存要求的存储格式保存。

应对

浙江省新版归档指引,首次明确“记账凭证”支持“以OFD、PDF等符合国家长期保存要求的存储格式保存”。企业财务无需犹豫,应尽快推进电子记账凭证归档,更经济,更环保,降本增效

汇联易e档案系统可接收OFD,PDF等符合国家要求的格式,并可在线解析预览;同时,对于同一卷册或相关联归档材料,e档案系统提供“自动匹配”功能,实现自动组合在同一PDF中,进行离线查阅。(如图)

收款凭证 2

问题二

由于ERP系统开发复杂,是否可以由档案系统直接生成记账凭证PDF版式文件?

解读

《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79号)第八条

“(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”;

基于国家《会计档案管理办法》要求,记账凭证电子版式文件必须由前端会计核算系统生成,输出符合国家标准归档格式,以OFD、PDF等符合国家要求的格式保存。

应对

基于合规性要求,建议版式文件由ERP会计核算系统生成并传送档案系统归档;汇联易e档案系统可通过接口接收OFD、PDF等格式的归档资料,并且对于常用的财务会计核算系统提供快速对接插件(如:SAP、用友等),帮助企业实现更低成本、更高效率对接ERP。

问题三

如何建设电子档案系统才能符合《电子档案管理系统通用功能要求》?

解读

系统应符合《电子档案管理系统通用功能要求》(GB /T 39784 – 2021 ),包含收集、整理、保管、利用、统计、系统管理等功能。(如图)

电子档案管理系统通用功能要求 3

(电子会计凭证归档处理流程示意图)

应对

1、会计档案归集

e档案支持对多来源资料进行归集,支持电子发票、财务凭证、报销单、电子银行回单等有系统支撑的会计资料通过系统接口直接归集,也支持手工台账、纸质银行回单、纸质发票等无系统支撑的会计资料通过OCR扫描或手工上传的方式归集。对于已归集的会计资料,e档案还会对其进行“四性检测”,确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性,助力企业高效合规管理档案。

2、会计档案成册

传统档案整理工作繁琐,企业需花费大量人天进行打印、凭证和原始单据匹配、凭证装订的工作,e档案在行业内首创“智能匹配、自动成册”解决方案,自动采集电子索引信息,实现关联会计档案自动成册,缩减90%以上人天。该解决方案将档案匹配工作前置到前端业务流程中,可实现财务月结后电子会计档案的T+0归档。

3、会计档案入库

虽然国家政策鼓励企业推动会计凭证电子化、无纸化,但现阶段仍有大量纸质单据需要处理,针对当下“纸电混合”的特殊时期,e档案在行业内首次提出“分类存储”解决方案,免去凭证装订工作,大幅提升归档效率,同时还可以通过扫码枪、微信小程序进行纸质档案快速装盒、上架和库位调整,并清晰记录纸质档案存放位置,方便企业调阅纸质档案。同时,e档案会自动建立电子会计档案与其相关联纸质会计档案的检索关系,满足财政部、国家档案管理局《79号令》的合规要求。

4、会计档案调阅

e档案提供多种档案调阅模式,支持在企业内全面推行电子化影像查阅,提高查阅效率与安全性。在e档案系统中可以基于安全性考虑进行不同调阅模板配置并对员工授权,权限内资料可在线直查直阅,对于授权外资料,也可通过在线借阅申请,通过审批后,可实现电子或纸质资料的直接在线查看,并支持查阅链接有效期和自定义添加水印等安全性管理。也可以在业务系统中直接调阅e档案相关影像资料,无需单独登录e档案系统,如:在ERP总账模块,可在查看凭证时,直接点击查看档案。

企业在应对内、外部审计过程中需耗费大量人天查找凭证,导致应对审计效率低。基于档案检索难、借阅难的问题,e档案在行业内首创“在线审计”解决方案,依托灵活的“证据链”配置与自查询功能,帮助企业构建合规高效的“在线审计”能力,有效应对审计穿行测试、税局函调、单证备案等多场景档案查阅需求,实现通过索引字段直接调阅相关联会计档案,免去传统人工在库房中翻找会计档案的工作,大幅提升档案查阅效率。

穿行测试形成证据链 4

(穿行测试形成证据链)

发票轮询监控 5

(发票轮询监控)

发票全面电子化背景下,汇联易帮助企业积极应对会计资料归档难题,通过专业的政策解读与领先的解决方案,重构会计资料归档流程,帮助企业规避新政带来的合规风险,降本增效。

问题四

什么样的电子原始凭证才能符合要求?

解读

《浙江省电子会计凭证归档业务指引(试行)》

4.2.1 电子原始凭证经查验合法、真实、未被篡改、未被 重复入账。单位从外部接收的电子原始凭证附有可靠电子签名。

4.2.2 电子原始凭证应内容完整、要素齐全,相关附件材料齐全完整。

应对

汇联易e档案系统可以通过验签、文件格式解码等方式对发票、合同等归档材料校验是否是原件,同时档案内完整性校验功能可通过归档材料分类、是否必填字段、附件分类对材料进行元数据完整性、附件材料完整性进行检查。

问题五

员工除了从第三方获取进项发票,是否有统一的平台进行下载?

解答

《浙江省电子会计凭证归档业务指引(试行)》指明,浙江省内注册单位可从浙江省电子发票(票据)综合服务平台下载全国各单位开具给本单位、以及本单位开具给全国各单位的所有税务电子发票和财政电子票据。电子发票(票据)作为外部电子原始凭证重要组成部分,结合浙江实际,可作如下处理:

电子发票(票据)可通过浙江省电子发票(票据)综合服务平台获取,获取形式为加载电子签名的发票(票据)全票面信息结构化数据,及由平台统一提供的电子凭证版式文件一并归档。

应对

e档案系统通过与浙江省电子发票(票据)综合服务平台对接,极大提高了报销人员对于发票的获取效率,同时杜绝了假票等情况的出现。

问题六

档案影像资料按PDF与OFD格式保存,元数据如何保存呢?

解答

《浙江省电子会计凭证归档业务指引(试行)》中指出,企业单位应结合实际制定电子会计凭证元数据方案,元数据信息记录了电子会计凭证归档的基本信息,应以XML、XBRL格式文档保存。

应对

汇联易e档案系统可将导入或系统对接入系统的元数据转换成XML格式文档保存。

汇联易e档案系统,全方位管控,简化档案管理程序,优化档案查询存储工作,在帮助企业进行档案存储的同时,利用系统优势将档案数据加以利用,帮助企业构建合规、高效、智能、共享的新一代档案管理系统,助力企业推进会计档案无纸化进程,有效应对全电发票时代电子发票等会计凭证合规性管理要求;同时,利用“智能匹配、分类存储”与“在线审计”两大行业内创新方案,降低80%以上内外部审计与合规应对人天,提升90%以上档案查阅效率。

内部优化是企业强劲发展的重要力量,财务工作更是优化的重中之重,聪明如你,快来了解一下吧!

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