CFO易论+，2018财菁会【长沙站】 | 商旅费控专家苏鹏德演讲实录
2018-05-24
4月20日，“CFO 2018财菁会”长沙站于中国城戴斯酒店成功举办。汇联易商旅费控专家苏鹏德先生受邀出席活动现场。
针对新形势下的费用报销管理变革为我们做了分享，强调财务如何更多地转向管理会计，利用技术辅助逐渐转变为其他部门的合作伙伴。以下是演讲全文：
实际上费用这个事情一直是我们财务整个管理过程中非常重要的一个地方，包括像我们个人报销费用，差旅费用等等，这些实际上是目前统计下来公司里面费用类型里面非常重要的一个可控成本，但是这件事情的做法其实是非常痛苦的，因为个人报销的费用也好，差旅费用也好有些特点，比如他每一笔的金额都是非常小的，但是发生的频度是非常高的，所以有些公司为了解决这件不太增值的事情要安排非常多的人做这些非常低效的事情，我上一次跟张总探讨一个问题，他认为现在财务不做核算会计，更多应该转向管理会计，怎么给老板做一些建议，给一些服务支持，逐渐转变为我是一个其他部门的合作伙伴，就像刚刚杨总讲到的，和我们其他同事，其他部门之间一定要有合作精神，但是实际上费用报销这件事情往往是我们和其他部门之间产生矛盾最大的一件事，因为我们财务在这件事情上，一方面老板希望我们当一个黑猫警长，但一方面其实我们很多的信息都是滞后的，没有好的工具，没有好的一些方法去做到这件事情，那么我们来看一下传统的方式下面，我们怎么样做这件事情，实际上在传统模式下，一个月是比较快的，甚至有些老板说一个月太快了，给我放到两个月，这让我们与其他同事之间产生大的矛盾。为什么？因为我觉得报销这件事情，可能在过去的技术条件下面是必须要做的一件事情，因为我经常出差，所以我老婆就管不了我的人，就会管我的钱，每个月2000块钱，一个月时间我就断粮了，所以这件事情是很多员工都很烦的事。在整个公司管理方面，我们也投入了很多低效的时间，人力等等。
具体我们来看看这一个月大家会做什么事情。第一件事情申请，我可能在OA上面纸质去申请，也许我的老板，老板的老板压根不来办公室，这个申请也没有用，我依然要在携程上订票，所以申请不申请没关系，因为当我出差回来的时候，我一定会想到一个合理的说法，但实际情况没有人知道。我们老板希望财务做什么事情，他这个出差是不是有用的。我打车可能出租车司机说没有发票了，我这时候很痛苦，很纠结，因为我只有2000块钱零花钱，司机说你不要找我麻烦，这些发票给你用吧，这些发票和实际完全不一样。老板希望你去帮我盯每一张发票，有没有数据来证明？非常麻烦，所以黑猫警长式的做法很头疼。等整个事情做完了更麻烦，贴一大堆发票，盯着去看发票，我有一次走进原来做报销同事的办公室，我就觉得一定要好好贴，因为他那一屋子的发票，太痛苦了，等发票全部看完了，满足了老板对黑猫警长的要求之后，大家都很累了，还要审计，再支付过来。
实际上在整个过程当中，很多人都不满意，前面出差的人，你还要一笔笔来问我 怎么回事。第二，财务的同事每天干的事情就是来看发票，挺痛苦的。第三件事情，我们老板规定了，他也不一定满意，你是不是有放水？这些痛苦怎么产生的？很简单，其实报销的产生就是因为企业内部标准和企业外部气息之间是断开的，无非就是这样一件事情，所以整个过程当中，单据以及费用还有信息导致整个环节都很低效。
现在我们一些新的技术都在不断进行发展，我们是不是考虑用技术从一个月变到一个星期，有可能吗？其实很多企业都已经做到了，怎么做呢？讲一些新技术的趋势。像现在整个的信息化应用其实已经很发达了，我们国内的移动应用比国外发展很多，我们现在都有手机这种终端，我们可以利用这种终端做很多事情。第二个是国内消费场景在线化，就是以TFC差旅管理非常多，包括机票、酒店、吃饭、办公用品，做团建开会都有在线资源，这些资源有一个很重要的特点，打破空间的限制，就可以做到刚刚讲到的，怎么样把企业未来场景信息拿到企业内部来做。第三，我们国家也在不断发生变化，不断向社会上的企业个人提供所谓的KPI，发票方面开放一些接口，比如电子发票的发展，另外就是大家讲的新潮的词，比如机器人，比如智能，如果我有这些数据，规则是不是可以交给财务自动化的程序去解决？做到了这些事情，可以解放我们很多原来财务去做的既费事，又不讨好的事情。黑猫警长最好就交给冷冰冰的机器来做。
第一件事情就是手机，智能手机我想在座的每一个人应该都有一台，实际上大家会想想我现在有移动办公，拿微信跟同事去沟通，其实这个已经非常low了，因为这件事情太简单了，实质上智能手机，智能办公设备本身带了非常多的技术属性，你要用起来非常方便。给大家举一个非常简单的例子，我走访一个日本企业，日本企业管理非常精细，打车或者自己要开车出去为公司办事，公司会给你补贴，如果没有补贴，会给你里程，你开始之前拍照，结束拍一个照片。实际上我们的手机是有定位系统的，他出发的时候获取信息，到达的时候再获取信息，自动加上一些标准计算出来里程应该给多少，这就是移动的场景，其实可应用的地方非常多，用这些我们来做这种标准，做场外信息的校验更好。
再讲到TMC的问题，很多场景都有在线的资源，利用这些在线资源你可以把发票校验的事情变成订单式操作，比如我一开始做消费的时候就可以植入进去，你没有办法定超标的酒店，原来是一定要看发票，这种事情他一定会告诉你有一万个理由，为什么不前置呢？这是第一件事情。第二件事情，我们把订单整个都整合起来，就不需要那么多发票了，因为把报销变成一个对公的采购，一张发票就可以了，证件事情变得非常简单。这是TMC。当然我们国内的发展很迅速，国外大家都还在用信用卡这个时代，信用卡很多是不准的。
第三个是发票的问题，这个应该是在座财务的同事最头痛的事，国家也在不断变化，以前的发票写一个公司简称都可以，现在发票有很多种类型，有电子发票，有普票，有专票。我走访一个企业，他们管理电子发票的形式挺累的，就拿一个Excel表查一遍，看有没有重复。现在社会化的资源在微信里面就可以看发票，我们可以用这种系统的技术去给微信的发票下一个指令说，这个发票已经用过了，他就不可再选到这张发票。增值税要去验证，传统的做法是到税务局不断查，而且现在这种背景下面，你要做到老板的要求就要每一张去查，这样太低效了。现在查验的API接口，你可以接起来，自动把发票做了查验，这些技术我们都可以用起来，解决我们企业的问题，真正解放我们财务低效的劳动力，去做一些更加增值的事情。
再讲讲所谓的财务机器人，财务在很多管控方面无非是管一些规则管规则系统可能比人要管得更好，要更符合我们管控的要求。这个时候其实你可以把一些规则植入到系统当中，不满足标准的时候自动退单，而不是由人员再去做。
接着讲模式颠覆，做到一个小时发放，因为技术无非就是把流程电子化，还是没有改变我们原来管的方式，是不是有一种方式做到引导？现在有一家企业叫滴滴，正在滴滴正在和美团打来打去，滴滴已经做到一个小时报销，它引用了信用的概念，这个信用它是根据员工基本的信息，算出一个值，你只要报销，我就马上可以发放一定的金额，而且过往违规的事情，交发票交得很晚的现象都会影响你的信用值，他会在行为当中不断合规，你就从管的方式变成引导的方式，是由员工自动去执行的。
针对新形势下的费用报销管理变革为我们做了分享，强调财务如何更多地转向管理会计，利用技术辅助逐渐转变为其他部门的合作伙伴。以下是演讲全文：
实际上费用这个事情一直是我们财务整个管理过程中非常重要的一个地方，包括像我们个人报销费用，差旅费用等等，这些实际上是目前统计下来公司里面费用类型里面非常重要的一个可控成本，但是这件事情的做法其实是非常痛苦的，因为个人报销的费用也好，差旅费用也好有些特点，比如他每一笔的金额都是非常小的，但是发生的频度是非常高的，所以有些公司为了解决这件不太增值的事情要安排非常多的人做这些非常低效的事情，我上一次跟张总探讨一个问题，他认为现在财务不做核算会计，更多应该转向管理会计，怎么给老板做一些建议，给一些服务支持，逐渐转变为我是一个其他部门的合作伙伴，就像刚刚杨总讲到的，和我们其他同事，其他部门之间一定要有合作精神，但是实际上费用报销这件事情往往是我们和其他部门之间产生矛盾最大的一件事，因为我们财务在这件事情上，一方面老板希望我们当一个黑猫警长，但一方面其实我们很多的信息都是滞后的，没有好的工具，没有好的一些方法去做到这件事情，那么我们来看一下传统的方式下面，我们怎么样做这件事情，实际上在传统模式下，一个月是比较快的，甚至有些老板说一个月太快了，给我放到两个月，这让我们与其他同事之间产生大的矛盾。为什么？因为我觉得报销这件事情，可能在过去的技术条件下面是必须要做的一件事情，因为我经常出差，所以我老婆就管不了我的人，就会管我的钱，每个月2000块钱，一个月时间我就断粮了，所以这件事情是很多员工都很烦的事。在整个公司管理方面，我们也投入了很多低效的时间，人力等等。
具体我们来看看这一个月大家会做什么事情。第一件事情申请，我可能在OA上面纸质去申请，也许我的老板，老板的老板压根不来办公室，这个申请也没有用，我依然要在携程上订票，所以申请不申请没关系，因为当我出差回来的时候，我一定会想到一个合理的说法，但实际情况没有人知道。我们老板希望财务做什么事情，他这个出差是不是有用的。我打车可能出租车司机说没有发票了，我这时候很痛苦，很纠结，因为我只有2000块钱零花钱，司机说你不要找我麻烦，这些发票给你用吧，这些发票和实际完全不一样。老板希望你去帮我盯每一张发票，有没有数据来证明？非常麻烦，所以黑猫警长式的做法很头疼。等整个事情做完了更麻烦，贴一大堆发票，盯着去看发票，我有一次走进原来做报销同事的办公室，我就觉得一定要好好贴，因为他那一屋子的发票，太痛苦了，等发票全部看完了，满足了老板对黑猫警长的要求之后，大家都很累了，还要审计，再支付过来。
实际上在整个过程当中，很多人都不满意，前面出差的人，你还要一笔笔来问我 怎么回事。第二，财务的同事每天干的事情就是来看发票，挺痛苦的。第三件事情，我们老板规定了，他也不一定满意，你是不是有放水？这些痛苦怎么产生的？很简单，其实报销的产生就是因为企业内部标准和企业外部气息之间是断开的，无非就是这样一件事情，所以整个过程当中，单据以及费用还有信息导致整个环节都很低效。
现在我们一些新的技术都在不断进行发展，我们是不是考虑用技术从一个月变到一个星期，有可能吗？其实很多企业都已经做到了，怎么做呢？讲一些新技术的趋势。像现在整个的信息化应用其实已经很发达了，我们国内的移动应用比国外发展很多，我们现在都有手机这种终端，我们可以利用这种终端做很多事情。第二个是国内消费场景在线化，就是以TFC差旅管理非常多，包括机票、酒店、吃饭、办公用品，做团建开会都有在线资源，这些资源有一个很重要的特点，打破空间的限制，就可以做到刚刚讲到的，怎么样把企业未来场景信息拿到企业内部来做。第三，我们国家也在不断发生变化，不断向社会上的企业个人提供所谓的KPI，发票方面开放一些接口，比如电子发票的发展，另外就是大家讲的新潮的词，比如机器人，比如智能，如果我有这些数据，规则是不是可以交给财务自动化的程序去解决？做到了这些事情，可以解放我们很多原来财务去做的既费事，又不讨好的事情。黑猫警长最好就交给冷冰冰的机器来做。
第一件事情就是手机，智能手机我想在座的每一个人应该都有一台，实际上大家会想想我现在有移动办公，拿微信跟同事去沟通，其实这个已经非常low了，因为这件事情太简单了，实质上智能手机，智能办公设备本身带了非常多的技术属性，你要用起来非常方便。给大家举一个非常简单的例子，我走访一个日本企业，日本企业管理非常精细，打车或者自己要开车出去为公司办事，公司会给你补贴，如果没有补贴，会给你里程，你开始之前拍照，结束拍一个照片。实际上我们的手机是有定位系统的，他出发的时候获取信息，到达的时候再获取信息，自动加上一些标准计算出来里程应该给多少，这就是移动的场景，其实可应用的地方非常多，用这些我们来做这种标准，做场外信息的校验更好。
再讲到TMC的问题，很多场景都有在线的资源，利用这些在线资源你可以把发票校验的事情变成订单式操作，比如我一开始做消费的时候就可以植入进去，你没有办法定超标的酒店，原来是一定要看发票，这种事情他一定会告诉你有一万个理由，为什么不前置呢？这是第一件事情。第二件事情，我们把订单整个都整合起来，就不需要那么多发票了，因为把报销变成一个对公的采购，一张发票就可以了，证件事情变得非常简单。这是TMC。当然我们国内的发展很迅速，国外大家都还在用信用卡这个时代，信用卡很多是不准的。
第三个是发票的问题，这个应该是在座财务的同事最头痛的事，国家也在不断变化，以前的发票写一个公司简称都可以，现在发票有很多种类型，有电子发票，有普票，有专票。我走访一个企业，他们管理电子发票的形式挺累的，就拿一个Excel表查一遍，看有没有重复。现在社会化的资源在微信里面就可以看发票，我们可以用这种系统的技术去给微信的发票下一个指令说，这个发票已经用过了，他就不可再选到这张发票。增值税要去验证，传统的做法是到税务局不断查，而且现在这种背景下面，你要做到老板的要求就要每一张去查，这样太低效了。现在查验的API接口，你可以接起来，自动把发票做了查验，这些技术我们都可以用起来，解决我们企业的问题，真正解放我们财务低效的劳动力，去做一些更加增值的事情。
再讲讲所谓的财务机器人，财务在很多管控方面无非是管一些规则管规则系统可能比人要管得更好，要更符合我们管控的要求。这个时候其实你可以把一些规则植入到系统当中，不满足标准的时候自动退单，而不是由人员再去做。
接着讲模式颠覆，做到一个小时发放，因为技术无非就是把流程电子化，还是没有改变我们原来管的方式，是不是有一种方式做到引导？现在有一家企业叫滴滴，正在滴滴正在和美团打来打去，滴滴已经做到一个小时报销，它引用了信用的概念，这个信用它是根据员工基本的信息，算出一个值，你只要报销，我就马上可以发放一定的金额，而且过往违规的事情，交发票交得很晚的现象都会影响你的信用值，他会在行为当中不断合规，你就从管的方式变成引导的方式，是由员工自动去执行的。
