汇联易,你们毁了我报销的仪式感

汇联易,你们毁了我报销的仪式感

公司动态2018年09月10日 616

前几天我们汇联易的交付小伙伴收到来自用户的特殊“投诉”,让我们深感惶恐。用户是X知名公司的财务总监,他说他代表他们公司的员工以及财务岗位的小伙伴共同“投诉”,说我们毁了他们的报销“仪式感”。

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员工说

罪状1:无票可贴

我最喜欢贴票了,每次报销需要用两天的时间去整理票据和贴票,报销费用因为一张张报销单而变得浪漫,发票要贴的整整齐齐,材料要附的妥妥当当,报销过程变得摇曳生姿,这已经成为我每月固定朝拜报销款顺利发放的重要仪式了,但我现在用了汇联易居然渐渐无票可贴了?

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汇联易公众号留言

罪状2:没有垫资

作为强迫症,每次看到我的报销票据,一打一打的被我贴成鱼鳞状,我内心的成就感无以复加,感觉自己为公司贡献了一个亿,公司缺了我可如何是好?但现在出差,公司直接帮我把款给付了,不需要我垫资了,你们知道我有多失落么?

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罪状3:报销直接通过无打回

我觉得我们公司财务小姐姐一定是喜欢我的,经常找各类借口跟我约见面,比如说我票据贴的不对,说我的票据是假的,说我替票不合理,说我票款不符什么的,现在流程这么正规,破坏了你来我往的暧昧阶段,简直影响我桃花!

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对“桃花”是不是有什么误解?

罪状4:集结太多功能

我有APP收集癖好,这些APP都是我的孩子,我每天都会找借口打开这些APP以示宠爱,特别是衣食住行类常用APP。结果你们汇联易一下子连接了N个消费场景,比如说携程、滴滴、京东、美团等等,衣食住行都通过你们一家搞定了,我还怎么真诚的面对我的孩子们说我爱他们?

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对不起,剥夺了你“爱”的权利

财务说

罪状1:公式无地可用

关于电子发票的管理,我们呕心沥血的花了两个星期时间做了一张表,里面包含各种公式,就是为了用来避免电子发票重复报销的问题。现在公式居然用不到了,这不是让我们的心血白费了么?

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汇联易霸道总裁脸

罪状2:没发票,不浪漫

我是南方人,从没看过雪,所以在我心目中,票据满天飞是一件多么浪漫的事啊?特别是打车票,完全可以来一场票雪,处理票据烦躁的时候,就撒着玩一会儿,心目中的郁气就纾解了呢!

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陪你去看发票雪落在这地球上

罪状3:不能找茬了

每天财务工作那么繁杂,我们最开心的时候就是业务人员的报销流程出错,或者票据出错,这样我们就可以拿他们发泄我们的烦躁之气了,结果你们汇联易现在将材料直接提交系统,系统自动审核,搞错了的直接驳回,还给说明原因,直接跳过我们的撕哔过程,让我们拿谁撒气?

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我怀念的,是每月拿退票摔领导脸上

罪状4:表姐地位不保

我在公司的地位是“大表姐”,各种需要表格处理的难题,我都可以搞定,虽然非常耗时间、耗脑力,但是也证明了我的不可或缺。现在汇联易通过数据分析,随时随地极速呈现各种有需求的可视化数据,让我不得不再去学点别的来巩固一下我的超然地位了!

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督促你学习,是为了让你飞的更高

 

罪状5:流程走太快

大家都知道,我们财务是个低调的团体,一点都不愿意展示我们有多优秀,别家财务说他们报销款要一个月才能下发的时候,我们现在随时都可以,这种让别人仰望我们的差距,假如被老板知道了,还以为我们一天天的没有别家财务忙呢!

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明明去忙更高端的事情了,老板心里没点ABCD数么?

其实我们明白,用户都是口嫌体正直的小妖精,傲娇的很,对我们吐槽这么多,其实内心里对我们还是很满意哒!

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让我们跟对我们还比较陌生的朋友们聊一聊我们的汇联易报销的智慧审批环节吧!也就是用户吐槽的那些失去的“仪式感”——事前审批+事后审批,带来的“双管”智慧。

智慧审批

管理新范式

传统报销审批,票据多而杂、报销审批环节多、审批手段落后、审批时间过长,人工审查、人工操作,容易受人为因素影响,财务隐患突出。

传统报销方式下的基础审核要求

一、 判断费用是否合规,是否符合预算,是否符合标准和政策;

二、 需要判断发票情况,发票的真伪、是否重复、是否足额。

基于以上两点要求,就需要我们做好费用发生的事前管控、良好发票管理机制,开展自动化的财务审核,基本就减少或者没有人为的操作了。

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企业消费集成

费用发生的事前管控

以前消费与报销过程是分割的,现在我们把消费作为报销的一个环节,无缝地融入到报销流程中。

汇联易基本上覆盖了我们报销领域所有的常见的消费,机票、酒店、用车、采购、餐饮等等供应商。例如大家最常用的机票,有携程、美亚、FASCO、中旅、国旅运通、滴滴、京东、美团等。

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汇联易与消费的关联和集成,不是简单地将消费商嵌入,让员工使用便捷,而是深度融合,将费用控制前置,基于标准,在事前进行管控,消费时进行企业支付,消费后将消费信息拉回我们的报销账本,后续进行企业开票或进行消费商对账。减轻员工的开票、贴票、报销之痛,也减轻财务的审核、对账之痛,让报销流程简化。

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良好发票管理机制

费用发生后的发票处理

因为营改增和电子发票的推广,发票变革带来了创新的可能,但在我们一些财务伙伴看来,似乎也带来了新的烦恼。不少财务伙伴反馈,电子发票出来后,应对重复报销的挑战更大了。

电子发票解决方案

现在在餐饮行业应用电子发票特别多,像星巴克、必胜客之类,直接利用二维码扫描开发票,再通过微信、支付宝卡包或者邮箱把票直接捞出来,可以省掉员工输入很多信息。

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但还有少量特别的又非结构化的票暂时难免需要手输,比如火车票、出租车票,我们可以通过手工输入后放到统一的发票池管理。

纸质发票解决方案

当然还有一些纸质的增值税的发票,包括专票和普票,我们可以通过手机扫码功能来提取票面的信息。

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扫码过程做了两件事,一是识别,二是验真。通过扫码我们能提取到发票号码、代码、金额、商户等各项关键信息,识别结果关联费用和报销单即可用于报销。

我们基于整个发票管理机制和发票池功能,实现发票和费用信息的录入简化,发票验真和查重,从而极大地提高发票处理效率、合规性与准确性。

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汇联易又通过财务信息数据的研究,实现了对发票信息深度分析、挖掘,解析发票关键信息转化成结构化数据,定义规则引擎,帮助审核会计进行初步财务处理。

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智慧审批

驱动极速报销

“智慧审批”即规则制自动审核,我们希望报销里面尽可能少的有人的干预,有人干预就会需要去思考,就会有错误产生,需要沟通。如果要做到更多的自动审核,一切都是自动化,它会更加的无痛,更加的顺畅,员工也不会那么的抵触。

预算的智慧审批

我们基于内置的预算池,或者通过外接企业专门的预算管理系统,在报销的相关环节,自动实现预算校验,进行强管控或弱管控,不再需要审核人的人为参与,更加准确,也更省时省力。

具体的预算管理规则不同企业也有不同的背景和要求,预算的维度如何划分,校验的节点和环节,何种情境下进行占用和释放,可以结合具体企业的管理要求设计相应的方案。

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比如,公司规定,一个员工每天打车费40块钱之内,公司是可以垫付的。但某天打车是50块钱,那就比较费劲了,传统方式下,因为是50块的消费,员工回来贴一张50块钱的票,贴完了之后就有风险了,财务审核的时候需要去判断这个钱是否需要被扣掉一部分。

现在有了更好的解决办法,就是事先控制,假如40的标准打了50的车费,那标准内的40块钱企业支付,员工不用付,员工另外自己付10块超标的费用。这种方式以前是不能想象的。新技术和我们的新方案,使得我们有更多的方式可以让费用验证在事先。事后报销中对费用标准的控制更不在话下。

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结构化数据的智慧审批

当然除了事前管控,我们有员工提交报销单的时候,财务还是会免不了要进行票据审核及票据核对的审批环节。

在此环节,汇联易实现了可启用自动审核规则,即企业通过汇联易系统在校验报销单时,提前设置了规则,若校验符合设置规则,则相关的费用为免审费用,若整张单据中的费用全部为免审,则该报销单可自动审核通过。

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比如说自动审核规则中配置了排除抬头不一致、报销单中无附件、发票金额少于实际报销金额等,都可不通过财务人工审核,直接驳回报销单,并列明驳回原因。

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同时,对于规则的设定,不仅仅是报销单的管理规则的设置,还可以进行税务映射规则维护。汇联易后台可以批量增加税务编码,实现费用类型与税务分类编码的映射,自动审核报销的费用与发票是否匹配。

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所以,智慧审批已经可以释放我们绝大部分的审核工作。它解决了财务报销的审批难、审批慢、审批繁琐等问题,优化了财务报销审批流程。其具有标准化、规范化、可追溯的特点,能够使税务法规政策和企业管理规定嵌入系统、落到实处,实现程序上的硬约束,保证审批的阳光、透明、高效、快捷。用系统审批程序的硬约束,有力地控制财务风险。

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自动审核后台页面

汇联易在建立较为完善的连接前端消费和企业审批流的基础上,推行智慧审批。智慧审批中材料直接提交系统,系统自动审核,符合条件当时就能审核通过。

不符合自动审核的业务,会自动进入财务人工审核环节。审核效率大大提高,对于众多企业财务来说真的是减负利好消息。