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乘风破浪的财务姐姐,如何不把青春浪费在审核报销单上

乘风破浪的财务姐姐,如何不把青春浪费在审核报销单上

公司动态2020年09月04日 344

2020这个水深火热的夏天还未过去,乘风破浪的姐姐总决赛就播完了,见证了姐姐们三十而励的华丽蜕变,回到现实生活中,职场中的女人们仍然在奋斗、挣扎、沉浮、成长。拿什么拯救职场里乘风破浪的姐姐们?今天让我们从财务姐姐关心的话题开始聊起。

在小编的心中,财务姐姐是公司中优雅和智慧的化身,她的妆容精致干净,工作起来严谨利落,效率满分还从不出错,总结一下就是又A又飒。

阿珣 1

小编已经感受到你隔屏投来羡慕的目光,然而很多职场人心中的财务姐姐可能是这样的:

财务1 2

尽管财务在公司中扮演着不可替代的角色,很多财务姐姐却不得已撑起了不讨喜的人设。和姐姐们交流以后,你会发现她们的真实心声是这样的:

财务2 3

财务人就是这样一个矛盾的存在。一方面,对于每一位普通员工,财务有一定的威慑力;

阿珣2 4

另一方面,财务人员在面对其他部门的同事时,尽职尽责提出的要求却无法得到理解,甚至备受指责。

HANA 5

难怪听闻财务圈里有句话说:

财务3 6

尽管财务部门的岗位和职责范围根据公司的规模和业务而有所不同,但大家一定了解和我们的报销单打交道的会计和出纳,对于经典的办公室矛盾——财务和其他同事互相伤害的情节也再熟悉不过了。

财务4 7

不过在我们公司,日常的画风则是财务姐姐的笑容如冬日暖阳,如夏日清风,她们不用花大把时间审核报销单,更不会因为报销单有问题三番五次地找上门来。

你一定很想知道我们的财务姐姐是如何过上幸福生活的吧。现在上干货~

一、发票费用审核交给系统

员工填写报销单时自动搞定

财务审核报销单时,需要做到发票合规性与费用合规性两个方面的管理。

发票合规性审核

汇联易让财务告别人工查验,系统能够对发票做全面的合规管理,包括:

1、对发票自动查验

2、根据发票合规校验规则自动完成校验

3、基于国家政策计算抵扣金额

而且上述流程在员工添加发票时就完成了。对于纸质发票,员工拍发票时,系统先将识别到的发票在国税系统验真,再进行校验和价税分离计算;对于电子发票,在员工从微信/支付宝卡包或邮箱一键导入时,系统就完成了上述所有合规管理。

电子发票 8

基于企业个性化的发票合规管理制度,汇联易支持:

1、按需组合校验规则;

2、自由选择强弱管控。

丰富的校验规则覆盖了发票抬头、重复、连号、逾期、合规性、销方黑名单等全面的管理需求。仅就发票合规性校验而言,传统方式中财务姐姐需要肉眼校验的内容包括:

1、票面信息是否完整;

2、票面打印是否合规;

3、票面归属人是否本人或本公司员工;

4、发票备注栏是否填写正确;

5、发票收款人/复核人/开票人是否合规。

如果全部靠肉眼校验,这可是相当大的工作量,财务姐姐们眼睛干涩、目光无神再正常不过了。把这些工作全部交给汇联易,系统1秒就完成。强管控下有问题的发票不能生成费用,有效实现了事前管控。

拍发票 9

费用合规性审核

我们再来看汇联易对费用的全面合规管理,它包括了:

1、费用类型与发票是否匹配

2、费用是否在出差行程内

3、费用是否超标准、超申请、超预算等

对于费用的一系列校验,也是在员工提交报销单时,系统就自动完成了。汇联易完善的事前管控机制,让费用管控贯通“事前申请-消费-报销-记账”的整个环节。

各个维度的校验结果会记录在标签上,这些标签在后续审批、审核全流程可追溯。强管控规则下,报销单中存在不合规的费用则不允许员工提交,必须修改。

交通费超预算 10

看到这里,你一定理解了汇联易将审核前置化、智能化,员工提交报销单时,财务在传统流程中的大量审核工作已经由系统代劳完成了。

不过聪慧又细心的财务姐姐们可能会有个疑问,对于纸质发票,如何保障员工后续交过来的发票就是已经由系统校验过的合规发票呢?咱们接着往下看~

二、智能高效的审核体验

不必再为违规报销和同事互相伤害

财务收到纸质发票后,可以借助卷票机(就是扫描仪或高拍仪)完成高效审核。首先系统进行智能审核,标示出财务扫描的发票和员工添加发票的差异,区分出未交票、多交票、线上线下发票不一致的情况。

如果检测到发票和员工端发票信息不一致,会把不一致的发票自动代入人工核对模式,图片和发票数据对比显示,方便财务检查问题。

对不一致发票智能提示 11

人工核对环节中,汇联易也很大程度上帮财务节省了时间。系统会自动识别出不一致的字段并单独显示,财务只需要对照发票图片,将错误的发票字段修改一致即可。

修改错误字段 12

对于“少交票”的情况,财务可以一键通知员工补交发票,通知正文自动生成,通过系统消息发送给员工,财务可以“暂挂”单据,等待补票后再审核。

暂挂单据 13

审核界面的通知、注释、评论这些多重功能,让财务姐姐可以优雅地指出如何修改有问题的报销单,沟通高效又清晰。

此外,汇联易还支持自定义自动审核规则,系统按各种维度自动对发票、费用、报销单、员工信息进行全方位校验,还能设置抽查比率,对自动审核成功的部分单据抽查。

伴随着发票电子化新政的加速,最近很多财务姐姐关心电子发票的归档问题,汇联易也已经推出了信息化档案管理系统 E档案(点击直达原文)

更多关于电子发票管理的解决方案,可以查看专辑:企业如何高效管理电子发票(点击直达专辑)

希望使用汇联易节省下来的时间,让财务姐姐们少一些加班熬夜,气色自然迷人,心情自然美丽,同时,也有更多时间提升个人价值,为企业创造更多价值。面对这样颜值能打、业务能力爆表的财务姐姐,你心动吗?

最后小编送上对所有财务姐姐的祝福~

汇联易财务 14

 

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