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药企合规新举措:学术会议签到场景全解析

发布日期:2024-04-17

在医疗企业应对“医疗反腐政策”中,学术推广费用的合规性无疑是重中之重。这些会议的合规性要求,实质上是对会议真实性的严格校验,旨在防范诸如虚开发票、虚假报账等不正当行为。

 

整个学术推广会议中,讲者协议、会议邀请函、会议议程、会议签到、会议照片、PPT的拍摄等这些看似细微的环节,都是构成合规证据链的关键要素。

 

 

在传统的合规审查中,医疗企业往往需要投入大量的人力,对费用发生和各项证据进行繁琐的人工检查和交叉校验。然而,这种方式不仅效率低下,而且难以保证审查的全面性和准确性。

 

为解决这一问题,汇联易上线了会议执行模块,通过智能化的手段,提升学术推广会议的合规性和效率。我们以签到环节为例,深入探讨如何通过智能化手段实现效率与合规的双重提升。

 

01 痛点透视:手写签到带来的问题

 

a 手写签到很难判断真实性

 

在实际操作中,很难核实签名是否为医生本人所签,因此导致参会人员的身份真实性存在大量的不确定性。医疗企业无法准确判断约定的参会人员是否已经到场,给后续的合规审查带来了巨大的困扰。

 

b 手写签到表难以带来数据的沉淀和分析

 

在手写的签到表进行分析校验时,如付款时核实医生到场情况以及到场时长等,这些需要耗费大量的精力去翻阅、整理相关数据。传统手工签到表中的找寻过程往往效率低下,而且容易出现遗漏和错误。

 

02 会议签到方案展示

 

a 按具体有指定参会人员的分类方式

 

在医疗企业的学术推广会议中,签到方式的选择直接影响了会议的效率和合规性。根据不同的会议需求和场景,我们可以将签到方式按照是否具体指定参会人员来进行分类,具体如下:

 

指定参会人员签到

在会议申请阶段,主办方会提前确定并列出参会人员名单。在签到环节,系统仅允许名单中的参会人员进行有效签到。如果出现临时变更或增加的参会人员,需要进行额外的处理和调整。

 

非指定参会人员签到

主办方会提前录入已有的客户库和讲者库中的信息,会议当天,这些人员均可进行签到。系统无需刻意维护每次会议的拟参会人员名单,而是直接记录签到人员的数量和相关信息。

 

以上2种方案都是经过我们的成功实践,可为药企进行学术推广会议签到时提供多样化选择

 

b 签到流程

 

不论是哪种签到方式,都需要按照会议推进的流程来进行如下的“签到”具体流程

 

会议前

汇联易会议申请单审批通过后——代表端会议签到二维码生成。

 

 

会议中

代表可以展示会议签到二维码——医生/讲者可以通过“微信”扫描该二维码——显示扫码签到成功/失败。

 

 

扫码“成功/失败”的系统校验标准:

 

时间校验:是否是会议时间范围内或者前后1小时才算有效签到

地点:微信GPS位置签到,能校验设定距离。

姓名/手机号:是否提前录入的姓名/手机号,手机号通过微信授权得到真实手机号。

参会名单校验:是否在“单次会议中明确参会人员/提前录入已有的客户库和讲者库”范围内的客户。

 

会议后

根据签到信息,会议执行系统自动生成签到表,返回到汇联易会议执行流程,可以实现其他信息和技术的相关性校验。

 

图1 签到表待会议完成后自动同步

回到汇联易会议申请单

 

图2 自动生成的签到表

 

03 电子签到价值总结

 

a 减少财务、合规部门监管的工作量

 

减少财务、合规部门监管审核的工作量,从根源上减少虚假会议的情况。可以让财务、合规部门从繁杂的工作中解脱出来一部分精力,去做更有价值的规划事宜。

 

b 电子签到模式带来数据沉淀

 

电子签到模式带来数据的沉淀,便于对会议合规性进行有效分析,也便于在面对外部监管部门审核时轻松应对,为企业长远发展提供保障。

 

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