梁文杰

汇联易高级产品经理

商旅费控专家

梁文杰先生在企业信息化、企业费用管理和商旅领域具有多年经验，曾主导了诸多大型外企、民企的费用管理咨询项目，擅长于利用先进的信息化技术结合企业自身业务和管理特点为企业制定合理可行的费用管理解决方案。

从产品角度

看电子发票的痛点解决方案

大家好，首先我是一名IT，演讲比较偏技术，我尽量给大家讲明白，我分享的主题是电子发票引领共享新趋势。我们知道，电子发票推广以来，并没有对企业的管理效率带来改善，这里面有很多原因，最主要的是，没有建立起电子发票的配套支持管理。  

纸质发票带来诸多不便

我们这有一组真实的数据，一家企业，之前统计下来，每个月的报销单数量会在10000张左右，报销单的流程占用时间在5000小时，发票的张数在100000张，每个月，因为发票的不合规原因，财务驳回的单据数量大约是600张。 因为发票原因造成的单据驳回数量占总单据的6%，如果按照处理单据的平均时间来计算的话，那么每个月企业因发票不合规原因而花费的无效时间是300小时。当然，这还不包括票据的邮寄成本以及员工的满意度等问题。所以有很多的沉默成本在里面。  

普通员工的痛点

传统的管理方式下，纸质发票对于普通员工和财务人员还有管理层来说，都有各自的痛点：以普通员工为例，就拿我以前做项目经理的经历来说，每个月手上都有大量的发票需要报销，房租的、招待的、差旅费、日常项目其他开销的，面对一大堆的发票，我总是需要边回忆边整理发票，整理完成以后，再进行提报，打印，粘贴发票，然后邮寄到公司，中间的每个环节都需要耗费大量的时间，到财务之后因为发票的不合规被拒单，则会造成一次报销浪费大量的时间。  

财务人员的痛点

再说财务人员存在的问题，财务人员拿到员工报销的发票以后需要进行验真查重，验真其实是一个比较机械的动作，比较简单，就是登陆到税务系统进行查验。说到查重呢，也是之前做项目的时候的一个亲身经历，客户的财务经理跟我说，查重和连号他们都很好的管理起来了，我当时就很好奇，询问他们管理的办法，客户的财务经理说，他们内部找会技术的同事，在Excel中写了一个宏，每次都是由财务人员在Excel中录入发票号码等信息，然后运行宏进行查重和连号的查询。 客户财务经理给我说完这个办法后，我立马就提出了3个问题。 这个Excel确实可以处理这个问题，可是如何保证财务人员维护到Excel中的发票数据与系统中的一致？ 第二个问题，财务人员如何避免误操作或误删除Excel中的发票数据？ 第三个问题，财务人员如何避免误删除这份Excel文档？客户的这家财务经理听完我的问题后，当时回答目前这三种情况都已经遇到过了，现在也没有更好的解决办法，只能告诉大家都尽量小心一些，避免这些问题再次发生。 所以，这个方案现在来看也不是很合理的方案。财务人员另外遇到的问题，就是发票流转过程中丢失，员工提交上来的纸质发票粘贴不规范等各种情况。对于管理人员来说，传统的管理方式和技术，并不能帮助管理人员辨别费用的真实性和合理性，费用监管困难。只能在电脑前审票，无法实现移动化办公。无法及时掌控费用的发生情况等。 那么传统的纸质发票管理有这么多的问题，在国家大力提倡电子票的大背景下，我们可以做些什么呢？  

汇联易支持各类发票的导入

我们汇联易在发票报销管理的流程上做了很多分析，支持不同介质的发票进入系统中。以增值税普通发票纸质票为例，汇联易系统中内嵌了一个扫码的应用，通过扫描发票上的二维码，可以快速的获取到我们需要的数据直接进入系统中，另外对于电子发票我们支持从微信的卡包，支付宝的电子钱包以及第三方应用服务中，将电子发票直接导入系统。另外对于卷式发票或定额发票，如果公司有管理要求的话，同样支持手工录入系统。  

汇联易支持发票的验真查重

进入系统可以进行发票的验真查重，如果验真查重没有问题，就可以绑定费用，进入报销的流程。可能大家会有疑问，针对查重验真，刚刚开具的发票，应该还没有对接税务系统，验真可能不会通过，是否会影响我的报销流程呢？针对这种情况，其实我们有相应的解决方案，对于刚开具的发票，验证结果是失败的话，并不影响我们绑定费用后续的流程，汇联易会对该笔费用打上失败的标签，并定时对查验失败的发票进行查验，直至查验成功。如果到了财务审核环节，仍然是验证失败的话，这时候我们支持财务发起一个一键重查，并可在3秒钟以内反馈给财务查验结果。财务人员可以根据查验结果进行后续流程的判断。 针对发票解决方案，这里主要强调两点，对于增值税专用发票的数据，系统识别之后会自动获发票取价税分离信息。如果是手工录入的纸质发票信息，系统会强制要求员工维护税率信息，系统自动进行计算价税分离，方便后续的业务处理。然后是一个过期提醒管理，企业可以根据自己的管理规则，在系统当中设置发票过期预警，到这个日期之前提醒员工报销，避免发票过期影响报销。  

汇联易报销流程

我们看一下发票的总体方案介绍，员工在商户进行消费以后，申请开具发票，票商开票以后，员工可以把开具的发票存在卡包中，存到卡包之后，员工在汇联易费用创建的时候，可以关联卡包，获取到相应的发票信息，完成费用和发票的关联。费用报销单创建以后，提交审批就可以进行后续的审核付款等流程了。在这里可以给大家透漏一个信息，为了提升我们的一体化报销方案和用户体验，我们准备第三季度在市场上推出汇联易的卡包，到时候大家可以关注一下。  

电子发票的优势

效率提升 电子发票和纸质发票对比有很多优势，相比纸质发票，在员工端节省了打印张贴和邮寄环节，在财务端节省了纸票识别和纸质归档的环节。 这个环节上的省略对比给大家带来的效果可能不是很强烈，我们看一下效率的分析，之前拿汉得三个月的数据做了一下分析，主要将这三个月的数据，以纸质发票和电子发票进行分析。纸质发票从提报到纸质存档结束，每张报销单平均花费的时间，是4天10小时，而电子发票从提审到电子归档，平均每张报销单的报销时间是1天2小时，不到纸质发票时间的四分之一。这是从效率来分析。 成本下降 我们来看一下成本节约方面，在员工层面，获取电子发票和保存电子发票的成本更低，可以保存在卡本中，而且可以随时报销，不需要贴票、打印以及邮寄。仍然以汉得为例，之前每名员工每个月平均大约有12笔左右的报销，那么每笔报销单打印邮寄的成本按1元来计算的话，那么现在每个员工每个月为公司节省12块钱，这笔费用节省是十分可观的。另外财务端，验证查询全部交给系统做，可以节省55%的时间，线上驳回同样省去沟通和发票来回邮寄的时间，可以节省78%的时间。所以整体财务审核的时间可以节省三分之二以上。说到入账归档，之前做一个共享项目时，客户财务经理跟我说，他们为了保存归档的凭证，专门租用了一间仓库来进行存储。如果未来所有的凭证可以变成电子归档，可以想见，可以为企业节省多少的成本。 接下来我们看一个实际的例子，就是员工从电子发票获取到电子发票归档的所有环节。   电子发票获取 员工电子发票获取有三种途径邮箱获取，二维码获取以及重点商户获取。以扫二维码为例，我们都有邮寄快递的经历，我们邮寄快递之后，顺丰快递员会提供给我们一个二维码纸条，我们需要开具发票的话，关注顺丰的快递公众号之后，通过右下角我的钱包进行开票，到这个界面会有一个申请开票，在顺丰有一个开票界面，扫描二维码进入发票信息页面，在发票信息页面我们选择发票类型为电子发票，选择公司单位，填写相应的抬头信息，以及是否保存到卡包，这些信息维护完以后，点击下一步，进入到一个发票信息的预览界面，在这个页面可以查看发票的抬头等相关信息是否有误，发现没有问题，点击提交就可以获取到发票信息存到电子钱包里面。 报销单生成及提交 电子发票信息生成以后，我们就可以进入汇联易系统，通过我的账本，或者报销单创建。以我的账本为例，点击创建费用会弹出从电子票导入按钮，它会直接调用手机上的微信卡包，选择我相应的卡包的发票信息，然后关联我们相应的费用，这时候，系统会自动查验发票是否重复，真伪、连号、抬头是否正确，等10多样的检查，这些检查没有问题，它会相应的打上标签，如果是查验失败，前面说过打上标签并不影响后续的流程，费用关联报销单之后，进行一个提交动作，然后进入报销单审批环节。 这是我们报销单的一个预览界面，这个界面中我纸质发票和电子发票一起提交，这边可以直接呈现出来，这张报销单有多少免贴票的金额。如果这张报销单全部免贴票的话，系统也会给这张报销单一个免打印的标识。 报销单审核 等报销单全部审批完成以后，就进入了财务审核环节，在审核环节，我们PC端支持财务按照免打印的搜索条件，来进行报销单的审核。这样的话可以搜索出来全部是免打印的报销单，然后进行快速审核。 凭证归档 审核完之后就进入到凭证归档的环节，目前汇联易系统对发票凭证归档支持2种方式，一种是有的企业要求我们进行纸质发票的归档，针对此类企业的管理需求，这时候我们支持对电子发票自定义生成一个批次，根据归档的要求，然后进行批量的打印，这个生成的批次报表里面的信息包含的发票相关信息，以及发票和报销单相关的信息，批次报表打印以后，可以作为归档信息的封面。另外电子化存档，则直接存储在系统中，方便随时检阅。 这边的话，需要做一个特别说明，从2016年1月起，中华人民共和国和国财政部国家档案局令《第79号会计档案管理办法》施行。规定满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。那么这就为我们财务进行电子化归档提供了足够的政策支持。 接下来我们来看一下我们的一些客户，目前的话我们的客户主要涵盖了金融行业、互联网行业，能源行业、医药行业，以及食品、流通、制造等行业的中大型客户。这份片子中是目前我们的一部分客户。   汇联易服务某集团客户案例 客户痛点 下面我们再看一个某集团的案例，该集团总部共计1千多员工，之前采用的报销方式是在PC上，OA系统中进行填报报销。这家客户管理中的痛点就是员工无法进行移动化报销，员工出差频繁，手中容易积累大量的发票，那么发票容易丢失，填报需要耗费时间。以及无法查询个人的津贴额度，报多报错容易被退回。对于财务，则没有办法快速识别发票真伪，发票重复报销也无法识别，另外的话也没有办法辨别员工消费的真实性，财务审核时需逐一检查差旅标准。 项目亮点 和汇联易合作之后，我们当时主要做了以下一些事情，就是跟第三方消费平台进行对接，第三方数据直接生成费用，确保了费用的准确性和有效性，集成了支付宝的发票管家，支持电子发票直接导入，无需打印贴票。第三和京东合作，直接对接京东系统，企业发生的办公用品及普通采购，都是由用户直接在线上交易，然后统一结算。系统中也支持员工信用池，给员工赋予信用额度，满足信用额度的员工提交报销之后，系统立马进行提前放款。接下来是设置差旅标准，系统自动对员工的差旅费用进行差标校验，解决财务人员耗时耗力的逐一核对的难点。系统自动对发票查重验证，确保发票的真实有效性，解决财务人员查验发票的难点。汇联易上线之后，在很大的程度上有效的改善了员工的报销体验。