腾讯大粤网财务总监:如何在战略层面把企业费用管理化繁为简

腾讯大粤网财务总监:如何在战略层面把企业费用管理化繁为简

深度洞察2019年05月13日 373

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人物介绍:张斌先生拥有12年财务管理经验,曾先后任职于大型央企、中小型外资合资企业财务经理,深入了解各种企业在财务管理上问题与解决方案,致力于公司各层面流程优化,善于多系统联通、多平台数据共享、订立统一的索引数据标准在多平台中关联,提高企业信息化程度,以达到减少流程、减少手工入账、减少重复工作解放员工更多的劳动力到业务上、减少管理审批者在审批过程中翻看其他资料而浪费时间的问题提高审批效率。

内容来源:本文整理自张斌先生于汇联易主办的「移动云时代的企业费控管理」活动中带来的主题为《如何在战略层面把企业费用管理化繁为简》的演讲。本文经张斌先生授权发布。

 

一、您的企业战略目标?

首先,我要讲一下战略。企业的战略目标是什么?过去企业比较注重的是规模、用户数,还有流水、营收,但近几年很多企业的战略目标都变成了重视利润、管理。其实战略目标归根到底只有两个:

1、做规模、找风投;

2、搞利润、搞上市、搞股价,股东变现。

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二、费用管理为什么重要?

费用管理为什么这么重要?因为上市阶段都有一个上市辅导期,一定时间内需要做出利润成绩出来。如果没有在锁定期把自己的报表、利润做得比较好看的情况下,股价被腰斩的几率很高,基本上达不到套现的目标。

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为了达到提高利润的目标,我们只能是做好费用管理,在一定规模里面提高毛利率、利润率。当时腾讯大粤网上线汇联易,打通自有系统,让各个业务层面(包括管理层面)都可以看到。

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大粤BOSS系统里面有一个项目管理、合同管理和汇联易做深度的切合。首先是数据的互通,然后传回到自由的系统里面。这样在人员、费用增长的情况下,利润反而增长,通过在战略里面压缩各个业务层面的变动成本来提高毛利率,然后去增加公司利润的情况,从而达到更好的管理。

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下面是一个项目管理系统,业务人员在接单时,要求上报预估营收和成本的状况,据此估出毛利。到执行阶段反馈预计各种成本是否超过预期;如果超过,会有后续的管理,这样压缩成本空间,从而提高利润率。反馈在汇联易的系统上面会有强的管控、关联,有这些关联才能做到报销的环节。这样做完之后,大粤网整个毛利率从以前的30%左右提升到几乎60%左右。

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如何去在战略层面做这种事情?一是系统化,因为系统化是最直接的。二是共享化,首先是多平台共享,这是简化所有管理流程的重要点。三是自动化,系统的互联之后会有一个自身的计算逻辑。因此系统化、共享化和自动化对简化费用管理是比较重要的。

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另外,简化费用管理除了系统之外,还有审批。审批这一部分做得严格、标准是很重要的。全公司员工按照分发费用标准,需要上传、贴、交什么东西很明确、仔细,这样让员工也更加容易理解。新员工不懂报销流程,需要询问别人是费用管理过程中比较耗时的点。审批过程看人是否整齐也是比较浪费时间的点。因此我认为这些内容要标准化、制度化、严格化。严格化也是比较重要的点。举例说明,之前有一段时间我们相对没有那么严格,就比较耗时。制度、标准越不严格,越多的同事会产生疑问,不断询问某些情况是否可行,其实太多的询问会导致时间成本的浪费,因此在制度里面,我要的就是标准、严格的制度,不满足的就不行,相对节省很多时间。

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在以上几个简化措施之后,相对财务人员的投入就会比较少。因为我们希望尽量的把公司的资源投入到业务、技术或者是服务层面,这样才是最好的一个结构。

 

另外,我们也正在费用管理上做一个比较大的努力,即在财务层面要转变角色。

 

好多人都觉得财务角色比较滞后,滞后的层面是在后面卡流程,好多人认为财务什么都卡。我们就去转变思维,接触他们的前端。尤其在项目立项过程时候,我们参与到里面,希望业务的同事在做业务的时候就来问我该业务能不能做、怎么样做、财务有什么要求;比如客户是预付,要求供应商是后付,希望做到什么样的标准?在该层面互相沟通好,先定规则,业务人员在后期报销、收钱或者付钱也好,因为其之前已经有跟财务的沟通过程、了解财务部门的标准、底线之后,就会觉得我们财务参与到里面,而不是说到后面去卡流程,这样的角色会比较顺畅一些。

 

另外,财务也能够较好地服务到业务经营部门,因为经营业务的同事对财务的要求相对来说还是不清晰的,他们经常认为财务很难相处,因此财务通过努力去变通了这个角色。变通了之后,其实财务人员也会发现对公司业务的把握方向更好了,不会总是在最后关卡跟对方说不行。

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以上是我今天分享的一些经验,相对来说会比较好的去简化费用管理,很多企业以前认为费用管理就是审批,但是我认为费用其实可以前置到很前端,例如和业务员、销售各方面或者资源部门去沟通了解到底公司发生的是什么,然后对利润的把控,就会更有一个方向性,能不能完成每年的战略目标也会相对容易掌控。

关于汇联易

汇联易是国内领先的一站式商旅及费用管理平台,于2016年8月由“上海甄汇信息科技有限公司”打造完成。汇联易平台连接企业级消费服务商,无缝对接企业内部财务、费控、HR、OA等管理系统,通过整合差旅申请、预订、报销、审批、审核以及财务凭证处理等业务场景,打通企业报销从消费到入账的全流程,让费用管控更加合规、透明,有效降低成本,全方位提升员工报销体验及企业运营效率!

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