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企业费控的数字化转型 | 【易论家】吴嘉祯

企业费控的数字化转型 | 【易论家】吴嘉祯

深度洞察2020年11月25日 491

财务 1

吴嘉祯女士曾任职于德勤华永会计师事务所,具备丰富的大型国企、外企财务审计经验,行业涵盖制造业、酒店服务业、电信工程、环保、零售业等, 从审计师转型为互联网行业财务总监后,具备独特的财务管理视角,致力于探索企业管理数字化转型背景下费用管控的最住实践。

网传数据显示,疫情三个月内有将近3000家影视公司破产、5万多家餐厅关门转让、11,000多家旅游企业倒闭,很多中小型企业可能都在疫情期间倒闭了。

但是天眼查的官方数据统计显示,2020年1-5月份,影视行业新增的企业数量,包括旅游行业、餐饮行业这些行业的新增数量都远远大于注销和关闭破产的企业数量,这组数据给到我们一个什么样的启示呢?

新冠疫情对于中国企业而言,既是危机,当然也可以是转机。疫情可以加强企业自我审视,优化现有经营模式的决心,也可以激发企业加速探索如何实现降本增效的意识。当然也可以加快企业实现建设智慧企业,也就是数字化转型的脚步。

分享一个我收获的新概念:企业成功的公式,“企业成功=顶层设计×组织系统”,来源于中国数字时代企业升级高峰论坛当中的一位管理专家。

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什么是顶层设计?什么又是组织系统呢?组织系统就是我们日常企业文化组织架构、工作方式这些基层的文化建设,顶层设计就是财务合规、股权设计、商业模式这些相对而言跟战略管理相关比较高的财务运营的一个方面。

如何实现顶层设计的优化,其实就是要利用企业数字化转型的多个工具,帮助我们实现人力无法达到的一些效果。

进入正题,今天的分享我会分为4个部分,主要是:

企业费控实务场景分析;

财务费控环节实务处理难点;

企业费控数字化工具分享;

数字化转型对于财务人员能力要求。

1、企业费控实务场景分析

企业费用控制的实务场景主要分为两大部分,一是对公采购,二是员工报销

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对公采购支付特点主要有四点:

首先是供应商的管理,供应商一般数量非常庞大,涉及到的行业领域范围也比较广,对于我们去管理供应商的能力要求又比较高。很多大型的国企或者外企都会采用ERP软件去集成管理供应商。

其次,企业对公采购的支付方式一般都以“公对公”为主,涉及到银行转账、票据支付,当然最新的第三方结算工具,比如说企业支付宝、企业微信目前也很常见;

再者,对公采购的审批流程一般都会涉及到公司日常运营业务部门的多个环节,参与审批的角色也非常多,在采购流程当中需要对接多部门领导审批,直到付款流程;

最后是外部审计师或者是企业的内控,一般对公采购的业务涉及的金额庞大,对于财务人员和风控部门实施内部控制的能力要求也比较高,这也是内部审计和风控部门最关心的。对于以上环节的审批流程,大部分企业电子化和数据化的应用都比较广泛。

员工报销支付特点 4

员工报销的支付与对公采购的相比有较大的不同:

首先,员工报销场景相对对公业务来说更可控简单,主要涉及差旅费、办公餐饮费、住宿费这些比较常见的,跟我们员工日常息息相关的一些费用类型场景;

而且,一般员工报销涉及到的单据凭证五花八门、数量多,财务部门也会有1-2位财务同事专门去负责这些单据的审批、整理、贴票等单一化的工作环节;

然后,是关于结算方式,传统的企业结算方式都会以银行转账为主,企业直接用发放工资的模式打款到员工个人账户。也有一些新兴的结算方式,如用企业商务卡来给到员工一些授信额度,相当于先花后结算的模式;

最后,就是财务或内控非常关心的费控合规性的问题。不同行业企业的报销规则制定存在着很多的多样性,规则变化可能直接会影响到企业20-30%的费用支出金额。

报销管理地位 5

有数据显示,现在26%的中国企业都会将差旅跟管理费用的预算占比设置在总年度收入的5%-10%。员工报销涉及到的金额很细微,但是数量非常巨大,想要实现开源节流光靠我们人力是远远不够的。

2、财务费控环节实务处理难点

我们再来看一下财务费控实务处理当中有哪些问题或者难点:

成本费用的预算编制与实际的现金流支出匹配度非常低;

成本费用的入账存在严重的滞后性和跨期的问题;

入账的类型判断跟实际业务性质存在较大的偏差。

比如,以前在参与审计工作的流程当中有抽凭这样一个测试环节,有时会发现分录的记账日期可能会与后面附的发票日期差别很大,有的甚至长达6个月到一年左右的时间。

当我们了解存在严重的滞后性的原因时,财务老师也非常无奈。因为业务部门给到财务发票的时候,时间就已经严重超期。但是现在我作为甲方财务,会发现很多跟成本费用相关的入账问题,不仅仅是财务人员业务能力的问题,其实很大程度上是跟业务部门的数据传输(发票、凭证、合同等)时间有关系。有些确实是远远超出实际业务发生的日期。

财务本质 6

怎么样才能解决这个问题呢?近期,华为首先提出了业财一体化的概念。

财务人员日常的会计处理经历了一个比较漫长的转型的过程,从原来的会计电算化,到后来有了标准化的核算模块,再到使用ERP财务软件把核心模块流程化。然后再到现今大型企业信息化升级,通过建立数据库,进行在线的智能数据采集,甚至还会建立集团层面的共享中心,把这些日常比较琐碎的各个部门、子公司的票据文档都集中到一个共享中心的平台上,然后由共享中心部门的财务人员按模块进行处理。

到如今,我们提出的实现业财一体化概念,本质也是将财务部门和日常运营业务部门的数据实现实时联动和分享,使得日常会计处理中能够比较准确的把握时间和金额等关键信息。要实现业财一体也是需要使用到很多数字化的工具,非人力可及。

3、企业费控数字化工具分享

接下来和大家分享下,目前企业会使用的一些费控数字化工具,希望可以给大家提供一些新的思路。

一般日常的费控场景会涉及到6个模块:预算控制、合同管理、单据审批、发票查验查重、可视化报表分析,电子发票归档,这些是与我们日常工作最息息相关的部分。

日常财务费控 7

1、预算控制

就企业管理而言,日常预算是一个关键环节。很多企业会做月度、季度、年度的预算,但是经常会出现预算没有办法实时调整,也不能跟实际付款金额进行匹配。

据我了解,很多中大型的企业他们会采用滚动的预算体系,借助ERP软件或是费用控制系统,通过预算模块去设定采购、付款预算门槛金额。

如果是大型集团,可以根据实时部门、分子公司付款进度滚动调整预算门槛。如果超过某一个部门的预算门槛,则会发出预警信号,财务人员可以通过实时分析实际付款成本发生的支出波动差异原因,作出及时的调整。

费控数字化工具 8

2、采购合同

现在纸质化合同与电子合同的使用情况占比对半,很多企业都会使用电子合同,甚至电子合同签章这样的形式,代替原来传统的合同打印签字盖章的方式,产生的问题就是如何管理纸质档合同以及电子档合同?

这里就产生了档案管理,简单来说就是把原来的纸质合同扫描件,或者电子档合同,转换合同信息为结构化的数据,通过一个系统去管理。在需要调用的时候,就可以直接通过这些管理系统查询到核心的数据,也可以通过形成多维度可视化的报表去分析合同的不同特点。

费控数字化工具 采购 9

3、单据审批

我们再来看社交化的审批和AI节点的审核。很多大型的企业会在共享中心平台设置一些审批流程,首先通过人工设定算法,接收到上传的电子化数据后,如果符合设计的算法要求,就可以自动通过审核,以节省人工审批的时间。

而社交化的审批流程,就是在审批流程电子化的基础上实现社交化审批,把需要审批的数据通过微信或者钉钉这类社交化软件推送给相关领导,避免了之前提交纸质申请单,可能搁置了好久才进行审批的情况。很多大型企业在搭建共享中心时,或是运用一些ERP流程的数据管理系统,都会设置这样的功能。

社交化审批 10

4、发票查验查重

关于发票查验查重,可能大家会认为,现在增值税专用发票已经全国联网,金税三期系统也在进行控制,好像不太会出现假票的情况,但这一问题还是应该要引起重视。

现在有税务黑名单,如果发票的供应商出现在黑名单中,下家收到发票也会受到牵连和影响。因此,发票查验查重对我们企业风控管理来说也是非常重要的。企业传统操作会以人工来进行系统录入,通过全国增值税发票查验平台查验查重。

现在有了新型的发票识别查验的方式——AI识别,这其实就是一个小程序或是一个插件。通过用手机端的摄像头扫描发票二维码或整张发票,就可以实现密码验证信息以及纳税识别号等关键信息的识别录入,并且自动实现价税分离。以此进一步节省时间,实现人员配置的简化。

发票查验 11

5、可视化报表分析

现在很多企业都非常重视商业化的数据分析,会运用到很多BI工具,如Power BI、Spotlight等经典工具,当然也有来自阿里云、腾讯开发的国内分析工具。

对于我们财务人员来说,怎么样从图表当中分析得出结果非常重要。举例来说,对于费控环节,哪个环节的费用支出可以进行管控,能够在图表上比较清晰的识别出来,这样才能给到管理者关键的信息。

所以报表呈现出产品不是重点,重点是我们财务人员能够通过报表分析出关键点,并向管理者提供如何实现降本增效管理费用的核心信息。

可视化报表 12

6、电子发票的归档

大家应该都能关注到国家税务总局正在大力推广增值税专用发票的电子化,宁波是最先的试点。电子发票的原件主要是两种文档,一种是pdf文档,还有税务总局大力推广的ofd文档。

ofd文档是一个加密的文档类型,可能需要一些工具去把文档转化成 pdf文档再进行存档。当然我们在日常的工作当中也会遇到一些可以视同抵扣进项税的发票文档,比如说电子机票的行程单、实名制认证的火车票、汽车票,这些跟运输服务开具票据相关的文档,这些文档到底是不是一定需要电子原档存储呢?其实是需要的。

最近2020年财政局发布的6号文件显示,电子会计凭证如果是作为企业日常报销入账归档依据的,仅以纸质打印件归档是不够的,还必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭。符合档案规管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等的法律效力。除了法律、行政法规另有规定以外,电子会计档案可以不再另以纸质形式保存。

电子发票归档 13

简单来说,如果员工报销或者对公采购的时候,企业收到的是增值税电子普通发票、专票或者是一些电子的行程单,这些单据光打印出来是不够的,我们还要把原有的电子档进行收集归档,以备税局或者是其他外部的一些财政局部门稽查。所以如何管理电子发票原件的归档也是一个非常重要的问题。

实现电子归档也是类似合同管理的系统,涉及到资料的录入、查询借阅的权限分配、电子档的调用、到最后保存期限后的保密销毁等这些核心环节。

资料录入现在也有多个端口,比如去餐厅消费后收到一张电子普通发票,这张发票会直接传送到个人微信或者支付宝的卡包里。如果要把这个卡包里形成的电子发票收集归档,就可以用一个录入调用的接口,把资料录入到我们的管理系统当中,接下来这些电子文档的核心信息通过数据采集变成一条记录。

之后,不管是审计师、税局、或者是企业内外部有调用需求,都可以通过管理平台进行借阅。在企业数字化转型推广之后,相应对财务人员的能力要求也是有了很大的改变。

4、数字化转型对于财务人员能力要求

很多人都会说自从有了AI机器人之后,财务部门的一些会计人员是不是都要下岗了呢?我觉得不会都下岗,但是如果我们不加强自己的业务能力,很有可能有一部分人在几年以后就会被淘汰掉。

要实现一个财务人员能力的转型,我认为有三个关键点。

能力要求 14

首先我们财务人员要会使用数字化的工具。改变完全依赖人工的日常会计处理模式,学会运用数字化工具去提高我们的日常工作效率;

第二点是要会阅读可视化的报表。报表只是载体,财务管理的核心其实是从报表数据能够透视出一些降本增效的可挖掘空间,然后把这些关键的信息传递给我们的管理层,更好的实现企业降本增效的过程;

最后一点要会优化内部流程。财务部门和业务部门需要协同发展,我们要能够发现在内部审批流程的环节当中出现的一些漏洞,帮助管理层不断优化内部控制。这对企业管理来说也是至关重要的。

5、Q & A

Q:对公付款采购如何管理预提预付?

对公付款采购如何管理预提预付 15

A:首先我们要将预提预付流程电子化。因为如果仍是纸质单据的话,在业务部门之间流转其实是一个非常不方便的过程,需要花费特别多的时间去收集单据、归档或再调用。如果是在电子化流程的前提之下,我们就可以实现刚才介绍的部门预算设置,然后在付款之前先提交一个采购申请,采购申请可以理解成一个真正的采购合同审批流程申请,或者是用计提暂估的入账方式提出的采购申请流程。

然后根据采购申请提交的附件,有依据的、可遵循数据的进行预提跟预付。在计提或者预提这些费用之后,到实际发生付款时,可以提交付款申请,同时提交合同发票等实际发生的单据来支撑付款申请金额的准确性。

最后,在完成付款步骤之后,财务可以根据采购申请跟付款申请之间的差额进行比较准确的入账调整,这样一个流程环节是比较完善的,从内部控制角度来说,漏洞也会相对少一些。

Q:员工私车公用的话,里程补贴应该如何管理计算?

私车公用 16

A:以我们公司的管理系统为例,只需在系统中搭载外部导航软件。涉及私车公用的场景时,每一次用车前先设定出发地和终点,同时开启导航,实现实时追踪用车路径。完成出发点、终点打卡后,员工可以自行提交报销单据。

同时,可以在各个部门不同的员工级别设置单位里程的补贴标准,系统可以自动计算补贴金额。生成费用记录的时候,报销单就会有一个费用行记录,可以归集到对应的部门或者成本中心,然后在财务入账的时候也会比较有迹可循。

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