费用报销软件和报销系统如何掌控企业费用?

费用报销软件和报销系统如何掌控企业费用?

行业资讯2017年07月03日 1,927

  随着科技的发展,曾经那些看起来遥不可攀的科技产品逐渐在我们的生活中普及。人们的生活也因此变得更加便利。而企业在此影响之下也变得越来越信息化。今天,小编就和大家谈谈费用报销软件是如何掌控企业费用的。推荐相关文章《云计算对企业管理有什么影响?
  企业的开销费用,从财务角度去分析,每笔支出都是通过财务报销的形式,所以要节省公司的费用,必须从费业的报销着手。 费用报销软件系统,是利用先进的软件和网络技术,完全有效约束和规范财务制度的强大软件系统;它能使所有费用的发生改变传统的审批方式,通过专有的软件执行,优化财务流程和制度,能够大大提高资金利用效率,减少开支,降低费用成本,提高工作效率等。简单的费用报销应用只需满足费用远程填写远程提交和异地 审批统计等功能,实现各地办事处分子公司财务的集中管理和控制。 费用报销管理系统的作用,就是将企业费用开支过程信息化,利用信息技术为企业解决在传统手工管理模式下难以解决的一些问题。
  归纳起来,费用报销管理系统可以帮助企业解决费用管理四个方面的问题:工作效率的问题、管理控制的问题、分类核算的问题和事后分析的问题等四个方面。 费用管理报销系统的应用价值 1、工作效率的问题: 在手工模式下填写费用报销单,无论是经办人申报还是审批人审批,这种报销方法工作效率都不高,网络报销能解决这种问题。 单据填写效率:每个环节,经办人需要手工填写大量的信息,而且同一笔开支的前后环节,很多信息都是重复的,但还得填一遍,差旅报销制度,费用报销流程没有优化。 业务审批效率:经办人需要拿着每份单据找到各级领导进行审批,如果遇上领导出差,则需要等待很长的时间。对于常驻公司总部以外地区的员工,发生大额业务时,必须公司高层领导签字审批,此时,往往需要将单据邮件到公司总部,这极大的降低了单据审批的效率。 财务审核效率:财务人员审核单据必须对每一份纸面单据的审批金额进行复核,并需要核对众多复杂的业务信息。在做账务处理时,必须将纸面单据中所包含的众多信息录入到账务系统中去,使得会计人员无法脱身于繁杂的机械劳动。 在费用报销管理系统里,所有与费用开支有关的单据,都可以在网上提交和审批,实现在线报销,一个数据只要录入一次,就可以多处重复利用。尤其是财务的记帐凭证,可以直接从业务单据中自动生成,大大提高了费用开支过程的工作效率。
  2、管理控制的问题: 在手工管理得状态下,审批人面对要审批的单据,由于无法及时获得该单据相关的其它信息,只能草草地签字,最后导致很多地方出现失控。 例如,对于员工的借款,审批人由于无法及时获得该员工还有多少未结算的借款数据,看到本次借款的理由也基本成立,就签字同意。日积月累的,企业其它应收款中的个人借款余额已经很可观了,一方面企业的费用核算不准确,另一方面企业资金被员工占用。 在费用报销管理系统里,可以对某些项目设置一定的约束条件和控制方式,系统可以对处于约束范围的开支事项自动进行控制处理。对于没有处于约束范围的开支事项,可以通过为审批人提供实时的数据查询,由审批人进行合理的人为控制。从各个方面,提高了开支过程的管理与控制力度。
  3、分类核算的问题: 企业的会计核算是按照统一的会计制度和会计准则来执行的,其形成的帐目是对外的。但对于企业的管理者来说,需要有一套符合企业实际情况和管理需要的数据,也就是说需要建立一套面向企业内部管理用的核算体系。 在手工管理的状态下,企业很难建立这么一套内部的费用核算体系。不但是因为工作量大,更主要的是,无法形成完整的数据关联体系,其结果数据的可靠性无法保证,也无法验证。 在费用报销管理系统里,所有开支事项有关的单据,都带有经办人和审批人的电子签名,这些电子化了的数据可以同时作为多个核算体系的原始依据。因而可以由此形成多个的费用核算体系,大大加强了对于费用核算的全面性。
  4、分析报表的问题 在手工管理状态下,很多数据信息是留在纸面上的,要利用这些数据形成各种分析报表,非常困难。在财务软件中,虽然有关于费用方面的电子数据,但其信息是已经按照会计准则的要求格式化了的,有些内部管理所需的信息根本无法从财务软件的数据库中提取。 在费用报销管理系统里,保留下了最完整的有关费用开支的一切原始数据,因此,利用计算机的数据处理技术,为管理者提供满足管理需要的各种分析数据和报表。
  以上就是小编为大家整理的费用报销管理软件是如何帮助企业解决费用管理的。费用报销软件的出现,帮企业节约了大量的成本和时间,在一定程度上大幅度的提高了企业员工的工作效率。同时,有了他的存在企业在控制花费上也得到了很大的帮助。

 

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