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在线费用报销系统和报销软件:改变从现在开始

在线费用报销系统和报销软件:改变从现在开始

行业资讯2017年07月14日 5,653

  提到在线费用报销系统(员工费用报销系统),大家并不陌生。它利用信息技术和互联网,通过系统进行费用的报销和审批。大多数公司实施在线费用报销系统(员工费用报销系统)时,都是本着提高报销的审批效率,增加费用控制的有效性的目的。那么,在线费用报销系统实施后,改变了什么呢?

  业务人员的理解:很多时候,一提到在线费用报销,业务人员都是谈之色变,因为这无形中增加了他们的工作量,既要填写一遍纸质的报销单据,又要在系统中填写一遍。如果填写得不正确,又要回到起点重新填写,这样一折腾,报销时间又耽搁了几天,钱又要晚几天才到手里。对业务人员来说,在线费用报销改变的是他们懒散的报销习惯和平时填写报销单据的不规范。同时,也要让他们感觉到在线费用报销(员工费用报销系统)对他们的价值。从整个流程的效率上,一定要比以前的报销时间有所缩短,这样他们才会感觉到系统有点价值。在设计在线费用报销系统时,考虑到业务人员计算机水平普遍不高,从系统操作和界面上,一定要简洁,变成傻瓜式操作界面,一眼就能看懂。

  财务人员的理解:实施在线费用报销系统时,笔者常听到财务人员这样说,我们公司实施了在线费用报销系统,并且与业务系统的财务模块关联,以后再也不用手工填制费用报销凭证了,工作量少了很多,而且可以实时出具费用报表,可以方便地按公/子公司、区域、部门、人员、费用类型等维度进行费用分析。我们将更多时间放在了对业务的了解和费用合理性的审核,以及各部门实时的费用使用提醒,从数据中发现存在的问题,及时与业务部门沟通。对财务人员来说,在线费用报销系统减少了做账的工作量,工作重点发生了转变,工作更有价值和意义。

  IT人员的理解:某IT人员说,我们主要是把企业的费用报销的管理理念,从技术上得以实现。有的企业在费用报销时,要求填写的内容非常详细,以前纸质报销时,只能靠企业管理规定要求填写得很详细,很多时候,填写都不规范,要重新填写。现在我们可以把报销的要求,设置为必填项,不填写就不让提交报销。如报销招待费时,有宴请单位、宴请人员、宴请人数、宴请地点、陪同人员等字段,这些项目有一个不填,就不让提交报销审批。管理审批人员的理解。跟某管理者聊天时,他说:我长期在外出差,回去后签几百本报销单。现在使用网络进行审批,我有上网本,可以随时随地审批报销单,效率提高了。 但是,电子签批是不是有效?现在让业务人员填写电子报销单时,要尽可能的详细,这样做实质上跟看纸质单据是一样的,而且更方便。审计人员的理解。以前费用报销审批时间、审批权限的审计,得需要一个个看单据去核实和统计,现在只需要把电子审批记录调出来,哪个节点用的审批时间长,是否超出了正常审批时间,是否超出了审批权限,这些都一目了然。

  在线费用报销系统(员工费用报销系统),对不同的人,改变是不一样的。归结到一处,其实改变的是一种做事的习惯,树立的是一种做事的规范。习惯以后,我们会发现,以前的纸质报销太落后了。规范以后,我们会发现,报销比以前更方便、快捷,问题更少了。

 

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