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中国企业差旅管理有什么弊端

中国企业差旅管理有什么弊端

行业资讯2017年08月18日 10,126

为什么越来越多的企业会想着和差旅管理公司合作?这主要是因为国内的企业差旅管理存在很多的弊端,大多数的企业缺少差旅管理意识,导致公司的差旅成本不断上涨,正因为这些弊端才促使了差旅管理市场不断扩展,有必要给大家介绍一下目前中国差旅管理的现状。推荐相关文章《差旅管理的意义是什么?

1.企业管理层缺乏差旅管理意识

企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力,他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差,去过哪些地方,差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理,而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣,财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性,因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》报告显示,在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务,而国有企业的这个比例尚不足5%。

2.针对出差费用缺乏管理控制力

中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出,这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣,出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”;另一方面,中国的一些大中型企业在国内的摊子铺得很大,公司职员每年都要坐上好几回飞机,可谓是航空公司标准的大客户,但从来没有人想到去和航空公司协商,获得一定的折扣。酒店费用也是如此:由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店,使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量,因此很难和某家酒店签订长期合同,以获得更优惠的价格。由于缺乏有效监控,与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别,加大了管理成本,严重影响了企业利润的获得。

3.报销流程复杂、数据无法用于管理

根据《Corporate Travel Management and Travel Practices in China》报告,在被采访的112家企业中,有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批,另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来,中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。

企业传统的差旅管理流程复杂,出差人员要被迫填写各种纸质单证,单证填写容易出现不规范现象,需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性;领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁,从而影响业务的执行,大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多,对其进行装订、统计和汇总工作量极大,工作效率低下,还极易出现人为错误,造成不必要的损失。记录着企业的业务运作过程的纸质单据上有着重要信息,分析这些信息可以得出公司一年里飞机、火车、酒店所有开支,差旅时间的分布、旅途的时间等对公司经营有用的数据,但是由于是纸质介质,使分析和统计很不方便,难以形成规范而有价值的差旅管理报告。

4.现金是首要的差旅费支付模式

目前依旧有很多的企业会选择现金支付,这跟国外的企业相比就形成了很大的差距,因为国外大部分是采用信用卡支付,简单便捷,如果是采用现金支付的传统报销方式的话这不仅造成了很大的工作量,而且还很浪费时间和精力,最关键是工作人员还要辨别现金的真假问题,无疑又使得差旅管理变得复杂繁琐了。

 

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