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电子发票报销指南之四大差旅报销和差旅管理手段

电子发票报销指南之四大差旅报销和差旅管理手段

行业资讯2018年04月10日 2,907

差旅报销差旅管理是现在大家都非常熟悉的事情了,正是因为现随着经济全球化的发展,大家出门出差的机会越来越多了,出差也涉及到很多方面的问题,过去,出差族在外,每吃完一顿饭,都要向服务员索要发票,告知发票抬头,坐等好几分钟才能拿到发票。现在,随着“互联网+”的到来,越来越多的电子发票形式也开始涌现,扫码开电子发票,不用等,不用打印,随时随地开票,那么电子发票报销时的体验如何呢?

首先我们要了解电子发票报销的流程和方法,2016年财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位,只要满足该办法规定的条件,电子发票的开票方或受票方,可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

根据规定,目前电子发票报销主要有两种方法:

第一。受票方获取到电子发票信息后,打印成增值税电子普通发票的版式文件作为报销附件,用传统的办法黏贴在报销单后提交报销。这种方法合规性毋庸置疑,但是因为要企业自行承担打印成本,总体来说比之前的纸质发票管理成本更高。

第二种办法。接收开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子普通发票的开票信息,将电子发票信息保存在适当的媒介中,比如网盘、邮箱等,报销凭证上注明电子发票存放的地点及进入的路径。

明确电子发票报销的流程和方法,那么该如何增强管控,才能防止重复打印报销等问题呢?

一、财务部门在处理电子发票报销单据时,以发票号码作为标识对电子发票进行统计,这样就能避免重复报销,通过Excel表格做台账。把所有的电子发票,发票编码统一在Excel表格中,从中筛选排除相同的发票编码,可防范电子发票重复报销。也可以再增加电子发票校验和鉴伪功能,如输入发票编码,即可判断发票的真假和是否为重复发票。

二、凡是涉及电子发票报销,不允许以纯纸质发票提交,报销经手人自行打印电子发票作为报销的原始票据的同时,必须提供原始的pdf文件,以防篡改文件后打印,这样也可以从根源上规避造假和重复!

三、请报销经手人自行在税务局网站查验电子发票真伪信息,并承诺没有重复报销电子发票,报销经手人及经费负责人对经济业务及电子发票的真实性负责。且员工每个月底递交上个月发票,最迟不能超过两个月报销时间。

1、请报销经手人自行打印电子发票报销的原始票据,电子发票有相关明细及附件的,请随电子发票一并附上作为报销的原始凭据;

2、请报销经手人在网报系统中准确录入电子发票的12位发票代码及8位发票号码,未录入电子发票号或错误录入电子发票号将不能正常报销;

3、请报销经手人自行在税务局网站查验电子发票真伪信息,并承诺没有重复报销电子发票,报销经手人及经费负责人对经济业务及电子发票的真实性负责。公司相关部门将对报销的电子发票进行抽查核实,并自动记录已报销过的电子发票号,对报销虚假电子发票及重复报销电子发票的情况,一经发现,将依规追究有关人员责任。虽然现在都想着一个趋势发展,但是凡事之间总是有些区别的。

上海甄汇信息科技有限公司

 

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