怎么防范电子发票重复报销?

怎么防范电子发票重复报销?

行业资讯2018年11月19日 87

电子发票反复报销现在是非常普及的,每一个企业可能都已经开始使用电子发票报销了,它一直是财务人员的一种心病,多次打印、多次报销一直是电子发票报销的“惯用伎俩”(笑声),那么如何有效预防呢?我可以教你3个小秘密。你永远不能说它永远不会发生。至少它有点帮助。1、使用Excel表格,每收到一张电子发票,输入发票号和发票代码以及发票金额等核心数据。拿到电子发票后,Ctrl+F查一下有没有重复的。这种方法虽然能对重复发票信息进行提醒,但是实属繁琐,每次遇到电子发票报销都要查询Excel表格也会浪费财务人员大量的时间。

2、业务人员在提交电子发票报销时,如果对电子发票的pdf文件进行PS之后再打印,财务无法进行核实,只有去国税总局官网查验发票真伪。此方法虽然可以有效甄别发票真伪,防范收受虚假发票的风险,但是财务人员手动输入发票信息进行查验,十分繁琐,每查验一张发票都要好几分钟,而且手动录入经常出错,极为影响工作效率。

3、将电子发票报销查验工作交至报销人员,报销人员需自助核实发票内容并提供打印截图供财务人员查验,否则不予与报销。这样做的好处是减轻了财务人员的工作量,但是存在严重的管理风险,报销的流程没有得到应有监管。

这三种电子发票报销管理的方法都可以在一定程度上杜绝重复报销问题,但都有各自的弊端存在。其实有一种极为简便高效的工具可以解决这个问题,汇联易推出了一款名为验发票的产品,可以查验发票真伪和查询电子发票是否重复报销。只需要对着发票左上方的二维码扫描,立刻就能查询到发票的真伪。更可以对着发票拍照,从手机相册批量上传,就可批量查询,验发票不仅仅可以解决电子发票报销中存在的管理痛点,还可以验证纸质发票,是一款即扫即验的发票移动查验利器。

不可否认,使用电子发票在便利一些管理的时候,也有一些挑战,毕竟,电子发票的推广仍在改进过程中,期待着未来发票产品具有更加实用的功能,具有更多的政策,使我们可以更好地享受电子发票给我们带来的便利。

 

推荐阅读:

移动报销与大数据的关系

“SAAS的边界与出路 “

SaaS服务商的发展经历一览

关于SaaS复合应用和SOA的结合

对2017年平台即服务的预测

基于财务共享的管理会计有什么建设研究?

全面预算软件发展有怎样的优势?