避免电子发票重复报销的方法

避免电子发票重复报销的方法

行业资讯2019年01月07日 594

电子发票和纸质发票基本用途和使用规定几乎都一样,因为方便所以使用也越来越普遍,企业以后会接收更多的电子发票。但是电子发票也存在一些使用的缺点,因为电子发票可以重复打印,甚至还可以PS篡改金额等信息,这使得在电子发票入账的时候既要先查验发票的真伪,又要防止同一张发票打印多次重复入账的问题。今天小编就给大家整理几点避免电子发票报销重复的方法。

第一种方法,采用表格人工登记。使用Excel表格登记,每收到一张电子发票,录入发票号码和发票代码以及发票金额等核心数据。表格里可以设置重复录入相同发票号码高亮显示,这样能对重复发票信息进行提醒。

第二种方法,电子发票管理软件。很多公司有OA财务报销系统,或者专门单独买个saas的发票管理服务。这些系统可以批量收集发票处理相关报销事项,市面上的这类系统还不在少数。这些企业财务软件也有所差异,有些还要单独下载安装才能使用,而且多为PC端的软件,还要连接扫描软件才能把发票信息收集到系统里,只是电子化了流程,并没有提高财务人员入账的效率。

第三种,手机快捷入账工具。发票入账无非是要解决发票真伪、入账效率和查重效率几个关键环节,手机快速入账工具就是高效且低成本的解决方案。

手机快捷入账工具有两种入账方式:手机单独扫码入账和批量导入电子发票入账。前者适用于少量的情况,后者适用发票多的情况。批量上传电子发票入账,不用一张一张的扫描录入。

最后要提醒大家的是,电子发票容易出现重复入账的情况,传统的方法比如人工登记发票代码等信息,耗时耗力容易出错。手机快捷入账工具旨在解决电子发票重复入账和被重复报销的问题。

 

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