财务人员如何防止电子发票重复报销

财务人员如何防止电子发票重复报销

行业资讯2019年03月05日 309

打着方便快捷、降低成本,保护环境的大旗,电子发票报销来势汹汹,电子发票对使用者、商家造成便利的同时,重复报销问题却一直困扰着财务人员。因为电子发票目前绝大部分是采用打印件报销方式,这样就遇到一个比较大的风险:同一张电子发票在复印后和原发票几乎一模一样,如果用来重复报销,财务人员很难识别。

对此,多数财务人员只能把报销过的每张电子发票编号记下来,每次报销查询是否已报销过,这无疑增加了财务的工作量。那么财务人员该如何防止电子发票重复报销呢?

方式一:这个方式肯定时最容易想到也时最直接的方法,用万能的Excel表格,收到电子发票,Ctrl+F查一下有没有重复,没有重复的话在excel中录入发票号码和发票代码以及发票金额等核心数据。这种方法虽然能对重复发票信息进行提醒,但是实属繁琐,简直就是在浪费会计人员的生命。若出现有PS情况的电子发票,财务无法进行核实,只有去国税总局官网查验发票真伪。

方式二:将电子发票报销查验工作交至报销人员,报销人员需自助核实发票内容并提供打印截图供财务人员查验,否则不予与报销。可尽管如此,财务部门还是会在日常工作中经常会遇到报销上的问题,尤其是非业务人员报销的时候,经常是剑拔弩张。

方式三:借助专业的工具软件,对中大型企业可以升级OA系统中相应的发票管理模块,或者采购专门的报销系统。直接通过配套的专业扫描设备和OCR设备来获取发票的信息,自动建立台账并查重。

相比于APP来说,小编更推荐用微信小程序,因为小程序直接在微信中就可以打开,而且功能简单使用,没有其他很多用不上的功能和复杂的配置。

 

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