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商务差旅管理需要注意什么

商务差旅管理需要注意什么

行业资讯2019年08月01日 1,121

商旅管理在欧美等发达国家已拥有百年历史,但在中国市场,是近几年伴随着全球资本流动的加速才逐渐发展起来,所以还存在着一些力不能及的地方,今天我们就来看看国内发展差旅管理需要关注哪几点。

首先是商旅供应商选择。

企业按照规模的不同接触到整条产业生态链上的供应商就不同,与供应商的合作模式也不尽相同。以大型企业为例,其对接的供应商企业种类繁多,因此既需要全面整合包括机票、酒店、商务租车在内的第三方商旅资源,又要在与数据安全服务方互联时有效保障数据整合过程中的安全与透明度,同时还需要与银行及第三方支付服务商无缝对接,综合管控企业员工的一体化差旅报销流程;而中小型企业尽管有固定合作的航空公司、酒店等,但是在供应商的选择上仍然需要考虑是否与企业内部的信息化管理系统是否匹配,同时也要考虑到员工实际操作的便捷性与满意度,是否方便企业员工直接预订和报销,差旅管理人员是否能够对公司内部的差旅开销一目了然等等。因此,无论哪个类型的企业花费在商旅供应商选择方面的时间和成本都不可小视。

其次是商旅发票管理。

企业人员商务出行的差旅报销问题也是企业管理者常为之头疼的难题。大部分企业的差旅报销流程仍然需要员工手动操作完成,从人工填写报销单据、贴票、上级审核签字到财务部门审核及付款,不仅过程繁琐而且周期漫长。同时,员工开具差旅发票有时也会带来额外成本。以开具网约车服务发票为例,由于大部分约车平台的开票服务有一定滞后性,且不同平台有各自的开票金额限制,甚至个别平台不提供开票服务,这些都导致企业员工不能及时、高效地完成差旅报销。有统计指出,普遍企业的违规报销率高达20%。不仅如此,个别企业还存在员工垫资的情况,员工对企业的满意度与忠诚度也因此受到影响。

最后是商旅数据一致性。

为满足企业人员线上、线下和移动化多种办公场景的需求,以及与企业ERP系统、HR系统、OA系统、采购系统、报销系统等做对接的需求,差旅费用的管理都是以数据形式集成,因此数据的统一性与透明度尤为重要。从这个角度来说,如果不能通过一个统一高效集成的商旅管理系统将员工商旅的在线信息查询与预订、全球数据跟踪、差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合等串联起来,那么差旅费用管理的效率、数据的准确与透明度以及财务的合规性等各方面都会受到显著的影响。

差旅管理在国内的发展形势一片大好,但同时也伴随着各种各样的难题,如何解决这些难题,是其今后发展中的重点。

 

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