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36氪首发 | 「汇联易」推出信息化档案管理平台“E档案”,企业档案管理逐步走向电子化时代

36氪首发 | 「汇联易」推出信息化档案管理平台“E档案”,企业档案管理逐步走向电子化时代

媒体报道2020年08月06日 478

原文链接:https://www.36kr.com/p/824671057911177

36氪获悉,「汇联易」本日正式发布档案管理信息化平台“E档案”,以支撑企业各类业务所涉及的实体和电子档案信息化管理业务。

汇联易是36氪多次报道的企业。汇联易为上市公司汉得信息内部孵化企业,自2016年开始独立运营,其主要产品为一站式商旅及费用管理SaaS

成立之初,汇联易自企业报销切入市场,解决员工、财务及公司三方间的报销流程痛点,即员工一键导入发票,财务无需处理大量发票,免去贴票等繁琐工作,一键生成财务凭证。并且,汇联易能够与企业内部的OA、HR等系统打通,完善报销工作流。

“E档案”是汇联易现有产品体系的进一步延伸,从企业报销、商旅及费用管理逐步延伸至企业的档案管理需求,也能与此前的业务实现互补。

具体来说,无论是企业报销、商旅和费用管理,都会涉及到众多与财务报销系统、OA、HR等系统的对接,产生单据流转难以避免。虽然不少企业已完全摈弃纸质档案,实现档案管理的全面电子化,但纸质档案管理模式在短期内也不会消失。因此,将这部份文档完成电子化的工作,才能更好地推进企业管理体系的不断革新。

作为档案管理平台,汇联易“E档案”平台的操作流程可以分为档案入库、调阅、存储、鉴定销毁四个部分。

入库时,“E档案”支持多渠道档案采集,比如通过线下批量或者OCR识别导入,或是提供标准接口用于对接合同、费控、ERP、银行资金等系统收集,此后进行智能分类管理,支持用户多条件、多平台(如在ERP、费控等系统)借阅档案,实行电子化归档、借阅等档案标准管理流程。

而在存储层面,平台设计了立体加密机制,并向企业提供多层级的权限管理功能,操作全程留痕,便于追溯档案全生命周期内的变化情况。在档案过期后,平台支持鉴定销毁,并需要记录销毁原因。

随着计算机技术和网络的飞速发展,部分企业仍在使用的传统档案管理方式已难以满足当先的存储需求,不论是电子或纸质档案,由于种类繁多且存储分散,管理难度和历史归档记录追溯难度加大;此外,电子档案由于检索字段较单一等原因也会降低检索效率。当电子与纸质档案同时存储同一信息时,两者之间的匹配管理工作难度大。

针对这些问题,汇联易表示,其档案平台的优势在于几点:

高效兼容:汇联易经过长时间设计和各种真实环境的反复实验,将档案管理融入智能办公环境中,目前能够兼容多型号扫描设备和市面主流浏览器,最大限度满足用户不同浏览器的操作需求。

业务融合:汇联易利用信息通信技术及互联网平台,建立各存储内容之间的关联关系,实现业务整合最大化,带动档案管理工作的规范化,系统化。

安全可靠:实现电子档案立体加密,全程审计系统操作,并加强权限控制体系的细粒度,细致到控人员、期限及品类,若有秘密泄露可以追踪定责。

快速部署:通过规范的接口和低成本集成方法,汇联易能够完成不同层级档案室之间、不同系统之间的档案交换,实现规范化管理,消除档案信息孤岛,提高档案的利用率。

事实上,为了加强企业会计档案的管理,促进企业整体会计基础工作管理水平不断提高,国家近年来陆续出台了一系列政策规范及档案管理方案,如2016年出台的《电子文件归档与电子档案管理规范》,以及今年3月出台的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等,都对文档管理提出了新的要求。基于这样的需求,不少企业服务公司也都推出了档案管理相关的新产品。尽管纸质与电子档案“双轨存储”过渡期还将持续很长一段时间,但实现档案管理工作电子化是每个企业不可避免的过程,档案管理市场还存有广阔前景。

原创文章,作者:咏仪。

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