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3万张报销单,这样做每月仅用3人天归档

3万张报销单,这样做每月仅用3人天归档

公司动态2021年06月16日 2,039

上海某近万人高新技术上市公司,采用分类存储解决方案之后,归档时,无需装订记账凭证与原始单据,通过系统自动建立起原始单据与记账凭证的关联关系,并在系统中记录纸质单据对应实体库房的相应位置,归档时只需将发票袋/报销单放入档案室,仅用3人天就能完成每月近3万张报销单的归档工作。

抽凭时,可通过权限控制进行影像调阅,如需查看纸质单据,通过系统建立的凭证与原始单据的索引关系,立刻能够定位实体档案库位。库房内几百万张单据,仅凭一个单号就可以快速定位。

一、什么是分类存储?

“分类存储”是指:将凭证和原始单据分开进行物理存储,不再采用传统凭证和原始单据匹配装订在一起。借助智能匹配,自动成册技术,由系统自动建立逻辑索引关系,实现逻辑上的“虚拟装订”。

分类存储区别于现有“记账凭证附带原始凭证”装订归档的管理模式,从提升财务工作效率的维度来说百利无一害,免去了财务传统归档的整理、装订凭证的流程,将财务从繁琐且低价值凭证匹配和装订工作中解放出来,投入于更有价值的数据分析及管理岗位中,但企业也因流程上的变革及政策上的合规性有一定摇摆。

其实,国家早已给出答案:在《会计基础工作规范》第五十五条明确规定“对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记帐凭证日期、编号、种类,同时在记帐凭证上注明“附件另订”和“原始凭证名称及编号”。

《会计基础工作规范》 1

所以,记账凭证和原始凭证可以不装钉在一起,只要双方互相建立索引关系,企业实行分类存储的形式归档完全符合国家规定。

除了国家出台的《会计基础工作规范》第五十五条,财会6号文《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,明确承认了电子会计档案的法律效力,并且认可电子原件可不再另以纸质形式保存。纸电混合时代,一张报销单里同时有纸质凭证与电子凭证,运用E档案分类存储也可以自动区分并将其分类存储。

财会6号文 2

二、E档案分类存储解决方案

汇联易E档案分类存储解决方案,区别传统“记账凭证附带原始凭证”装订归档的管理模式,免去了财务归档的整理、匹配装订凭证的流程,并按凭证类型存储,系统自动建立原始凭证与记账凭证双向的索引关系,自动将电子凭证存储于档案系统,自动标注纸质单据对应库房的相应位置,财务在归档时只需将单据直接放入档案盒,后期如需调阅,系统可实时查看档案库房位置,极大提升财务归档效率,提升财务人效。

会计资料做为企业最核心的档案资料之一,经常要接受税务局和审计部门的抽凭检查。因此,如何保证在抽凭的时候,快速定位与电子档案相对应的纸质档案的库房位置,以及如何建立起符合国家政策要求的,纸质档案与电子档案之间的索引关系,成为“分类存储”模式中亟待解决的两大问题。

01

电子库房对应实体库房

轻松定位纸质档案存放位置

通过在系统中模拟建立一套与线下实体库房具有相同库位信息的电子库房,使纸质档案资料在实物归档时自动回写实体库位信息,便于在纸质档案调阅过程中的快速定位。

外审过程中需要调阅档案的纸质原件,便可通过系统记录快速定位记账凭证的纸质附件的库位,方便查找并取出纸质档案。

电子库房对应实体库房 3

管理员可根据企业需求自由配置某项实体档案的借阅时间,并在借阅到期之前对相关人员进行催还提醒,确保档案按时重新入库。

3D虚拟库房示意图 4
3D虚拟库房示意图

02

建立双向索引关系

符合国家分类存储规定

通常,一张记账凭证附带有纸质、电子原始凭证,那么在“分类存储”方案下,如何建立起记账凭证与其纸质、电子附件的索引关系,以便在审计抽凭、税务查账、内部档案盘点的过程中能够快速在海量资料中定位到某一张记账凭证以及其所有附件,成为此方案的重中之重!

汇联易通过“双向索引表”建立起记账凭证与原始凭证之间的双向关联关系(即系统自动出具以记账凭证为主线的正向索引表和以原始单据为主线的反向索引表),实现在抽凭、盘点过程中,快速定位某张记账凭证的所有纸质和电子附件。

依托E档案“智能匹配,自动成册”的功能,通过系统自动出具双向索引表,详细解决方案可参见本次推送第二篇文章《如何提升归档时凭证与原始单据匹配效率?》

建立双向索引关系

建立双向索引关系 5

依托E档案“智能匹配,自动成册”的功能,通过系统自动出具双向索引表。

详细解决方案点击《如何提升归档时凭证与原始单据匹配效率?》

03

档案借阅安全性保护

保证档案不被篡改

在会计档案归档后的借阅过程中,如何保证电子档案不被篡改?如何保证电子档案不被挪做他用?成为档案借阅管理中的需要重点关注的问题!

在档案借出时通过水印、控制浏览时效等方式来确保档案借阅的安全性。

档案借阅安全性保护 6

借阅时自带水印

通过电子签名,确保电子档案不被篡改(篡改后文件其电子签名就失效),管理员再也无需担心档案造假。

电子签名 7

自带电子签名

Ps:除了分类存储,E档案也设有“装订归档”解决方案,以适应企业现有“记账凭证附带原始凭证”装订归档的管理模式,灵活的SaaS模式支持随时切换。

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