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费用管理软件系统和OA系统有怎样的不同?

费用管理软件系统和OA系统有怎样的不同?

行业资讯2017年07月04日 4,157

  办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统,主要推行一种无纸化办公模式。而费用管理软件系统时近几年一种新新产品,今天,小编将和大家分析这两者之间有怎样的区别。推荐相关文章《费用报销与预算控制系统如何帮企业省钱?

  OA系统现有功能没有包含最基本的费用管理功能 1、费用管控中,最基本的细节功能 1) 报销单和借款单真正的冲销 申请人的报销单,能够和本人的借款单进行冲销,冲销一次或多次(两个不同的单据,可以进行逻辑的关联)。 这样确保,冲销金额精准,既可以保证报销和借款金额准确,又可以减少财务人员重复工作! OA系统的报销和借款冲销功能,只是在一个报销单中,输入借款金额,系统对一个表单进行逻辑处理(如报销金额减去借款金额)。 假如申请人,填写不真实的借款金额,那就是一个错误的报销和借款冲销,必定为公司财务带来不利、必定增加领导、财务审核工作。 2) 多维度、多条件控制单据提交 系统根据预算控制条件,多维度(部门、项目、职务、职位、人员、费用科目、金额等),自动允许或屏蔽提单申请。 尽管是相同的部门、职位等,费用科目或金额不同,系统都能自动判别单据能否提单。 OA系统只能按照部分条件(部门、人员),自动允许或屏蔽提单申请。 甚至有大部分OA系统没有基本的预算功能。 显然,OA系统不能对费用进行细致的高效管理。 3) 单据多维度、多条件跳转流程 单据提交后,根据不同的单据、部门、项目、职务、职位、人员、费用科目、金额等多维度自动跳转流程,由不同的领导审批。 例如,相同的单据、部门、职位、费用科目,按照不同的金额区间,自动跳转流程节点,由更多人审批或者更少人审批。

  例如,普通员工和总经理,用同一个表单申请,自动跳转不同的单据流程。 OA系统在费用审批的流程,不会自动根据多条件、多维度的跳转流程。 4) 审批过程,有详细的预算数据提示 领导审批单据时候,系统自动显示单据中,该部门、项目、职位、人员的费用科目,具体的预算金额和剩下金额,从而为领导审批提供准确的审批依据。 OA系统会有简单的预算数据,但不会有多维度(部门、项目、职位、人员、费用科目)的预算金额和剩下金额。 如果OA系统没有费用预算功能,那就更不能有效的细致的费用管理。 老板的主要精力是都投在业务管理,不会记住太多的费用预算金额(部门、项目、职位、人员、费用科目等),有系统帮老板记住并自动提醒老板,该多好。 5) 出纳的基本功能 系统自动提示需出纳处理的单据。 出纳在系统进行审批结束的单据,进行付款处理,即更新单据状态已付款、实付金额,为记账凭证生成依据。 查询借款单的还款信息,包括借款总额、已冲已还总金额、已冲已还记录、剩下该还总额。 更新每个借款单中员工已还金额。 能够自定义搜索条件,查询付款单据、付款报表。 能够查询银行卡、现金流的日记账、明细表。 能够自动生成出纳付款对账表。 能够在后台设置货币汇率。

  OA的出纳处理,一般仅是简单的审批(如同意或不同意)不能在系统实时更新真正的付款金额。领导审批了¥5000,出纳会根据公司账号资金情况,分几次付款是最常见的,OA系统没法实现这基本细节的功能。 OA系统一般不能真正实现差旅报销费用报销,出纳不能通过OA清晰查询员工已借的金额、已报销金额、已冲销金额、剩下该还金额、剩下该报销金额,员工已还的金额出纳也不能实时更新到系统。出纳只能通过系统之外,手工计算、人工记忆所有员工已借已还未还等金额。由此看见,出纳工作量大,且容易出错。

  OA系统一般没有详细的出纳付款报表、银行卡和现金的日记账、明细表,也不能在后台设置各种货币的汇率。 6) 单据查询、费用统计功能个人按照(单据号、单据名称、单据状态、申请时间、费用科目等)多维度条件,查询个人的单据(已经申请、已被驳回、已被撤销等)、查询个人申请的、报销的、借款的报表。 领导按照(单据号、单据名称、单据状态、申请时间、费用科目等)多维度条件,查询本人审批的单据。 领导按照(单据号、单据名称、单据状态、申请时间、费用科目、申请人、制单人、部门、项目、审批人、金额区间、备注等)多维度条件,查询不同单据的信息。 领导按照按照(申请人、报销单据号、关联单据号、关联单据类型等)多维度条件,查询主单据和关联单据、即同一个报销单和多个事前申请单关联、同一个报销单和多个借款单关联等。 领导按照(部门、费用科目、时间、单据状态),查询不同部门、不同费用科目的报表。 领导按照(项目、费用科目、时间、单据状态),查询不同项目、不同费用科目的报表。 领导按照(人员、费用科目、时间、单据状态),查询不同人员、不同费用科目的报表。 OA系统的费用单据是和其他单据(请假申请单、公文申请单等)同一个模型,不可能做到非常细致的、人性化查询各种费用单据、报表。 2、费用预算管控最基本的功能 1) 预算编辑 按照不同的部门、项目、人员多维度,对不同的费用科目,进行具体的金额编辑。 除了逐个输入费用科目的具体金额,能够通过Excel表把所有预算金额导入系统。 2) 预算调整 在线填写、申请部门、项目、人员的预算调整单,输入费用科目的具体金额,审批通过后,新的预算金额自动更新到系统。 3) 预算查询 按照多维度条件,查询不同的部门、项目、人员中不,同费用科目的预算金额。 4) 预算控制 按照部门(不同费用科目)预算金额+时间(月度、季度、半年、年度)控制费用过程。 按照项目(不同费用科目)预算金额+时间(月度、季度、半年、年度)控制费用过程。 按照人员(不同费用科目)预算金额+时间(月度、季度、半年、年度)控制费用过程。 按照部门(不同费用科目)预算金额+ 项目(不同费用科目)预算金额+人员(不同费用科目)预算金额+时间(月度、季度、半年、年度)多维度控制。 支持硬性控制,申请金额大于预算金额,或者没有费用预算金额,系统自动拒绝提单。 支持弹性控制,申请金额大于预算金额,或者没有费用预算金额,依然可以提单,但系统会提醒申请人和每个审批人该单据已经超额或不在预算范围。 支持硬性+弹性多维度控制,例如部门硬性控制,项目弹性控制、人员弹性控制等。 支持滚动预算控制,上个月度(或季度、年度)的预算金额没有用完,自动增加到下一个月度(或季度、年度)的预算。 支持非滚动预算控制,上个月度(或季度、年度)的预算金额没有用完,不会增加到下一个月度(或季度、年度)的预算。 5) 预算报表 查询真正的部门执行报表 自定义不同的部门+费用科目+单据状态+时间,查询具体的报表,报表内容包括,部门预算总金额、实际总金额、剩下总金额、超额提示,每个费用科目的预算总金额和实际总金额、剩下总金额、超额提示。 查询真正的项目执行报表 自定义不同的项目+费用科目+单据状态+时间,查询具体的报表,报表内容包括,部门预算总金额、实际总金额、剩下总金额、超额提示,每个费用科目的预算总金额和实际总金额、剩下总金额、超额提示。 查询真正的人员执行报表 自定义不同的人员+费用科目+单据状态+时间,查询具体的报表,报表内容包括,部门预算总金额、实际总金额、剩下总金额、超额提示,每个费用科目的预算总金额和实际总金额、剩下总金额、超额提示。 OA系统,如果没有预算管控功能,那就完全没有以上最基本的预算功能。OA系统,或许会有部分简单的预算功能,但不会有真正的、全面、全员、全程的费用预算功能。

  以上就是小编为大家介绍的办公OA和费用管理软件系统之间的区别。这两种产品在中国经过多年的发展,都有自己的忠实客户。小编认为,这两者之间虽然存在很多区别,消费者在选择的时候难免会犹豫,但不管怎样但是总有一款是适合你的。

 

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