费控系统如何利用数字化转型进行升级

2020-08-28
放眼未来,数字化转型推动企业不断追求技术与管理上的进化,而尤其是在财务管理方面,由于计算机的原始功能和先天优势,财务管理人员在这场“计算机换人”浪潮中首当其冲。对于企业而言,选择费控系统替换人力财会似乎成为不可逆的趋势。面对数字化转型,企业的费控系统又该如何应对?
财务转型近年来已成为各家企业讨论的热门话题,但是何为财务转型,财务转型到底从何做起,如何跳出财务转型的理论圈,却使企业疑惑不已。顾名思义,财务转型是为配合企业转型的需要,运用管理会计等方法,提升企业的运营效率与效益。但是,财务转型不仅带来的是企业管理与制度的转型,也意味着企业技术的变革,如下所示新一代的智能技术。
云计算、互联网、内部储存、大数据、智能AI……费用管理的提升于财务转型而言是很好的切入点,单刀直入,效果更清晰明了。通过市场调研来看,为数众多的企业都有一套自己的费控系统,用来管理日常费用及资本性支出报销,减少非必要性开支,控制支出发生的合规性、合理性。但是基本上都具有单据简单、功能单一、内置逻辑简单、数据处理困难、未与核算及预算等系统做交互等特点,换而言之,企业现有的系统更确切的说是费用报销工具还称不上为费用控制系统。
在财务转型的趋势下,费用控制系统的“更新换代”被很多企业提上日程。据统计,目前大部分企业的现有费控系统,通常为OA系统开发出的费用报销系统或者核算系统的费用报销模块。
与传统费用报销系统不同的是,升级之后的系统可称之为费用控制系统,因为费用控制系统可全程管控费用。事前控制,在费用发生之前,需相关人员走事前审批事项,事前审批事项可关联预算相关信息,管控事项是否超预算并经由负责人员审批。事中控制,审批通过的事项,可在发生费用后走费用报销流程,部门领导或者归口领导等审核之后,经由财务审批之后,方可付款。事后控制,可将报销事项及金额等经过数据处理与预算数据做对比分析,查看是否符合预算执行进度等。
这种一站式、全流程的费控系统逐渐与企业需求和市场习性相契合,更因其精细化的管理和智能系统群而远远将人力甩在身后。在《奇点临近》一书中有这样的预言:“2045年计算机智能必将超越人类”虽然这样的预言也许十分偏激,但也显示出一种大趋势,那就是未来二十五年,互联网技术将长期处在社会发展的舞台中央。