上海师范大学上线智能化费用报销系统,汇联易开启高校财务信息化建设之路

上海师范大学上线智能化费用报销系统,汇联易开启高校财务信息化建设之路

客户案例2019年11月07日 411

上海师范大学开展“不忘初心、牢记使命”主题教育以来,各部门围绕“守初心、担使命,找差距、抓落实”的总要求,坚持以服务师生为中心,着力查找并解决在服务师生中存在的问题,做到即知即改,真正将理论学习转化为推动部门工作、推动问题解决的实际成效。经过前期调查研究,财务处查找了在财务报销中存在的一些问题,如:教职工报销不及时,年底排队现象严重;电子发票查重验真工作量大,人力成本和时间成本较高;线下签字签批等待时间长,职能部门流转周期久等问题,因此上线智能化费用报销系统,改革目前的报销提交以及审批流程势在必行。

 

上海师范大学,专注信息化建设

上海师范大学是上海市重点建设高校,是一所以文科见长并具教师教育特色的文、理、工、艺等学科协调发展的综合性大学。上海师范大学对于信息化建设一直都很重视,建设了学校数据中心、统一信息门户、一站式服务平台等信息化系统,同时,财务处对于财务信息化建设也在不断加强和改进,先后开发和上线了预开发票及来款认领系统、电子支付平台。作为学校的实事工程之一,财务处上线了智能费用报销系统,对接财务核算系统的同时,利用学校数据中心,连通了因公出国(境)系统,外出报备系统和仪器设备购置系统,共享数据,将相关报销手续都在线上处理,提高了效率。

上师大&汇联易 1

高校费用报销流程会面临什么样的问题?

对于仍然还在以手工和线下处理费用报销的大多数高校,会普遍面临如下问题:

1、报销体验欠佳

教师工作繁忙,需要花费时间精力填写纸质申请单和报销单,体验欠佳,沟通成本较高。

2、审批流程较长

领导及职能部门单据流传周期长,需要处理大量的签字审批的单据,效率相对较低。

3、窗口审核繁琐

高校普遍现场排队递交报销单,财务审核纸质单据的同时,也需要核实经费预算是否充足,审核繁琐,工作量巨大。

4、经费预算执行难

高校经费报销项目均有预算,教师需要根据预算的情况才能进行合规报销,需要进行预算的控制和执行情况的查阅。

 

汇联易为上海师范大学提供智能化的费用报销系统

1、手机端和电脑端的线上报销以及审批操作,全面提升报销体验

报销人填写申请单以及报销单均可以通过手机以及网页界面操作。

上师大&汇联易 报销界面 2

 

2、AI技术植入系统,手机拍照识别验真,提升财务报销效率

手机拍照植入OCR识别技术,师生一键拍照即可自动抓取发票信息,并且系统同步校验发票抬头、是否过期、真伪、重复报销等,将AI科技引入高校的报销管理。

上师大&汇联易 OCR识别 3

3、软件系统与投递箱结合,避免窗口排队,优化线下报销流程

智能报销单投递箱

报销人通过汇联易将打印出来的报销单拿到智能报销单投递箱处进行投递

扫码自动开箱投递

扫码校验单据,同时自动打开投递箱

财务集中收取报销单

无需窗口审核,财务统一收集投递箱中的报销单进行审核

上师大&汇联易 审核 4

4、预算管理,实时查看预算执行情况,精准把握经费报销进程

对于经费的预算,项目负责人可实时查看经费余额。上师大&汇联易 查看预算 5

5、无缝对接高校财务系统,提高财务效率

上师大&汇联易 财务系统 6

汇联易为上海师范大学带来的便利

1、随手记账新模式

报销人员可以利用出差途中、课间休息等零碎时间,随时随地进行将费用添加至账本,节约报销时间。

2、费用导向理发票

每张发票落到一个费用标签,同步查重验真,不要求报销人员熟练掌握财务知识,给报销人员减负。

3、引导式填单报销

根据业务特点,分类设置报销单,将费用与报销单关联,提单时同步,校验预算和费用标准,线上完成业务的预审核。

4、移动审批线上跑

提交单据后,根据预设业务规则移动流转到审批人处,审批状态一目了然。

5、票据打印新亮点

微信卡包导入发票,打印单据自动带出。无需打印发票后再根据发票内容录入报销信息,节省操作时间。

 

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