产品与协作的极致升华 | 腾讯开启差旅自动化管理模式

产品与协作的极致升华 | 腾讯开启差旅自动化管理模式

客户案例2017年07月13日 10,502

 

腾讯开始使用汇联易 1

企业背景

深圳市腾讯计算机系统有限公司成立于1998年11月 ,由马化腾、张志东、许晨晔、陈一丹、曾李青五位创始人共同创立。是中国最大的互联网综合服务提供商之一,也是中国服务用户最多的互联网企业之一。2004年6月16日,腾讯控股在香港联交所主板公开上市(股票代号00700),是香港恒生指数成分股之一。

截止至2017年7月13日,腾讯控股总市值2.6884亿港币(3443.84亿美元),为中国第二(阿里市值3718.29亿美元),全球上市企业市值前10的企业。

 

项目背景

实施对象为腾讯旗下8个网站及1家投资公司,共计员工人数2000余名

正逢腾讯内部ERP,OA等系统改造再升级,最终由「汇联易」替代了原先的内部报销、费用管理系统

1、差旅消费产生的零散发票量大,提报、审核、入账工作繁琐耗时,员工垫款多、财务工作量大

2、费用管理困难,难以辨别费用真实性,无法保障费用合理性,无法快速审批,无法实时掌控费用使用情况

3、分散的差旅业务处理系统,运转效率低,报销业务覆盖地理区域庞杂,希望完美进行移动报销

4、管理结构清晰,但员工分散,多公司,多部门,多层级,多法人

5、原则上,需符合公司已有流程

汇联易进入腾讯 2

解决方案:

1、财务系统集成, 自动生成凭证

2、滴滴统一开票,携程对接供应商,由系统推费用。实现统一申请,统一预订入口,统一结算开票、通过整合差旅管理,差旅申请、预订、报销、审批、审核以及财务凭证处理等业务场景,打通企业报销从消费到入账的全流程

3、多语言多币种跨地区报销,支持支持中文、英文、日文等多语言切换,同时,财务流程支持多币种的汇率结算

4、更改汇联易原有流程以满足腾讯内部审核流程

5、多维度个性化的费用报表,以满足财务人员多种需求

 

特点:

1、不愿意对原有流程做过多改变,对PC端的依赖比较大

2、涉及9家公司,需求各不相同,如:代理报销,授权审批,替票问题,部分需手动入账,部分不启用月结等各种个性化需求

3、正逢内部系统升级改造,特别是其中一家投资公司,除传统的ERP,OA外,只有一套金蝶软件,础数据来源、企业架构很难管理,而使用汇联易后,通过汇联易将基础数据通过系统推送,完成了企业内部数据流转

汇联易项目交付后与腾讯员工合影 3

挑战

1、同期九家投资公司同步上线,跨度大,周期紧张

2、九家公司各自流程、业务场景都有所不同

经过深入沟通,发现汇联易的公有云标准版可满足其共9家公司的80%左右需求,其余20%需求将在第二期上线

 

收益

1、通过与业务系统的各类型集成,包括流程集成、预算集成、凭证集成、数据同步等,从以前的邮件报销审批、旧版本OA系统操作繁琐的背景下解放出来,实现入口统一和数据透明

2、与ERP等系统进行对接,系统自动入账,并通过ERP导出报盘文件,快速付款,降低了财务的工作负荷

3、对接了个大供应商,减少了员工因公垫付费用的情况,体验到高效、便捷的消费及报销体验,提高了员工满意度

 

经典案例:

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